Hoe je de kolombreedte in Excel definitief kunt vastzetten

Een gedeelde budgettracker ziet er op vrijdag nog perfect uit. Tegen maandag hebben drie collega’s het bestand geopend, en de nette kolombreedtes waar twintig minuten aan is gesleuteld, zijn nu uitgerekt, samengedrukt en de tekst loopt op zo’n manier over dat het geheel onleesbaar is geworden. Iemand heeft kolom C verbreed om een lange opmerking kwijt te kunnen. Iemand anders heeft op een rand dubbelgeklikt, waardoor de helft van het blad automatisch is aangepast. Het punt is dat het instellen van de grootte in Excel als opmaak wordt beschouwd, en opmaak is vrij toegankelijk voor iedereen met bewerkingsrechten. Daardoor raakt de opmaak in de war. Als je wilt weten hoe je de kolombreedte in Excel kunt vergrendelen zodat deze in een gedeeld bestand ook daadwerkelijk behouden blijft, dan is dit de reden. En dit is nu juist het frustrerende: de meeste mensen hebben al geprobeerd dit op te lossen. Ze hebben ‘Blad beveiligen’ ingeschakeld, het bestand opgeslagen en opnieuw gedeeld, maar de kolommen bleven toch verschuiven. Er is één stap die iedereen overslaat, en dat is juist de stap die ervoor zorgt dat de vergrendeling daadwerkelijk blijft zitten.

Waarom ‘Gewoon het laken beschermen’ niet werkt

Hier zit de val. Je gaat naar ‘Beoordelen’, klikt op ‘Werkblad beveiligen’, stelt een wachtwoord in en klikt op ‘OK’. Het lijkt alsof je klaar bent. Maar dat dialoogvenster bevat een lange lijst met selectievakjes, en standaard zijn er al verschillende aangevinkt – waaronder ‘Kolommen opmaken’ en ‘Rijen opmaken’. Juist die twee machtigingen zorgen ervoor dat iemand de grootte kan aanpassen. De beveiliging is dus ingeschakeld, maar wat je juist wilde beveiligen, staat nog steeds wijd open. Dit is het punt dat niemand duidelijk uitlegt. De meeste handleidingen zeggen dat je het werkblad moet beveiligen en daar blijft het bij. Ze gaan helemaal niet in op de optie ‘Vergrendeld’ en ze negeren de twee selectievakjes voor opmaak waarmee je de kolombreedte kunt instellen. Je volgt elke stap, hebt het gevoel dat je het goed hebt gedaan, maar de kolommen passen zich toch weer aan. De community-discussies van Microsoft zelf staan vol met mensen die precies tegen dit probleem aanlopen en vragen hoe ze de kolombreedte kunnen vergrendelen, maar collega’s toch in de cellen kunnen laten typen. Dan is er nog de tweede kant van het probleem: de instelling ‘Vergrendeld’. Elke cel in Excel is standaard ingesteld op ‘Vergrendeld’, maar die instelling heeft absoluut geen effect totdat ‘Werkblad beveiligen’ is ingeschakeld. Mensen gaan ervan uit dat ‘Vergrendeld’ betekent dat de cel vergrendeld is. Dat is echter niet het geval, niet op zichzelf. Het is slechts een vlag die ‘Werkblad beveiligen’ later leest. Om te leren hoe je de kolombreedte in Excel kunt vergrendelen, moet je dus eigenlijk drie onderdelen op elkaar afstemmen: de vlag ‘Vergrendeld’, de bladbeveiliging en de specifieke opmaakrechten in dat beveiligingsvenster.

Hoe je de kolombreedte in Excel kunt vastzetten en de celgrootte kunt bevriezen

Laten we eens kijken naar de methode die werkt. Het doel is om te voorkomen dat de kolombreedte in Excel wordt aangepast, terwijl gebruikers wel de gegevens in de cellen kunnen bewerken, want een volledig vergrendeld werkblad waarop niemand iets kan typen, is meestal nog erger dan het oorspronkelijke probleem. Dit is de volgorde die werkt:

1. Stel eerst de kolombreedtes en rijhoogtes precies zo in als je wilt. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige kolomkop, kies ‘Kolombreedte’ en voer een getal in. Doe hetzelfde voor de rijen via ‘Rijhoogte’. Zorg dat je dit hebt gedaan voordat je iets beveiligt.
2. Selecteer de cellen die gebruikers nog steeds moeten kunnen bewerken. Klik met de rechtermuisknop, kies ‘Cellen opmaken’, open het tabblad ‘Beveiliging’ en schakel het selectievakje ‘Vergrendeld’ uit. Zo maak je de bewerkbare zone vrij.
3. Ga naar ‘Beoordelen’ en vervolgens naar ‘Werkblad beveiligen’.
4. Laat in het dialoogvenster de selectievakjes ‘Vergrendelde cellen selecteren’ en ‘Ontgrendelde cellen selecteren’ aangevinkt, zodat de navigatie nog steeds werkt.
5. Nu komt het belangrijkste: scroll naar beneden en zorg ervoor dat de vakjes bij “Kolommen opmaken” en “Rijen opmaken” niet zijn aangevinkt.
6. Stel een wachtwoord in als u wilt dat dit verplicht wordt gesteld, en klik op OK.

