Πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός αρχείου PowerPoint για αποστολή μέσω email

Η προθεσμία λήγει σε δέκα λεπτά και το email επιστρέφεται. Το συνημμένο είναι πολύ μεγάλο. Αν αναρωτιέστε πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός αρχείου PowerPoint, το πρώτο πράγμα που πρέπει να ξέρετε είναι ότι τα περισσότερα εισερχόμενα έχουν όριο πολύ μικρότερο από το μέγεθος που συνήθως φτάνουν οι μεγάλες παρουσιάσεις, και η παρουσίαση που βρίσκεται στην επιφάνεια εργασίας είναι υπερμεγέθης επειδή κάποιος έβαλε ένα βίντεο επίδειξης προϊόντος στη διαφάνεια 14 και δεν το σκέφτηκε ξανά.

Σας ακούγεται γνωστό; Ένας οικονομικός διευθυντής που αναδιαμορφώνει μια τριμηνιαία ανασκόπηση, ένας εκπαιδευτικός που μοιράζεται μια παρουσίαση μαθήματος, ένας ελεύθερος επαγγελματίας που κάνει πρόταση σε έναν πελάτη ο οποίος εξακολουθεί να χρησιμοποιεί το Outlook του 2016. Το αρχείο λειτουργεί μια χαρά τοπικά. Απλώς αρνείται να μεταφερθεί.

Αυτό είναι το λάθος που κάνουν οι περισσότεροι οδηγοί. Σου λένε να συμπιέσεις τις εικόνες και μετά σταματούν εκεί, σαν να λύνεται έτσι το πρόβλημα. Δεν λύνεται, όχι όταν το αρχείο είναι πολύ μεγάλο. Σε τέτοιο μέγεθος, το πραγματικό βάρος οφείλεται σχεδόν πάντα στα ενσωματωμένα βίντεο ή αρχεία ήχου, και σχεδόν κανείς δεν το αναφέρει.

Πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός αρχείου PowerPoint: Γιατί οι συνήθεις συμβουλές δεν αρκούν

Αν αναζητήσετε «πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός αρχείου PowerPoint», θα βρείτε μια πληθώρα αποτελεσμάτων που θα σας προτείνουν να συμπιέσετε τις εικόνες σας. Δίκιο έχουν. Οι εικόνες όντως αυξάνουν το μέγεθος μιας παρουσίασης, ειδικά τα στιγμιότυπα οθόνης που επικολλούνται απευθείας από ένα κινητό σε πλήρη ανάλυση. Η συμπίεσή τους βοηθά.

Όμως αυτό δεν αρκεί. Μια συλλογή γεμάτη με φωτογραφίες υψηλής ανάλυσης μπορεί ακόμα να είναι αρκετά μεγάλη ώστε να προκαλέσει προβλήματα. Είναι σίγουρα ενοχλητικό, αλλά σπάνια αποτελεί τον μοναδικό λόγο για τον οποίο ένα email επιστρέφεται όταν η συλλογή είναι πολύ μεγάλη.

Οι παρουσιάσεις που πραγματικά δεν στέλνονται — οι πολύ μεγάλες — περιέχουν σχεδόν πάντα ενσωματωμένα πολυμέσα. Ένα μόνο βίντεο κλιπ υψηλής ανάλυσης μπορεί να ξεπεράσει σε μέγεθος όλες τις εικόνες και τις διαφάνειες μαζί. Οδηγοί όπως ο οδηγός συμπίεσης του PowerPoint της Adobe και διάφορα άρθρα με οδηγίες καλύπτουν καλά το θέμα των εικόνων, αλλά στη συνέχεια ολοκληρώνονται σαν να έχει τελειώσει η δουλειά. Οι χρήστες σε συζητήσεις όπως αυτή στο r/powerpoint σχετικά με τη μείωση του μεγέθους των αρχείων συνεχίζουν να προσκρούουν στο ίδιο εμπόδιο, επειδή συμπίεσαν τις εικόνες και το μέγεθος του αρχείου σχεδόν δεν μειώθηκε.

