W poniedzia\u0142ek rano kierownik projektu otwiera harmonogram i oto one. Ma\u0142e czerwone ikony postaci u\u0142o\u017cone w rz\u0119dzie po lewej stronie wykresu Gantta, jedna po drugiej, z kt\u00f3rych ka\u017cda krzyczy, \u017ce kto\u015b ma zaplanowanych wi\u0119cej godzin, ni\u017c faktycznie mie\u015bci si\u0119 w ci\u0105gu jednego dnia. Pierwszym odruchem jest si\u0119gni\u0119cie po przycisk oznaczony jako \u201eWyr\u00f3wnaj wszystko\u201d i pozwolenie programowi Project na uporz\u0105dkowanie tego. To w\u0142a\u015bnie ten odruch sprawia, \u017ce wiele dobrych harmonogram\u00f3w po cichu idzie na marne.<\/p>\n
Oto kwestia, o kt\u00f3rej nikt nie wspomina w ferworze pracy. Wyr\u00f3wnanie zada\u0144 nie dodaje w magiczny spos\u00f3b dodatkowych godzin do dnia \u017cadnej osoby. Przesuwa ono wykonanie pracy na p\u00f3\u017aniejszy termin, dzi\u0119ki czemu ta sama osoba nie musi wykonywa\u0107 dw\u00f3ch zada\u0144 jednocze\u015bnie, co oznacza, \u017ce termin zako\u0144czenia mo\u017ce si\u0119 przesun\u0105\u0107 \u2013 czasami nawet znacznie \u2013 i mo\u017ce to nast\u0105pi\u0107 w spos\u00f3b niezauwa\u017calny dla dziesi\u0105tek zada\u0144 za pomoc\u0105 jednego klikni\u0119cia.<\/p>\n
Zanim wi\u0119c cokolwiek zmienimy, warto zrozumie\u0107, jak ta funkcja wp\u0142ywa na daty. R\u00f3\u017cnica mi\u0119dzy pomocnym uporz\u0105dkowaniem a zrujnowanym planem polega bowiem na tym, czy kto\u015b wiedzia\u0142, co si\u0119 zaraz wydarzy.<\/p>\n
Wi\u0119kszo\u015b\u0107 poradnik\u00f3w dzia\u0142a w ten sam spos\u00f3b. Wskazuj\u0105 na ikon\u0119 czerwonej postaci, m\u00f3wi\u0105, \u017ceby klikn\u0105\u0107 \u201eWyr\u00f3wnaj wszystkie poziomy\u201d, i na tym ko\u0144cz\u0105 artyku\u0142. Pomijaj\u0105 jednak to, co najwa\u017cniejsze \u2013 a mianowicie fakt, \u017ce wyr\u00f3wnanie poziom\u00f3w powoduje zmian\u0119 harmonogramu na podstawie zasad, kt\u00f3rych nikt nie ustali\u0142.<\/p>\n
Domy\u015blnie program Project mo\u017ce op\u00f3\u017ania\u0107 zadania o tyle, ile jest to konieczne do usuni\u0119cia konfliktu. W przypadku planu o \u015bcis\u0142ych zale\u017cno\u015bciach mo\u017ce to spowodowa\u0107 przesuni\u0119cie terminu dostawy o kilka tygodni, a zmiana dotyczy jednocze\u015bnie tak wielu zada\u0144, \u017ce p\u00f3\u017aniejsze ustalenie, kt\u00f3re z nich uleg\u0142y zmianie, staje si\u0119 naprawd\u0119 trudne.<\/p>\n
Jest jeszcze jedna luka. Prawie nikt nie wyja\u015bnia, jak cofn\u0105\u0107 t\u0119 zmian\u0119. U\u017cytkownicy uruchamiaj\u0105 proces wyr\u00f3wnywania, widz\u0105, jak wyd\u0142u\u017ca si\u0119 ich o\u015b czasu, wpadaj\u0105 w panik\u0119 i ca\u0142kowicie rezygnuj\u0105 z tej funkcji, zak\u0142adaj\u0105c, \u017ce szkoda jest nieodwracalna. A tak nie jest. Jednak brak tej wiedzy sprawia, \u017ce zespo\u0142y godzinami r\u0119cznie przeci\u0105gaj\u0105 zadania, podczas gdy ograniczona, odwracalna operacja pozwoli\u0142aby za\u0142atwi\u0107 spraw\u0119 w kilka sekund.<\/p>\n
