Un project manager apre un programma luned\u00ec mattina ed eccoli l\u00ec. Piccole icone rosse allineate sul lato sinistro del diagramma di Gantt, una dopo l\u2019altra, ognuna a segnalarti che qualcuno ha pi\u00f9 ore in programma di quante ne abbia effettivamente una giornata. Il primo istinto \u00e8 quello di cliccare sul pulsante \u201cLivella tutto\u201d e lasciare che Project se ne occupi. \u00c8 proprio quell\u2019istinto che fa morire in silenzio un sacco di ottime pianificazioni.<\/p>\n
Ecco la cosa che nessuno dice nella fretta. Il livellamento non aggiunge magicamente ore alla giornata di nessuno. Sposta il lavoro pi\u00f9 avanti nel tempo, cos\u00ec la stessa persona non deve fare due cose contemporaneamente, il che significa che la data di completamento pu\u00f2 slittare, a volte di molto, e pu\u00f2 farlo in modo silenzioso su decine di attivit\u00e0 con un solo clic.<\/p>\n
Quindi, prima di toccare qualsiasi cosa, vale la pena capire come questa funzione influisce sulle date. Perch\u00e9 la differenza tra una pulizia utile e un piano mandato all\u2019aria sta proprio nel fatto che qualcuno sapesse o meno cosa stava per succedere.<\/p>\n
La maggior parte delle guide fa sempre la stessa cosa: indica l\u2019icona rossa della persona, dice di cliccare su \u201cLivella tutto\u201d e chiude l\u2019articolo. Quello che tralasciano \u00e8 la parte importante, ovvero che il livellamento riscrive il programma in base a regole che nessuno ha stabilito.<\/p>\n
Di default, Project pu\u00f2 posticipare le attivit\u00e0 quanto basta per risolvere il conflitto. In un piano con dipendenze strette, questo pu\u00f2 far slittare la data di consegna di settimane, e la modifica coinvolge cos\u00ec tante attivit\u00e0 contemporaneamente che in seguito diventa davvero difficile capire cosa sia stato spostato.<\/p>\n
E c\u2019\u00e8 un secondo problema. Quasi nessuno spiega come annullarlo. La gente esegue il livellamento, vede allungarsi la propria timeline, va nel panico e abbandona del tutto la funzione perch\u00e9 pensa che il danno sia permanente. Non lo \u00e8. Ma non saperlo \u00e8 proprio ci\u00f2 che spinge i team a trascinare manualmente le attivit\u00e0 per ore, quando un passaggio limitato e reversibile avrebbe risolto la cosa in pochi secondi.<\/p>\n
Il punto \u00e8 che il pulsante funziona bene. Il problema \u00e8 usarlo alla cieca.<\/p>\n
Il livellamento esamina ogni risorsa contrassegnata come sovraccarica e pone una semplice domanda: \u00e8 possibile distribuire questo lavoro in modo che nessuno abbia doppie prenotazioni? Per rispondere, Project ritarda un\u2019attivit\u00e0, la suddivide in parti o riorganizza l\u2019ordine delle attivit\u00e0 che una persona deve affrontare per prime.<\/p>\n
Il carico di lavoro totale non diminuisce mai. Un\u2019attivit\u00e0 da 40 ore<\/strong> rimane da 40 ore<\/strong>. Ci\u00f2 che cambia \u00e8 quando<\/em> quelle ore vengono inserite nel calendario.<\/p>\n \u201cIl livellamento non regala a nessuno pi\u00f9 ore nella giornata. Semplicemente impedisce di dedicare la stessa ora a due attivit\u00e0 diverse, e il costo di tutto questo \u00e8 il tempo.\u201d<\/p><\/blockquote>\n La documentazione stessa di Microsoft \u00e8 molto chiara su questo compromesso, sottolineando che il livellamento pu\u00f2 ritardare il completamento delle singole attivit\u00e0 e persino del progetto stesso. Le loro indicazioni su come distribuire equamente il lavoro del progetto tra i membri del team<\/a> Vale la pena leggerlo prima di provarlo per la prima volta, perch\u00e9 presenta questa funzionalit\u00e0 come uno strumento di ridistribuzione piuttosto che come una soluzione definitiva.<\/p>\n Quindi il modello mentale pi\u00f9 sicuro \u00e8 questo: stai barattando la durata del progetto con un carico di lavoro realistico. A volte questo compromesso va bene. Altre volte, invece, manda all\u2019aria una scadenza promessa a un cliente. L\u2019unico modo per saperlo \u00e8 controllare fino a che punto Project pu\u00f2 spingersi.<\/p>\n Prima di eseguire qualsiasi operazione, salva una linea di riferimento. Vai su \u201cProgetto\u201d, poi su \u201cImposta linea di riferimento\u201d. In questo modo si crea un\u2019istantanea dei dati attuali, cos\u00ec da poter confrontare la situazione prima e dopo; e, onestamente, \u00e8 l\u2019abitudine pi\u00f9 utile in assoluto per chiunque sia preoccupato per il risultato.<\/p>\n Ora passiamo al vero e proprio \u201csafe pass\u201d. C\u2019\u00e8 un\u2019impostazione che la maggior parte delle persone non tocca mai, ma che cambia tutto: livellare solo entro il margine disponibile. Il margine \u00e8 lo spazio di manovra che un\u2019attivit\u00e0 ha prima di iniziare a influire sulla data di completamento. Se limiti il livellamento solo al margine di tempo, Project capisce che pu\u00f2 riorganizzare il lavoro, ma non<\/em> pu\u00f2 posticipare la data di fine del progetto. Le attivit\u00e0 con margine di tempo vengono spostate. Quelle sul percorso critico rimangono dove sono.