Επομένως, η επιδιόρθωση πρέπει να γίνει με βάση τη σειρά σημασίας. Πρώτα οι εικόνες, επειδή αρκεί ένα κλικ. Μετά τα πολυμέσα, επειδή εκεί κρύβεται το πραγματικό βάρος. Και τέλος, τα υπόλοιπα δεδομένα επεξεργασίας που κανείς δεν σκέφτεται. Αν το κάνετε με αυτή τη σειρά, σπάνια θα χρειαστείτε καθόλου κάποιο εργαλείο τρίτου κατασκευαστή.

Η λύση σε τρία βήματα που πραγματικά λειτουργεί

Βήμα 1: Συμπίεση όλων των εικόνων με μία μόνο ενέργεια

Μην το κάνετε αυτό εικόνα προς εικόνα. Το PowerPoint μπορεί να επεξεργαστεί ολόκληρη την παρουσίαση με μία κίνηση.

Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε εικόνα του αρχείου. Στην κορδέλα εμφανίζεται η καρτέλα «Μορφή εικόνας ». Πατήστε «Συμπίεση εικόνων». Στο παράθυρο διαλόγου, αποεπιλέξτε το πλαίσιο «Εφαρμογή μόνο σε αυτήν την εικόνα», ώστε να εφαρμοστεί σε ολόκληρη την παρουσίαση, και στη συνέχεια επιλέξτε μια ανάλυση. Για οτιδήποτε προβάλλεται σε οθόνη ή προβολέα, τα 150 ppi (με την ένδειξη «Web» ή «E-mail», ανάλογα με την έκδοσή σας) είναι επαρκή. 96 ppi αν θέλετε να είναι πραγματικά ελαφρύ και κανείς δεν πρόκειται να το εκτυπώσει.

Αυτή η απλή ενέργεια μπορεί να μειώσει σημαντικά το μέγεθος μιας συλλογής με πολλά στιγμιότυπα οθόνης. Και αφού είστε εκεί, επιλέξτε επίσης το πλαίσιο «Διαγραφή περικομμένων περιοχών των εικόνων» — θα εξηγήσω σε λίγο γιατί αυτό έχει σημασία.

Βήμα 2: Διαχείριση ενσωματωμένου βίντεο και ήχου (αυτό είναι το πραγματικό πρόβλημα)

Εδώ ακριβώς βρίσκεται το πραγματικό πρόβλημα με το μέγεθος των αρχείων για τους περισσότερους ανθρώπους, και κανείς δεν τους προειδοποίησε.

Μεταβείτε στο μενού «Αρχείο» > «Πληροφορίες». Εάν η παρουσίαση περιέχει ενσωματωμένα πολυμέσα, το PowerPoint εμφανίζει ακριβώς εκεί ένα κουμπί «Συμπίεση πολυμέσων ». Κάντε κλικ σε αυτό και επιλέξτε μια ποιότητα:

• Η ανάλυση Full HD (1080p) περιορίζει ελαφρώς την εικόνα, αλλά διατηρεί την ευκρίνεια
• Η ανάλυση HD (720p) είναι η ιδανική επιλογή για τις περισσότερες περιπτώσεις χρήσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Η επιλογή «Standard» (480p) είναι η πιο αποδοτική επιλογή όταν θέλετε το αρχείο να είναι πολύ μικρό

Σε μια πλατφόρμα με ένα μεγάλο ενσωματωμένο βίντεο, η μείωση της ανάλυσης στα 720p μπορεί από μόνη της να εξοικονομήσει σημαντικό όγκο δεδομένων. Αυτό συχνά κάνει τη διαφορά μεταξύ της απόρριψης και της αποστολής.