Chodzi o to, \u017ce przycisk dzia\u0142a bez zarzutu. Problemem jest uruchamianie go na \u015blepo.<\/p>\n
Wyr\u00f3wnywanie<\/p>\n
analizuje ka\u017cdy zas\u00f3b oznaczony jako nadmiernie przydzielony i zadaje jedno proste pytanie: czy t\u0119 prac\u0119 mo\u017cna roz\u0142o\u017cy\u0107 tak, aby nikt nie by\u0142 obci\u0105\u017cony podw\u00f3jnie? Aby na to odpowiedzie\u0107, Project albo op\u00f3\u017ania zadanie, dzieli je na cz\u0119\u015bci, albo zmienia kolejno\u015b\u0107 zada\u0144, od kt\u00f3rych dana osoba zaczyna prac\u0119.<\/p>\n
Ca\u0142kowity nak\u0142ad pracy nigdy si\u0119<\/p>\n
nie<\/p><\/blockquote>\n
zmniejsza. Zadanie trwaj\u0105ce 40 godzin<\/strong> pozostaje zadaniem trwaj\u0105cym 40 godzin<\/strong>. Zmienia si\u0119 jedynie to, kiedy<\/em> te godziny pojawiaj\u0105 si\u0119 w kalendarzu.
\n\u201eWyr\u00f3wnanie zasob\u00f3w nie daje nikomu dodatkowych godzin w ci\u0105gu dnia. Po prostu zapobiega podw\u00f3jnemu wykorzystaniu tej samej godziny, a kosztem tego jest czas\u201d.
\nW\u0142asna dokumentacja firmy Microsoft jasno opisuje ten kompromis, zwracaj\u0105c uwag\u0119, \u017ce wyr\u00f3wnywanie poziom\u00f3w mo\u017ce op\u00f3\u017ani\u0107 realizacj\u0119 poszczeg\u00f3lnych zada\u0144, a nawet samego projektu. W swoich wskaz\u00f3wkach dotycz\u0105cych tego, jak r\u00f3wnomiernie rozdzieli\u0107 zadania projektowe mi\u0119dzy cz\u0142onk\u00f3w zespo\u0142u<\/a> warto to przeczyta\u0107 przed pierwszym uruchomieniem, poniewa\u017c przedstawia t\u0119 funkcj\u0119 jako narz\u0119dzie do redystrybucji, a nie jako rozwi\u0105zanie problemu.<\/p>\nOto bezpieczny model my\u015blenia: po\u015bwi\u0119casz d\u0142ugo\u015b\u0107 harmonogramu na rzecz realistycznego nak\u0142adu pracy. Czasami taki kompromis jest w porz\u0105dku. Czasami jednak uniemo\u017cliwia dotrzymanie terminu obiecanego klientowi. Jedynym sposobem, by si\u0119 o tym przekona\u0107, jest kontrolowanie tego, jak daleko program Project mo\u017ce si\u0119 posun\u0105\u0107.<\/p>\n
Bezpieczny pierwszy krok: ustalaj poziom wy\u0142\u0105cznie w Slacku<\/h2>\n
Zanim cokolwiek uruchomisz, zapisz stan bazowy. Przejd\u017a do sekcji \u201eProjekt\u201d, a nast\u0119pnie wybierz opcj\u0119 \u201eUstaw stan bazowy\u201d. Spowoduje to utworzenie migawki aktualnych danych, co pozwoli na por\u00f3wnanie stanu przed i po zmianach. Szczerze m\u00f3wi\u0105c, jest to najprzydatniejszy nawyk dla ka\u017cdego, kto obawia si\u0119 wyniku.<\/p>\n
