Um gestor de projetos abre um cronograma na segunda-feira de manh\u00e3 e l\u00e1 est\u00e3o eles. Pequenos \u00edcones vermelhos em forma de pessoas alinhados no lado esquerdo do gr\u00e1fico de Gantt, um atr\u00e1s do outro, cada um a gritar que algu\u00e9m est\u00e1 com mais horas agendadas do que um dia realmente tem. O primeiro instinto \u00e9 clicar no bot\u00e3o \u00abNivelar tudo\u00bb e deixar que o Project trate disso. \u00c9 esse instinto que faz com que muitos bons planos morram silenciosamente.<\/p>\n
Eis o que ningu\u00e9m menciona no meio da az\u00e1fama. O nivelamento n\u00e3o acrescenta horas por magia ao dia de ningu\u00e9m. O que faz \u00e9 adiar o trabalho para mais tarde, para que a mesma pessoa n\u00e3o tenha de fazer duas coisas ao mesmo tempo, o que significa que a data de conclus\u00e3o pode atrasar-se, por vezes bastante, e isto pode acontecer silenciosamente em dezenas de tarefas com um \u00fanico clique.<\/p>\n
Por isso, antes de mexeres em alguma coisa, vale a pena perceber o que \u00e9 que esta funcionalidade faz \u00e0s datas. Porque a diferen\u00e7a entre uma limpeza \u00fatil e um plano que d\u00e1 para o lixo est\u00e1 no facto de algu\u00e9m saber ou n\u00e3o o que estava prestes a acontecer.<\/p>\n
A maioria dos guias faz sempre a mesma coisa. Apontam para o \u00edcone da pessoa vermelha, dizem para clicar em \u00abLevel All\u00bb e acabam o artigo. O que eles deixam de fora \u00e9 a parte que importa: o facto de que o \u00ableveling\u00bb reescreve o calend\u00e1rio com base em regras que ningu\u00e9m definiu.<\/p>\n
Por predefini\u00e7\u00e3o, o Project pode atrasar as tarefas o tempo que for preciso para resolver o conflito. Num plano com depend\u00eancias muito apertadas, isso pode adiar a data de entrega em semanas, e a altera\u00e7\u00e3o afeta tantas tarefas ao mesmo tempo que, depois, torna-se mesmo dif\u00edcil perceber o que \u00e9 que mudou.<\/p>\n
E h\u00e1 uma segunda lacuna. Quase ningu\u00e9m explica como reverter isso. As pessoas fazem o nivelamento, v\u00eaem a linha do tempo a alongar-se, entram em p\u00e2nico e abandonam completamente a funcionalidade porque acham que o dano \u00e9 permanente. Mas n\u00e3o \u00e9. S\u00f3 que n\u00e3o saber isso \u00e9 exatamente o que faz com que as equipas fiquem a arrastar tarefas manualmente durante horas, quando uma passagem limitada e revers\u00edvel teria resolvido tudo em segundos.<\/p>\n
A quest\u00e3o \u00e9 que o bot\u00e3o funciona bem. O problema \u00e9 execut\u00e1-lo sem saber o que est\u00e1 a fazer.<\/p>\n
O nivelamento analisa todos os recursos marcados como sobrecarregados e faz uma pergunta simples: ser\u00e1 que este trabalho pode ser distribu\u00eddo de forma a que ningu\u00e9m fique com compromissos sobrepostos? Para responder a isso, o Project atrasa uma tarefa, divide-a em partes ou reordena a ordem em que uma pessoa realiza as tarefas.<\/p>\n
O volume total de trabalho nunca diminui. Uma tarefa de 40 horas<\/strong> continua a ser de 40 horas<\/strong>. O que muda \u00e9 quando<\/em> essas horas s\u00e3o agendadas no calend\u00e1rio.<\/p>\n \u00abO nivelamento n\u00e3o d\u00e1 a ningu\u00e9m mais horas no dia. Apenas impede que gastem a mesma hora duas vezes, e o custo disso \u00e9 o tempo.