Ωστόσο, η συμπίεση των αρχείων πολυμέσων δεν αρκεί πάντα, ενώ μερικές φορές αποτελεί εντελώς λανθασμένη επιλογή. Αν το βίντεο αποτελεί το κύριο σημείο της παρουσίασης, σκεφτείτε να μην το ενσωματώσετε καθόλου. Ανεβάστε το βίντεο κάπου αλλού και, στη συνέχεια, στο PowerPoint χρησιμοποιήστε την επιλογή «Εισαγωγή» > « > » > «Βίντεο» > « > » > «Online Video» ή εισάγετε έναν σύνδεσμο, έτσι ώστε η παρουσίαση να παραπέμπει στο αρχείο αντί να το φέρει ενσωματωμένο. Το νήμα στο r/mac σχετικά με το πώς να κάνετε ένα PowerPoint φιλικό προς την αποστολή μέσω email σε εταιρικό περιβάλλον βασίζεται σε μεγάλο βαθμό ακριβώς σε αυτήν την προσέγγιση, επειδή σε ένα αυστηρά ελεγχόμενο εταιρικό περιβάλλον το βάρος των ενσωματωμένων πολυμέσων αποτελεί συνήθως το εμπόδιο.

Και για να αποκαλύψετε όσα κρύβει το PowerPoint στα μέσα ενημέρωσης, ελέγξτε κάθε διαφάνεια, όχι μόνο τις προφανείς. Η ηχητική αφήγηση, η μουσική υπόκρουση, ένα τυχαίο ηχητικό εφέ σε μια μετάβαση. Όλα αυτά συσσωρεύονται αθόρυβα.

Βήμα 3: Απορρίψτε τα δεδομένα της περικομμένης εικόνας

Αυτό εκπλήσσει πολλούς. Όταν περικόψετε μια φωτογραφία στο PowerPoint, το πρόγραμμα δεν διαγράφει το τμήμα που περικόψατε. Απλώς το κρύβει. Η πλήρης αρχική εικόνα παραμένει στο αρχείο, αυξάνοντας το μέγεθός του χωρίς λόγο.

Αν δεν έχετε ήδη επιλέξει το πλαίσιο «Διαγραφή των περικομμένων περιοχών των εικόνων» στο πρώτο βήμα, κάντε το τώρα από το ίδιο παράθυρο διαλόγου «Συμπίεση εικόνων ». Σε μια συλλογή όπου κάποιος έχει περικόψει πολλές μεγάλες φωτογραφίες σε μικρές μικρογραφίες, αυτό και μόνο μπορεί να απελευθερώσει σημαντικό χώρο.

«Η σειρά έχει μεγαλύτερη σημασία από τα εργαλεία. Πρώτα οι εικόνες, μετά τα πολυμέσα, και τέλος τα περικομμένα δεδομένα. Αν παραλείψετε το βήμα των πολυμέσων σε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, θα συνεχίσετε να συμπιέζετε για πάντα χωρίς να φτάσετε ποτέ κάτω από το όριο.»

Γρήγορη σύγκριση: Τι ανακτά κάθε βήμα

Άλλη μια μικρή επιτυχία. Αν το αρχείο εξακολουθεί να είναι αποθηκευμένο στην παλιά μορφή .ppt, η αποθήκευσή του ως σύγχρονο αρχείο .pptx συμπιέζει αυτόματα την υποκείμενη δομή. Ο οδηγός του MagicSlides για τη μείωση του μεγέθους των αρχείων PowerPoint το επισημαίνει αυτό, και έτσι κερδίζετε δωρεάν μερικά megabytes χωρίς καμία προσπάθεια.

Όταν η συμπίεση εξακολουθεί να μην αρκεί

Μερικές φορές, ακόμα και αφού έχεις ακολουθήσει και τα τρία βήματα, η τράπουλα εξακολουθεί να υπερβαίνει το όριο. Είναι κοντά, αλλά εξακολουθεί να αναπηδά.