A teraz przejd\u017amy do w\u0142a\u015bciwego bezpiecznego rozwi\u0105zania. Istnieje ustawienie, kt\u00f3rego wi\u0119kszo\u015b\u0107 os\u00f3b nigdy nie zmienia, a kt\u00f3re zmienia wszystko: wyr\u00f3wnywanie tylko w ramach dost\u0119pnego marginesu. Margines to swoboda, jak\u0105 ma zadanie, zanim zacznie wp\u0142ywa\u0107 na termin zako\u0144czenia. Ogranicz wyr\u00f3wnywanie wy\u0142\u0105cznie do rezerwy czasowej, a program Project otrzyma informacj\u0119, \u017ce mo\u017ce przegrupowa\u0107 zadania, ale nie<\/em> mo\u017ce przesuwa\u0107 terminu zako\u0144czenia projektu. Zadania z rezerw\u0105 czasow\u0105 zostan\u0105 przesuni\u0119te. Zadania na \u015bcie\u017cce krytycznej pozostan\u0105 na swoich miejscach.<\/p>\n
To najbezpieczniejszy spos\u00f3b na wyr\u00f3wnanie zasob\u00f3w w programie Microsoft Project bez udzielania narz\u0119dziu uprawnie\u0144 do zmiany terminu.<\/p>\n
Aby to skonfigurowa\u0107:<\/p>\n
\n
- Przejd\u017a do zak\u0142adki \u201eZasoby<\/strong> \u201d i kliknij \u201eOpcje wyr\u00f3wnywania<\/strong>\u201d.<\/li>\n
- Ustaw wyr\u00f3wnywanie na \u201eR\u0119czne\u201d<\/strong>, aby uruchamia\u0142o si\u0119 tylko wtedy, gdy tego chcesz, a nigdy automatycznie podczas pisania.<\/li>\n
- W sekcji \u201eRozwi\u0105zywanie nadmiernych przydzia\u0142\u00f3w\u201d zaznacz pole wyboru \u201eWyr\u00f3wnuj tylko w ramach dost\u0119pnego zapasu<\/strong>\u201d.<\/li>\n
- Zdecyduj, czy Project mo\u017ce dzieli\u0107 pozosta\u0142\u0105 prac\u0119 i dostosowywa\u0107 poszczeg\u00f3lne przydzia\u0142y, w zale\u017cno\u015bci od tego, jak szczeg\u00f3\u0142owe maj\u0105 by\u0107 te dzia\u0142ania.<\/li>\n
- Kliknij \u201eWyr\u00f3wnaj wszystko<\/strong>\u201d lub wybierz konkretne zadania i u\u017cyj opcji \u201eWyr\u00f3wnaj zaznaczone<\/strong>\u201d.<\/li>\n<\/ol>\n
Jest to uczciwy kompromis. Poniewa\u017c program Project nie mo\u017ce przed\u0142u\u017cy\u0107 terminu zako\u0144czenia, mo\u017ce nie rozwi\u0105za\u0107 wszystkich<\/em> konflikt\u00f3w. Niekt\u00f3re czerwone ikony mog\u0105 pozosta\u0107 po zako\u0144czeniu operacji. Nie jest to b\u0142\u0105d \u2014 narz\u0119dzie informuje Ci\u0119, \u017ce tych konflikt\u00f3w naprawd\u0119 nie da si\u0119 rozwi\u0105za\u0107 bez dodatkowego czasu lub dodatkowych os\u00f3b. A to jest dok\u0142adnie ta informacja, kt\u00f3rej potrzebowa\u0142e\u015b.<\/p>\n
\nWSKAZ\u00d3WKA<\/div>\nNajpierw przeprowad\u017a wyr\u00f3wnanie w ramach rezerwy czasowej i sprawd\u017a, ile czerwonych ikon zniknie. Te, kt\u00f3re pozostan\u0105, stanowi\u0105 rzeczywisty problem zwi\u0105zany z wydajno\u015bci\u0105. Wszystko inne to tylko zak\u0142\u00f3cenia w harmonogramie, kt\u00f3re program Project usun\u0105\u0142 bez utraty ani jednego dnia.<\/div>\n<\/div>\nOpis okna dialogowego \u201eWyr\u00f3wnanie zasob\u00f3w \u201d udost\u0119pniony<\/a> przez firm\u0119 Microsoft zawiera szczeg\u00f3\u0142owe om\u00f3wienie ka\u017cdej opcji w tym panelu dla wszystkich, kt\u00f3rzy chc\u0105 uzyska\u0107 pe\u0142ny przegl\u0105d funkcji poszczeg\u00f3lnych p\u00f3l wyboru.<\/p>\n
