Un jefe de proyecto abre un calendario el lunes por la ma\u00f1ana y ah\u00ed est\u00e1n. Unos iconos de personitas rojas apilados en el lado izquierdo del diagrama de Gantt, uno tras otro, cada uno gritando que alguien tiene asignadas m\u00e1s horas de las que realmente tiene un d\u00eda. Lo primero que se te ocurre es pulsar el bot\u00f3n que dice \u00abNivelar todo\u00bb y dejar que Project se encargue de arreglarlo. Ese instinto es el que hace que muchos buenos calendarios mueran en silencio.<\/p>\n
Esto es lo que nadie menciona en medio de las prisas. El nivelado no a\u00f1ade horas por arte de magia al d\u00eda de nadie. Lo que hace es retrasar el trabajo para que la misma persona no tenga que hacer dos cosas a la vez, lo que significa que la fecha de finalizaci\u00f3n puede retrasarse, a veces bastante, y puede hacerlo sin que te des cuenta en docenas de tareas con un solo clic.<\/p>\n
As\u00ed que, antes de tocar nada, vale la pena entender qu\u00e9 hace esta funci\u00f3n con las fechas. Porque la diferencia entre una limpieza \u00fatil y un plan echado a perder est\u00e1 en si alguien sab\u00eda lo que iba a pasar.<\/p>\n
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\nLa mayor\u00eda de las gu\u00edas hacen lo mismo: se\u00f1alan el icono de la persona roja, dicen que hagas clic en \u00abSubir de nivel todo\u00bb y ah\u00ed acaba el art\u00edculo. Lo que se saltan es la parte que realmente importa: que al subir de nivel se reescribe el programa seg\u00fan unas reglas que nadie ha establecido.<\/p>\n
Por defecto, Project puede retrasar las tareas todo lo que sea necesario para resolver el conflicto. En un plan con dependencias muy estrictas, eso puede retrasar la fecha de entrega varias semanas, y el cambio afecta a tantas tareas a la vez que luego resulta realmente dif\u00edcil saber qu\u00e9 es lo que se ha modificado.<\/p>\n
Y hay un segundo problema. Casi nadie explica c\u00f3mo revertirlo. La gente va subiendo de nivel, ve c\u00f3mo se alarga su l\u00ednea de tiempo, entra en p\u00e1nico y acaba dejando de usar la funci\u00f3n por completo porque cree que el da\u00f1o es permanente. Pero no lo es. Y precisamente el hecho de no saberlo es lo que hace que los equipos se pasen horas arrastrando tareas a mano, cuando con una pasada limitada y reversible lo habr\u00edan solucionado en segundos.<\/p>\n
La cuesti\u00f3n es que el bot\u00f3n funciona bien. El problema es ejecutarlo a ciegas.<\/p>\n
El nivelado analiza cada recurso marcado como sobreasignado y se plantea una pregunta sencilla: \u00bfse puede repartir este trabajo para que nadie tenga dos compromisos a la vez? Para responderla, Project retrasa una tarea, la divide en partes o cambia el orden de las tareas que debe realizar una persona.<\/p>\n
El trabajo total nunca disminuye. Una tarea de 40 horas<\/strong> sigue siendo de 40 horas<\/strong>. Lo que cambia es cu\u00e1ndo<\/em> se distribuyen esas horas en el calendario.<\/p>\n \u00abEl nivelado no te da a nadie m\u00e1s horas al d\u00eda. Simplemente evita que dediques la misma hora dos veces, y el coste de eso es tiempo\u00bb.