\u00bb<\/p><\/blockquote>\n A pr\u00f3pria documenta\u00e7\u00e3o da Microsoft \u00e9 bem direta sobre esta quest\u00e3o, referindo que o nivelamento pode atrasar a conclus\u00e3o de tarefas individuais e at\u00e9 mesmo do pr\u00f3prio projeto. As orienta\u00e7\u00f5es deles sobre como distribuir o trabalho do projeto de forma equilibrada pela equipa<\/a> vale a pena ler antes de experimentares pela primeira vez, porque apresenta a funcionalidade como uma ferramenta de redistribui\u00e7\u00e3o e n\u00e3o como uma solu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Ent\u00e3o, o modelo mental seguro \u00e9 este: est\u00e1s a trocar a dura\u00e7\u00e3o do projeto por uma carga de trabalho realista. \u00c0s vezes, essa troca corre bem. Outras vezes, compromete um prazo prometido a um cliente. A \u00fanica forma de saber \u00e9 controlar at\u00e9 onde o Project pode ir.<\/p>\n Antes de executares qualquer coisa, guarda uma linha de base. Vai a \u00abProjeto\u00bb e, depois, a \u00abDefinir linha de base\u00bb. Isto cria um instant\u00e2neo dos dados atuais para que se possa comparar o antes e o depois e, sinceramente, \u00e9 o h\u00e1bito mais \u00fatil para quem est\u00e1 nervoso com o resultado.<\/p>\n Agora, a parte que realmente faz a diferen\u00e7a. H\u00e1 uma configura\u00e7\u00e3o que a maioria das pessoas nunca altera, mas que muda tudo: nivelar apenas dentro da margem dispon\u00edvel. A margem \u00e9 a flexibilidade que uma tarefa tem antes de come\u00e7ar a afetar a data de conclus\u00e3o. Se restringires o nivelamento apenas \u00e0 margem de manobra, o Project fica a saber que pode reorganizar o trabalho, mas n\u00e3o<\/em> pode adiar a data de conclus\u00e3o do projeto. As tarefas com margem de manobra s\u00e3o movidas. As tarefas no caminho cr\u00edtico permanecem onde est\u00e3o.<\/p>\n Essa \u00e9 a forma mais segura de equilibrar os recursos no Microsoft Project sem dar permiss\u00e3o \u00e0 ferramenta para alterar o prazo.<\/p>\n Para configurar isto:<\/p>\n A troca aqui \u00e9 justa. Como o Project n\u00e3o pode adiar a data de conclus\u00e3o, pode n\u00e3o resolver todos<\/em> os conflitos. Alguns \u00edcones vermelhos podem permanecer ap\u00f3s o processo. Isso n\u00e3o \u00e9 um falhan\u00e7o, \u00e9 a ferramenta a dizer-te que esses conflitos n\u00e3o podem mesmo ser resolvidos sem mais tempo ou mais pessoas. E \u00e9 exatamente essa a informa\u00e7\u00e3o de que precisavas.<\/p>\n A refer\u00eancia \u00e0 caixa de di\u00e1logo \u00abNivelamento de Recursos<\/a> \u00bb da Microsoft explica cada op\u00e7\u00e3o desse painel para quem quiser saber em pormenor o que cada caixa de sele\u00e7\u00e3o controla.<\/p>\n Resolver <\/p>\n sobrealoca\u00e7\u00e3o de recursos \u00e0s cegas \u00e9 uma quest\u00e3o de adivinha\u00e7\u00e3o. \u00c9 melhor veres<\/em> primeiro o problema, e a visualiza\u00e7\u00e3o da utiliza\u00e7\u00e3o de recursos foi criada exatamente para isso.<\/p>\n Muda para essa vista no separador \u00abExibir\u00bb e escolhe \u00abUtiliza\u00e7\u00e3o de Recursos\u00bb. Cada recurso aparece listado com as horas atribu\u00eddas, discriminadas dia a dia. As c\u00e9lulas com sobrealoca\u00e7\u00e3o aparecem a vermelho e, agora, fica vis\u00edvel a dimens\u00e3o do problema, quer algu\u00e9m esteja 20%<\/strong> acima do limite num \u00fanico dia, quer esteja sobrecarregado a 300%<\/strong> durante uma semana inteira.<\/p>\n Os gestores de projeto que procuram saber como corrigir o \u00edcone vermelho da pessoa no Project acabam normalmente por vir parar aqui, na \u00abUtiliza\u00e7\u00e3o de Recursos\u00bb, porque esta mostra a sobrecarga em vez de apenas o aviso.