Wykrywanie nadmiernego przydzia\u0142u zasob\u00f3w przed podj\u0119ciem dzia\u0142a\u0144 naprawczych<\/h2>\n
\u015alepe korygowanie nadmiernego <\/p>\n
przydzia\u0142u<\/h2>\n
zasob\u00f3w to zgadywanie. Najpierw nale\u017cy zidentyfikowa\u0107<\/em> problem, a widok wykorzystania zasob\u00f3w zosta\u0142 stworzony w\u0142a\u015bnie w tym celu.<\/p>\n
Przejd\u017a do tej opcji w zak\u0142adce \u201eWidok\u201d i wybierz \u201eWykorzystanie zasob\u00f3w\u201d. Ka\u017cdy zas\u00f3b jest wy\u015bwietlany wraz z przypisanymi mu godzinami w podziale na poszczeg\u00f3lne dni. Kom\u00f3rki wskazuj\u0105ce nadmierne obci\u0105\u017cenie s\u0105 zaznaczone na czerwono, dzi\u0119ki czemu wida\u0107, na czym polega problem \u2013 czy kto\u015b przekroczy\u0142 limit o 20%<\/strong> w jednym dniu, czy te\u017c jest przeci\u0105\u017cony a\u017c o 300%<\/strong> przez ca\u0142y tydzie\u0144.<\/p>\n
Kierownicy projekt\u00f3w szukaj\u0105cy sposobu na naprawienie czerwonej ikony osoby w programie Project zazwyczaj trafiaj\u0105 w\u0142a\u015bnie tutaj, do sekcji \u201eWykorzystanie zasob\u00f3w\u201d, poniewa\u017c pokazuje ona rzeczywiste przeci\u0105\u017cenie, a nie tylko ostrze\u017cenie.<\/p>\n
Ma to znaczenie, poniewa\u017c spos\u00f3b rozwi\u0105zania zale\u017cy od charakteru zjawiska. Jednodniowy skok cz\u0119sto ust\u0119puje samoczynnie po przeprowadzeniu analizy w ramach rezerwy czasowej. Utrzymuj\u0105ce si\u0119 przeci\u0105\u017cenie przez kilka tygodni oznacza, \u017ce brakuje Ci personelu, a \u017cadne wyr\u00f3wnanie obci\u0105\u017cenia nie uzupe\u0142ni brakuj\u0105cych godzin. W\u0105tkach spo\u0142eczno\u015bci Reddita po\u015bwi\u0119conych MS Project, dotycz\u0105cych zapobiegania nadmiernej alokacji zasob\u00f3w<\/a>, wielokrotnie powraca ten sam argument: narz\u0119dzie to ujawnia prawd\u0119, ale nie tworzy nowych mo\u017cliwo\u015bci.<\/p>\n
\n\n\n
\n \nPodej\u015bcie<\/th>\n Jak wp\u0142ywa na daty<\/th>\n Odwracalne<\/th>\n Najlepiej nadaje si\u0119 do<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n \n Poziom wy\u0142\u0105cznie w ramach luzu<\/td>\n Data zako\u0144czenia jest chroniona<\/td>\n Tak, poprzez funkcj\u0119 \u201eClear Levelling\u201d<\/td>\n Pierwsze bezpieczne przej\u015bcie w aktywnym planie<\/td>\n<\/tr>\n \n Wyr\u00f3wnaj wszystko (ustawienie domy\u015blne)<\/td>\n Termin zako\u0144czenia mo\u017cna dowolnie przesuwa\u0107<\/td>\n Tak, poprzez funkcj\u0119 \u201eWyczy\u015b\u0107 wyr\u00f3wnanie\u201d<\/td>\n Szkice plan\u00f3w z