<\/p><\/blockquote>\n La propia documentaci\u00f3n de Microsoft es muy clara sobre esta disyuntiva, y se\u00f1ala que el nivelado puede retrasar la finalizaci\u00f3n de tareas concretas e incluso del propio proyecto. Sus recomendaciones sobre c\u00f3mo repartir el trabajo del proyecto de forma equitativa entre los miembros del equipo<\/a> Merece la pena leerlo antes de probarlo por primera vez, porque presenta esta funci\u00f3n como una herramienta de redistribuci\u00f3n m\u00e1s que como una soluci\u00f3n.<\/p>\n As\u00ed que el modelo mental m\u00e1s seguro es este: est\u00e1s cambiando la duraci\u00f3n del proyecto por una carga de trabajo realista. A veces, ese cambio est\u00e1 bien. Otras veces, hace que no puedas cumplir el plazo prometido al cliente. La \u00fanica forma de saberlo es controlar hasta d\u00f3nde se le permite llegar a Project.<\/p>\n Antes de ejecutar nada, guarda una referencia. Ve a \u00abProyecto\u00bb y, a continuaci\u00f3n, selecciona \u00abEstablecer referencia\u00bb. Esto captura una instant\u00e1nea de los datos actuales para que puedas comparar el antes y el despu\u00e9s, y, sinceramente, es el h\u00e1bito m\u00e1s \u00fatil que puede tener cualquiera que est\u00e9 nervioso por el resultado.<\/p>\n Ahora, el truco de verdad. Hay un ajuste que la mayor\u00eda de la gente nunca toca y que lo cambia todo: nivelar solo dentro del margen disponible. El margen es el margen de maniobra que tiene una tarea antes de que empiece a afectar a la fecha de finalizaci\u00f3n. Si restringes el nivelado solo al margen de tiempo, se le indica a Project que puede reorganizar el trabajo, pero no<\/em> se le permite retrasar la fecha de finalizaci\u00f3n del proyecto. Las tareas con margen de tiempo se mueven. Las tareas de la ruta cr\u00edtica se quedan donde est\u00e1n.<\/p>\n Esa es la forma m\u00e1s segura de equilibrar los recursos en Microsoft Project sin darle permiso a la herramienta para cambiar la fecha l\u00edmite.<\/p>\n Para configurarlo:<\/p>\n La compensaci\u00f3n aqu\u00ed es justa. Como Project no puede ampliar la fecha de finalizaci\u00f3n, es posible que no resuelva todos<\/em> los conflictos. Puede que algunos iconos rojos sigan apareciendo tras el proceso. Eso no es un fallo, es la herramienta indic\u00e1ndote que esos conflictos realmente no se pueden solucionar sin m\u00e1s tiempo o m\u00e1s personal. Y esa es precisamente la informaci\u00f3n que necesitabas.<\/p>\n La gu\u00eda de Microsoft sobre el cuadro de di\u00e1logo \u00abNivelaci\u00f3n de recursos<\/a> \u00bb explica cada opci\u00f3n de ese panel para quien quiera saber al detalle qu\u00e9 controla cada casilla de selecci\u00f3n.<\/p>\n Solucionar a ciegas los problemas de sobreasignaci\u00f3n de recursos es una cuesti\u00f3n de conjeturas. Lo primero es identificar<\/em> el problema, y la vista de uso de recursos est\u00e1 dise\u00f1ada precisamente para eso.<\/p>\n Ve a la pesta\u00f1a \u00abVer\u00bb y selecciona \u00abUso de recursos\u00bb. Todos los recursos aparecen en una lista con las horas asignadas desglosadas d\u00eda a d\u00eda. Las celdas con sobrecarga aparecen en rojo, y as\u00ed se ve claramente cu\u00e1l es el problema, ya sea que alguien tenga un 20 %<\/strong> de sobrecarga en un solo d\u00eda o est\u00e9 a tope al 300 %<\/strong> durante toda una semana.<\/p>\n Los jefes de proyecto que buscan c\u00f3mo solucionar el icono rojo de la persona en Project suelen acabar aqu\u00ed, en \u00abUso de recursos\u00bb, porque muestra la sobrecarga en lugar de solo la advertencia.