Σε αυτή την περίπτωση, σταματήστε να παλεύετε με το συνημμένο και αλλάξτε τον τρόπο αποστολής του. Μοιραστείτε αντ’ αυτού έναν σύνδεσμο στο cloud. Ανεβάστε το αρχείο στο OneDrive, το Google Drive ή το Dropbox και στείλτε τον σύνδεσμο μέσω email – έτσι παρακάμπτετε εντελώς το όριο μεγέθους και επιτρέπετε στον παραλήπτη να κατεβάζει πάντα την πιο πρόσφατη έκδοση. Ο οδηγός του Solve Your Tech για την αποστολή υπερμεγέθων αρχείων PowerPoint το αντιμετωπίζει ως την ιδανική εναλλακτική λύση και, ειλικρινά, για οτιδήποτε υπερβαίνει το όριο, είναι λιγότερο κουραστικό από το να συμπιέζετε το αρχείο μέχρι να χάσει κάθε ποιότητα.

Παρεμπιπτόντως, η συμπίεση με ZIP δεν βοηθάει και πολύ. Η μορφή PPTX είναι ήδη συμπιεσμένη, οπότε η συμπίεση μιας μεγάλης παρουσίασης με ZIP μπορεί να σας προσφέρει μόνο μια μικρή μείωση του μεγέθους. Δεν αξίζει τον κόπο.

Αντιμετώπιση συνηθισμένων προβλημάτων

Το «Compress Media» δεν εμφανίζεται. Αυτό το κουμπί εμφανίζεται μόνο όταν η παρουσίαση περιέχει πράγματι ενσωματωμένο ήχο ή βίντεο. Αν δεν εμφανίζεται, το βάρος σας προέρχεται από εικόνες ή περικομμένα δεδομένα, οπότε εστιάστε εκεί.

Το μέγεθος του αρχείου μειώθηκε ελάχιστα μετά τη συμπίεση των εικόνων. Κλασικό σημάδι ότι το βάρος οφείλεται στα πολυμέσα και όχι στις εικόνες. Πηγαίνετε απευθείας στο «Αρχείο» > «Πληροφορίες» και ελέγξτε αν υπάρχει η επιλογή «Συμπίεση πολυμέσων». Αυτός είναι ο πιο συνηθισμένος λόγος για τον οποίο οι χρήστες πιστεύουν ότι η συμπίεση «δεν πέτυχε».

Το βίντεο εμφανίζεται κομματιασμένο μετά τη συμπίεση. Το έκανες πολύ έντονο. Ξανακάν» το από το αποθηκευμένο αρχικό σου αρχείο, επιλέγοντας υψηλότερη ρύθμιση ποιότητας. Μόλις συμπιεστεί, δεν μπορείς να ανακτήσεις την ποιότητα από το συμπιεσμένο αντίγραφο.

Οι γραμματοσειρές ή η διάταξη έχουν αλλάξει στον υπολογιστή του παραλήπτη. Δεν είναι θέμα μεγέθους, αλλά έχει σχέση. Ενσωματώστε τις γραμματοσειρές μέσω του μενού «Αρχείο» (File) > «Επιλογές» (Options) > «Αποθήκευση» (Save) > Ενσωματώστε τις γραμματοσειρές στο αρχείο, αν και πρέπει να σημειωθεί ότι αυτό αυξάνει ελαφρώς το μέγεθος του αρχείου, οπότε κάντε το πριν από την τελική συμπίεση.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο μικρό πρέπει να είναι το αρχείο PowerPoint μου για να το στείλω μέσω email;
Προσπαθήστε να παραμείνετε αρκετά κάτω από το όριο συνημμένων που ορίζει ο πάροχός σας. Οι περισσότεροι πάροχοι θέτουν ανώτατο όριο συνημμένων της τάξης των δεκάδων megabyte, ενώ ορισμένοι εταιρικοί διακομιστές αλληλογραφίας είναι πιο αυστηροί. Αν δεν μπορείτε να τηρήσετε αυτό το όριο, στείλτε έναν σύνδεσμο στο cloud αντί για το αρχείο.