Dat is de combinatie die de meeste handleidingen over het hoofd zien. Pas als je die twee opmaakopties uitschakelt, wordt de celgrootte daadwerkelijk vergrendeld. Zonder die stap blijft er een achterdeurtje open.

“Vergrendelde cellen doen niets zolang ‘Blad beveiligen’ niet is ingeschakeld, en ‘Blad beveiligen’ heeft geen invloed op de kolom- en rijbreedte zolang je ‘Kolommen opmaken’ en ‘Rijen opmaken’ niet hebt uitgeschakeld. Beide voorwaarden moeten tegelijkertijd vervuld zijn.”

Instellen: het exacte traject en wat elke schakelaar doet

Menupaden zorgen voor verwarring omdat de instellingen voor de afmetingen op twee verschillende plaatsen te vinden zijn. De kolombreedte en rijhoogte kun je instellen via het contextmenu van de koptekst (rechtsklikken), of via het tabblad ‘Start’, vervolgens ‘Opmaak’ en dan ‘Kolombreedte’ / ‘Rijhoogte’. Het slot zelf vind je onder ‘Beoordelen’ en vervolgens ‘Werkblad beveiligen’. Dit is wat de betreffende selectievakjes in het dialoogvenster ‘Blad beveiligen’ precies regelen: Het punt ‘rijhoogte’ verdient een aparte vermelding. Wanneer de rijhoogte in Excel steeds verandert, ligt dat meestal aan tekstomloop of aan een samengevoegde cel, waardoor rijen automatisch worden uitgebreid zodra er gegevens worden ingevoerd. Schakel ‘Rijen opmaken’ onder ‘Beveiliging’ uit en de hoogte blijft vast, ongeacht wat er wordt ingevoerd. Zo blijft een rij die is ingesteld op 20 pixels op 20 staan, zelfs als iemand er een alinea in plakt. Nog een instelling die de moeite waard is om te weten. Als je wilt dat mensen waarden kunnen bewerken zonder de structuur te wijzigen, schakel dan ook de opties „Kolommen invoegen”, „Kolommen verwijderen”, „Rijen invoegen” en „Rijen verwijderen” uit. Het toevoegen of verwijderen van kolommen zorgt ervoor dat alles opnieuw wordt gerangschikt en maakt je zorgvuldige aanpassingen van de grootte net zo snel ongedaan als bij handmatig verslepen.

Problemen oplossen: wanneer het slot nog steeds niet goed sluit

Zelfs als je de juiste stappen volgt, kunnen er toch een paar dingen misgaan. Hieronder staan de meest voorkomende problemen en wat er werkelijk aan de hand is. De vergrendeling werkt, maar niemand kan gegevens invoeren. Dat betekent dat het werkblad is beveiligd zonder dat de gegevenscellen eerst zijn ontgrendeld. Maak het werkblad onbeveiligd, selecteer het invoerbereik, schakel het vinkje bij ‘Vergrendeld’ in het dialoogvenster ‘Cellen opmaken’ uit en beveilig het werkblad vervolgens opnieuw. De volgorde is belangrijk: het ontgrendelen moet plaatsvinden voordat de beveiliging wordt ingeschakeld. De kolommen passen zich nog steeds aan na het beveiligen. Dit komt bijna altijd doordat het vinkje bij ‘Kolommen opmaken’ nog steeds is aangevinkt. Hef de beveiliging op, open ‘Werkblad beveiligen’ opnieuw, blader door de lijst, vink het vakje uit en beveilig het werkblad opnieuw. Op de vraag-en-antwoordforums van Microsoft wordt herhaaldelijk naar deze oplossing verwezen voor mensen die vragen hoe ze de opmaak van een werkblad in Excel kunnen beveiligen. Bij samengevoegde cellen verandert de rijhoogte voortdurend. Samengevoegde cellen en de functie ‘Automatisch aanpassen’ werken elkaar voortdurend tegen. Als een samengevoegde cel de oorzaak is van het veranderende gedrag van de rijhoogte in Excel, maak de cellen dan waar mogelijk weer los en gebruik in plaats daarvan de optie ‘Centreren over selectie’ uit de uitlijningsopties – het ziet er hetzelfde uit, maar dwingt geen aanpassing van de grootte af. Het hele werkboek, niet één werkblad. Met ‘Werkblad beveiligen’ wordt alleen het actieve tabblad beveiligd. Twaalf tabbladen betekent dat je het twaalf keer moet beveiligen, of dat je er een script voor moet schrijven. In het standaarddialoogvenster is er geen enkele knop waarmee je de celgrootte in één keer voor alle werkbladen kunt vergrendelen. Het herstellen van een wachtwoord is een heel gedoe op zich. Wachtwoorden voor Excel-werkbladen raak je gemakkelijk kwijt en er is geen officiële manier om ze te resetten, dus bewaar het wachtwoord op een plek waar je het terug kunt vinden. Als je het kwijtraakt, moet je de beveiliging opnieuw instellen op basis van een onbeveiligde kopie, als die tenminste bestaat.