<\/p>\n Esto es importante porque la soluci\u00f3n depende del patr\u00f3n. Un pico de un solo d\u00eda suele resolverse por s\u00ed solo con una revisi\u00f3n del margen de holgura. Una sobrecarga que se prolonga durante semanas significa que te falta personal, y por mucho que ajustes los niveles, no vas a recuperar las horas que faltan. Los hilos de la comunidad de MS Project en Reddit sobre c\u00f3mo evitar la sobreasignaci\u00f3n de recursos<\/a> insisten en este mismo punto una y otra vez: la herramienta saca a la luz la realidad, pero no crea capacidad.<\/p>\n Esta es la parte que casi ninguna gu\u00eda menciona, y es la raz\u00f3n por la que a la gente le da miedo esta funci\u00f3n. La nivelaci\u00f3n es totalmente reversible.<\/p>\n Si una asignaci\u00f3n hace que las fechas se desplacen a un lugar indeseado, ve a la pesta\u00f1a \u00abRecursos\u00bb y haz clic en \u00abBorrar nivelaci\u00f3n<\/strong>\u00bb. Borralo para todo el proyecto o solo para las tareas seleccionadas. El proyecto elimina los retrasos de nivelaci\u00f3n que hab\u00eda a\u00f1adido y devuelve las tareas a sus posiciones anteriores a la nivelaci\u00f3n. Combina eso con la l\u00ednea de base que guardaste antes y podr\u00e1s comparar exactamente qu\u00e9 ha cambiado, para luego decidir si lo mantienes, lo ajustas o empiezas de nuevo.<\/p>\n Como existe esta red de seguridad, experimentar se convierte en algo de bajo riesgo. Haz una prueba con el margen de holgura, mira el resultado, desc\u00e1rtalo si no te gusta, ajusta las opciones y vuelve a intentarlo. Nadie echa a perder un plan haciendo eso.<\/p>\n A veces, la soluci\u00f3n m\u00e1s sensata no es reajustar el calendario en absoluto. Si la vista de uso de recursos muestra que alguien lleva un mes seguido con una carga del 250 %<\/strong>, el reparto de carga solo servir\u00e1 para repartir esa sobrecarga a lo largo de un periodo m\u00e1s largo, lo que har\u00e1 que se incumpla el plazo para terminarlo.<\/p>\nEl primer paso seguro: establece una referencia solo dentro de Slack<\/h2>\n
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C\u00f3mo detectar la sobreasignaci\u00f3n antes de solucionarla<\/h2>\n
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\n \nEnfoque<\/th>\n Qu\u00e9 hace con las fechas<\/th>\n Reversible<\/th>\n Ideal para<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n \n Nivel solo dentro del margen de holgura<\/td>\n Fecha de finalizaci\u00f3n protegida<\/td>\n S\u00ed, mediante \u00abClear Levelling\u00bb<\/td>\n Primera aprobaci\u00f3n segura en un plan activo<\/td>\n<\/tr>\n \n Nivelar todo (por defecto)<\/td>\n La fecha de finalizaci\u00f3n se puede ajustar libremente<\/td>\n S\u00ed, mediante \u00abBorrar nivelaci\u00f3n\u00bb<\/td>\n Elabora borradores de planes con plazos flexibles<\/td>\n<\/tr>\n \n Arrastrar elementos manualmente<\/td>\n T\u00fa controlas cada cambio<\/td>\n Solo de forma manual<\/td>\n Peque\u00f1os conflictos, unas pocas tareas<\/td>\n<\/tr>\n \n A\u00f1adir un recurso<\/td>\n Sin retrasos, aumenta la capacidad<\/td>\n N\/A<\/td>\n Sobrecarga continuada que la planificaci\u00f3n no puede absorber<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n C\u00f3mo deshacer la nivelaci\u00f3n cuando sale mal<\/h2>\n
Cuando el reparto de carga no es la soluci\u00f3n<\/h2>\n