Γιατί το αρχείο PowerPoint μου είναι τόσο μεγάλο, παρόλο που έχει μόνο λίγες διαφάνειες;
Σχεδόν πάντα πρόκειται για ενσωματωμένα βίντεο ή αρχεία ήχου, ή εικόνες υψηλής ανάλυσης που δεν έχουν συμπιεστεί ποτέ. Μια μικρή παρουσίαση που περιέχει ένα κλιπ υψηλής ανάλυσης μπορεί εύκολα να καταλάβει πολύ χώρο. Ελέγξτε πρώτα τις πληροφορίες αρχείου ( > ) για να δείτε αν υπάρχει το κουμπί «Συμπίεση πολυμέσων».

Η συμπίεση των εικόνων επηρεάζει αρνητικά την ποιότητα;
Σε ανάλυ ση 150 ppi, η διαφορά δεν είναι ορατή, για οτιδήποτε προβάλλεται σε οθόνη ή προβολέα. Μειώστε την ανάλυση στα 96 ppi μόνο αν η παρουσίαση προορίζεται αποκλειστικά για προβολή στην οθόνη. Σε κάθε περίπτωση, διατηρήστε ένα πρωτότυπο χωρίς συμπίεση.

Πώς μπορώ να αφαιρέσω ενσωματωμένα πολυμέσα από το PowerPoint χωρίς να διαγράψω το βίντεο;
Αντί να το ενσωματώσετε, δημιουργήστε έναν σύνδεσμο προς το βίντεο χρησιμοποιώντας τις επιλογές «Εισαγωγή» > «Βίντεο» > «Online Video», ή ανεβάστε το κλιπ και δημιουργήστε αναφορά σε αυτό. Η παρουσίαση παραμένει ελαφριά και το βίντεο εξακολουθεί να αναπαράγεται, αρκεί ο θεατής να διαθέτει σύνδεση στο διαδίκτυο.

Θα λειτουργήσουν αυτά τα βήματα στο PowerPoint για Mac;
Ναι, αν και οι ονομασίες των επιλογών στο μενού διαφέρουν ελαφρώς. Η επιλογή «Συμπίεση εικόνων» βρίσκεται στην καρτέλα «Μορφή εικόνας», ενώ η συμπίεση πολυμέσων βρίσκεται στην καρτέλα «Αρχείο». Οι χρήστες Mac σε εταιρικά περιβάλλοντα συχνά προτιμούν τη μέθοδο της δημιουργίας συνδέσμου αντί της ενσωμάτωσης, καθώς είναι η πιο αξιόπιστη σε όλα τα συστήματα.

Συμπέρασμα

Ένα αρχείο PowerPoint που είναι πολύ μεγάλο για να σταλεί σπάνια αποτελεί μυστήριο, αρκεί να ξέρεις πού να ψάξεις. Αν θέλετε να μάθετε πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός αρχείου PowerPoint, συμπιέστε όλες τις εικόνες με μία μόνο ενέργεια, χειριστείτε τα ενσωματωμένα βίντεο και αρχεία ήχου από το μενού « > Info» (αυτό είναι το βήμα που πραγματικά κάνει τη διαφορά στις μεγάλες παρουσιάσεις) και διαγράψτε τα δεδομένα των εικόνων που έχουν κοπεί και κρύβονται στο αρχείο. Κάντε αυτά τα τρία βήματα με τη σειρά και μια βαριά παρουσίαση συνήθως πέφτει κάτω από το όριο του email χωρίς κανείς να παρατηρήσει τη διαφορά. Όταν δεν χωράει ακριβώς, ένας σύνδεσμος στο cloud ολοκληρώνει τη δουλειά.

Ρυθμίζετε έναν καινούριο υπολογιστή ή χρειάζεστε μια γνήσια άδεια χρήσης του Office για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε το PowerPoint; Αξίζει να το κάνετε σωστά και αυτό.