elastycznymi terminami<\/td>\n<\/tr>\n \n R\u0119czne przeci\u0105ganie zada\u0144<\/td>\n Ka\u017cda zmiana jest pod Twoj\u0105 kontrol\u0105<\/td>\n Tylko r\u0119cznie<\/td>\n Niewielkie konflikty, zaledwie kilka zada\u0144<\/td>\n<\/tr>\n \n Dodawanie zasobu<\/td>\n Bez op\u00f3\u017anienia, zwi\u0119ksza przepustowo\u015b\u0107<\/td>\n Nie dotyczy<\/td>\n Trwa\u0142e przeci\u0105\u017cenie, kt\u00f3rego harmonogram nie jest w stanie wch\u0142on\u0105\u0107<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n Jak cofn\u0105\u0107 awansowanie, gdy co\u015b p\u00f3jdzie nie tak<\/h2>\n
To kwestia, kt\u00f3rej prawie \u017caden poradnik nie porusza, a w\u0142a\u015bnie dlatego gracze obawiaj\u0105 si\u0119 tej funkcji. Awansowanie mo\u017cna ca\u0142kowicie cofn\u0105\u0107.<\/p>\n
Je\u015bli przesuni\u0119cie spowoduje, \u017ce terminy znajd\u0105 si\u0119 w niepo\u017c\u0105danym miejscu, przejd\u017a do zak\u0142adki \u201eZasoby\u201d i kliknij opcj\u0119 \u201eWyczy\u015b\u0107 wyr\u00f3wnanie<\/strong>\u201d. Mo\u017cesz to zrobi\u0107 dla ca\u0142ego projektu lub tylko dla wybranych zada\u0144. Program Project usunie dodane op\u00f3\u017anienia wyr\u00f3wnawcze i przywr\u00f3ci zadania do ich pierwotnych pozycji. Po po\u0142\u0105czeniu tego z wcze\u015bniej zapisan\u0105 lini\u0105 bazow\u0105 mo\u017cesz dok\u0142adnie por\u00f3wna\u0107, co uleg\u0142o zmianie, a nast\u0119pnie zdecydowa\u0107, czy chcesz to zachowa\u0107, dostosowa\u0107, czy zacz\u0105\u0107 od nowa.<\/p>\n
Dzi\u0119ki tej siatce bezpiecze\u0144stwa eksperymentowanie wi\u0105\u017ce si\u0119 z niewielkim ryzykiem. Uruchom test z niewielkim luzem, sprawd\u017a wynik, skasuj go, je\u015bli ci si\u0119 nie podoba, dostosuj opcje i uruchom ponownie. Nikt w ten spos\u00f3b nie traci planu.<\/p>\n
\nOSTRZE\u017bENIE<\/div>\nNigdy nie uruchamiaj automatycznego wyr\u00f3wnywania w aktywnym, zatwierdzonym harmonogramie bez uprzedniego zapisania stanu bazowego. Je\u015bli nie wiesz, co uleg\u0142o zmianie, nie b\u0119dziesz w stanie uzasadni\u0107 nowych termin\u00f3w przed klientem ani wyja\u015bni\u0107, dlaczego harmonogram uleg\u0142 zmianie. Najpierw ustaw stan bazowy, a dopiero potem przeprowad\u017a wyr\u00f3wnywanie.<\/div>\n<\/div>\nKiedy wyr\u00f3wnanie obci\u0105\u017cenia nie jest rozwi\u0105zaniem<\/h2>\n
Czasami najlepszym rozwi\u0105zaniem wcale nie jest zmiana harmonogramu. Je\u015bli w podgl\u0105dzie wykorzystania zasob\u00f3w wida\u0107, \u017ce kto\u015b od miesi\u0105ca pracuje na 250%<\/strong> swoich mo\u017cliwo\u015bci, wyr\u00f3wnanie obci\u0105\u017cenia spowoduje jedynie roz\u0142o\u017cenie tego przeci\u0105\u017cenia na d\u0142u\u017cszy okres kalendarzowy, co uniemo\u017cliwi dotrzymanie terminu realizacji zadania.<\/p>\n