<\/p>\n Questo \u00e8 il modo pi\u00f9 sicuro per livellare le risorse in Microsoft Project senza dare allo strumento il permesso di spostare la scadenza.<\/p>\n Per configurarlo:<\/p>\n Il compromesso qui \u00e8 chiaro. Dato che Project non pu\u00f2 posticipare la data di completamento, potrebbe non risolvere tutti<\/em> i conflitti. Alcune icone rosse potrebbero rimanere anche dopo l\u2019operazione. Non \u00e8 un errore, \u00e8 lo strumento che ti sta dicendo che quei conflitti non possono davvero essere risolti senza pi\u00f9 tempo o pi\u00f9 persone. Ed \u00e8 proprio questa l\u2019informazione di cui avevi bisogno.<\/p>\n La guida di Microsoft alla finestra di dialogo \u201cLivellamento delle risorse<\/a> \u201d illustra in dettaglio ogni opzione presente in quel pannello, per chiunque voglia capire esattamente a cosa serve ogni casella di controllo.<\/p>\n Risolvere alla cieca <\/p>\n delle risorse sovraallocate \u00e8 solo una questione di tentativi. Devi prima individuare<\/em> il problema, e la vista sull\u2019utilizzo delle risorse \u00e8 stata creata proprio per questo.<\/p>\n Vai alla scheda \u201cVisualizza\u201d e seleziona \u201cUtilizzo delle risorse\u201d. Ogni risorsa viene elencata con le ore assegnate suddivise giorno per giorno. Le celle con un sovraccarico appaiono in rosso, e ora puoi vedere chiaramente la portata del problema, sia che si tratti di un sovraccarico del 20%<\/strong> in un singolo giorno o di un picco al 300%<\/strong> per un\u2019intera settimana.<\/p>\n I project manager che cercano come risolvere il problema dell\u2019icona rossa della persona in Project di solito finiscono qui, in \u201cUtilizzo delle risorse\u201d, perch\u00e9 mostra il sovraccarico invece di limitarsi a un semplice avviso.<\/p>\n Questo \u00e8 importante perch\u00e9 la soluzione dipende dall\u2019andamento. Un picco di un solo giorno spesso si risolve da solo con un aggiustamento all\u2019interno del margine di flessibilit\u00e0. Un sovraccarico prolungato per settimane significa che sei a corto di personale, e nessun livellamento potr\u00e0 mai compensare le ore mancanti. I thread della community di MS Project su Reddit dedicati alla prevenzione dell\u2019allocazione eccessiva delle risorse<\/a> ribadiscono ripetutamente questo stesso punto: lo strumento mette in luce la realt\u00e0, non crea capacit\u00e0.<\/p>\n Questa \u00e8 la parte che quasi nessuna guida tratta, ed \u00e8 proprio il motivo per cui la gente ha paura di questa funzione. Il livellamento \u00e8 completamente reversibile.<\/p>\n Se un passaggio sposta le date in un intervallo indesiderato, vai alla scheda Risorse e clicca su \u201cCancella livellamento<\/strong>\u201c. Puoi cancellarlo per l\u2019intero progetto o solo per le attivit\u00e0 selezionate. Il programma rimuove i ritardi di livellamento aggiunti e riporta le attivit\u00e0 alle posizioni che avevano prima del livellamento. Abbinalo alla linea di base salvata in precedenza e potrai confrontare esattamente cosa \u00e8 cambiato, per poi decidere se mantenerlo, modificarlo o ricominciare da capo.<\/p>\n Proprio grazie a questa rete di sicurezza, sperimentare diventa un\u2019operazione a basso rischio. Esegui un passaggio \u201cwithin-slack\u201d, guarda il risultato, cancellalo se non ti piace, modifica le opzioni e riprova. Nessuno perde il proprio piano facendo cos\u00ec.<\/p>\n A volte la soluzione giusta non \u00e8 affatto riprogrammare. Se la vista sull\u2019utilizzo delle risorse mostra che qualcuno \u00e8 sommerso al 250%<\/strong> per un mese intero, il livellamento non far\u00e0 altro che distribuire quel sovraccarico su un periodo di tempo pi\u00f9 lungo, mandando all\u2019aria la scadenza prevista.<\/p>\nLa prima mossa sicura: definisci il livello solo all\u2019interno di Slack<\/h2>\n
\n
Individuare l\u2019allocazione eccessiva prima di risolvere il problema<\/h2>\n
il problema<\/h2>\n
\n\n
\n \nApproccio<\/th>\n Cosa succede alle date<\/th>\n Reversibile<\/th>\n Ideale per<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n \n Livello solo all\u2019interno dello slack<\/td>\n Data di completamento protetta<\/td>\n S\u00ec, tramite Clear Levelling<\/td>\n Primo passaggio sicuro su un piano attivo<\/td>\n<\/tr>\n \n Livella tutto (impostazione predefinita)<\/td>\n La data di completamento pu\u00f2 essere modificata liberamente<\/td>\n S\u00ec, tramite \u201cCancella livellamento\u201d<\/td>\n Progetti preliminari con scadenze flessibili<\/td>\n<\/tr>\n \n Trascinamento manuale degli elementi<\/td>\n Hai il controllo su ogni modifica<\/td>\n Solo manualmente<\/td>\n Piccoli conflitti, poche attivit\u00e0<\/td>\n<\/tr>\n \n Aggiungere una risorsa<\/td>\n Nessun ritardo, aumenta la capacit\u00e0<\/td>\n N\/A<\/td>\n Sovraccarico prolungato che la pianificazione non riesce ad assorbire<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n Come annullare il livellamento quando qualcosa va storto<\/h2>\n
Quando il livellamento non \u00e8 la soluzione<\/h2>\n