<\/p>\n Isto \u00e9 importante porque a solu\u00e7\u00e3o depende do padr\u00e3o. Um pico de um dia costuma resolver-se sozinho com uma revis\u00e3o dentro da margem de manobra. Uma sobrecarga que se mant\u00e9m ao longo de semanas significa que est\u00e1s com falta de pessoal, e por mais que ajustes o n\u00edvel de trabalho, n\u00e3o vais conseguir compensar as horas que faltam. Os t\u00f3picos da comunidade do MS Project no Reddit sobre como evitar a sobrealoca\u00e7\u00e3o de recursos<\/a> voltam sempre a este mesmo ponto: a ferramenta revela a verdade, n\u00e3o cria capacidade.<\/p>\n Esta \u00e9 a parte que quase nenhum guia aborda, e \u00e9 por isso que as pessoas t\u00eam medo desta funcionalidade. A nivelagem \u00e9 totalmente revers\u00edvel.<\/p>\n Se uma passagem deslocar as datas para um ponto indesejado, vai ao separador \u00abRecursos\u00bb e clica em \u00abLimpar nivelamento<\/strong>\u00bb. Podes fazer isso para todo o projeto ou s\u00f3 para as tarefas selecionadas. O Project remove os atrasos de nivelamento que adicionou e devolve as tarefas \u00e0s suas posi\u00e7\u00f5es anteriores ao nivelamento. Combina isso com a linha de base guardada anteriormente e podes comparar exatamente o que mudou, para depois decidires se queres manter, ajustar ou recome\u00e7ar do zero.<\/p>\n Como existe esta rede de seguran\u00e7a, experimentar torna-se uma op\u00e7\u00e3o de baixo risco. Faz uma simula\u00e7\u00e3o com folga, v\u00ea o resultado, apaga-a se n\u00e3o gostares, ajusta as op\u00e7\u00f5es e volta a fazer. Ningu\u00e9m perde nada ao fazer isso.<\/p>\n \u00c0s vezes, a solu\u00e7\u00e3o mais sensata nem sequer passa por reprogramar. Se a visualiza\u00e7\u00e3o da utiliza\u00e7\u00e3o de recursos mostrar algu\u00e9m sobrecarregado a 250%<\/strong> durante um m\u00eas inteiro, o nivelamento s\u00f3 vai espalhar essa sobrecarga por um per\u00edodo mais longo do calend\u00e1rio, fazendo com que o prazo para concluir o trabalho se esbata.<\/p>\nO primeiro passo seguro: define a linha de base apenas no Slack<\/h2>\n
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Descobrir a sobrealoca\u00e7\u00e3o antes de a resolver<\/h2>\n
a<\/h2>\n
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\n \nAbordagem<\/th>\n O que faz com as datas<\/th>\n Revers\u00edvel<\/th>\n Ideal para<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n \n N\u00edvel apenas dentro da margem de manobra<\/td>\n Data de conclus\u00e3o protegida<\/td>\n Sim, atrav\u00e9s do \u00abClear Levelling\u00bb<\/td>\n Primeira aprova\u00e7\u00e3o segura num plano em execu\u00e7\u00e3o<\/td>\n<\/tr>\n \n Nivelar tudo (predefini\u00e7\u00e3o)<\/td>\n A data de conclus\u00e3o pode ser ajustada livremente<\/td>\n Sim, atrav\u00e9s da fun\u00e7\u00e3o \u00abLimpar Nivelamento\u00bb<\/td>\n Elabora\u00e7\u00e3o de planos com prazos flex\u00edveis<\/td>\n<\/tr>\n \n Arrastar manualmente tarefas<\/td>\n \u00c9s tu que controlas todas as altera\u00e7\u00f5es<\/td>\n Apenas manualmente<\/td>\n Pequenos conflitos, umas poucas tarefas<\/td>\n<\/tr>\n \n Adicionar um recurso<\/td>\n Sem atrasos, aumenta a capacidade<\/td>\n N\/A<\/td>\n Sobrecarga cont\u00ednua que o plano n\u00e3o consegue absorver<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n Como desfazer a nivelagem quando corre mal<\/h2>\n
Quando o nivelamento n\u00e3o \u00e9 a solu\u00e7\u00e3o<\/h2>\n