Veelgestelde vragen

Zorgt het vergrendelen van de kolombreedte er ook voor dat mensen de inhoud van de cellen niet kunnen bewerken? Nee, niet als het goed is ingesteld. Schakel het vinkje bij ‘Vergrendeld’ in de gegevenscellen uit voordat je de cellen beveiligt, dan kunnen gebruikers nog steeds waarden invoeren, plakken en bewerken. Alleen de kolombreedte en rijhoogte blijven vergrendeld. Deze twee functies worden afzonderlijk geregeld, en dat is precies waarom de stap ‘Vergrendeld’ zo belangrijk is. Waarom wordt de grootte van mijn kolommen nog steeds aangepast, ook al heb ik het werkblad beveiligd? Omdat in het dialoogvenster ‘Blad beveiligen’ de optie ‘Kolommen opmaken’ aangevinkt was gebleven. Die ene instelling heeft voorrang op alle andere en zorgt ervoor dat gebruikers randen kunnen verslepen en de kolommen automatisch kunnen aanpassen. Hef de beveiliging op, open het dialoogvenster opnieuw, schakel zowel ‘Kolommen opmaken’ als ‘Rijen opmaken’ uit en beveilig het blad opnieuw. In de meeste handleidingen wordt deze stap overgeslagen. Hoe kan ik de celgrootte voor het hele werkboek vastzetten, en niet alleen voor één tabblad? De standaardopdracht ‘Blad beveiligen’ werkt per blad, dus je moet deze per tabblad herhalen. Bij een groot aantal bladen is een korte VBA-macro, die elk werkblad doorloopt en beveiliging toepast met de opmaakopties uitgeschakeld, de meest praktische oplossing. Er is hiervoor geen ingebouwd selectievakje ‘Alle bladen beveiligen’. Kan ik voorkomen dat de rijhoogte verandert wanneer iemand een lange tekst invoert? Ja. Als je onder ‘Blad beveiligen’ het vinkje bij ‘Rijen opmaak’ verwijdert, wordt de hoogte vastgezet, zelfs als de gegevens omvang toenemen. En als een samengevoegde cel ervoor zorgt dat de grootte moet worden aangepast, vervang de samenvoeging dan door ‘Centreren over selectie’. Zo blijft de visuele lay-out behouden zonder dat automatische uitbreiding wordt geactiveerd. Is er een manier om de grootte vast te zetten zonder wachtwoord? Ja, klik gewoon op ‘OK’ in het dialoogvenster ‘Blad beveiligen’ zonder een wachtwoord in te voeren. De beveiliging blijft van kracht en de opmaakopties blijven behouden. Een wachtwoord voorkomt alleen dat iemand de beveiliging van het blad opheft en je werk ongedaan maakt, dus voor een echt gedeeld bestand is het de moeite waard om er een toe te voegen.

Tot slot

Het vastzetten van de kolombreedte in Excel is niet één schakelaar, maar bestaat uit twee onderdelen die op elkaar moeten zijn afgestemd. De eigenschap ‘Vergrendeld’ geeft aan welke cellen beveiligd zijn, en ‘Blad beveiligen’ zorgt ervoor dat dit wordt afgedwongen – maar alleen als je in dat dialoogvenster de vinkjes bij ‘Kolommen opmaken’ en ‘Rijen opmaken’ verwijdert. Sla je die stap over, dan doe je al het andere wel correct, maar blijven de kolommen verschuiven. Stel eerst de kolombreedtes in, ontgrendel de cellen die mensen bewerken en beveilig ze vervolgens terwijl de opmaakvakjes zijn uitgeschakeld. Dat is de hele truc, en dat is precies het deel dat in het gebruikelijke advies over het hoofd wordt gezien.