Microsoft Project’te Gantt Şeması Nasıl Oluşturulur?

Birisi, genellikle BT departmanının tüm birime dağıtması nedeniyle Microsoft Project’i ilk kez açar ve bir elektronik tablo ile takvimin birleşimi gibi görünen boş bir tabloya bakar. Microsoft Project’te Gantt şeması oluşturmayı arıyorlarsa, genellikle tam bu noktada takılırlar. Bir sonraki adım ne olmalı? “Ekle” menüsünde “Gantt şeması” düğmesini aramak. Ancak böyle bir düğme yoktur. Ve ardından gelen kafa karışıklığı, ilk kez kullananların on dakika içinde yazılımdan vazgeçmelerinin en yaygın nedenidir.

İşte rakip bir araç satan hiç kimsenin açıklamak istemediği nokta şudur: Gantt şeması, sizin eklediğiniz veya çizdiğiniz bir şey değildir. Kendiliğinden oluşur. Zaman çizelgesindeki her çubuk, sol taraftaki tablodaki bir satırın sadece görsel bir yansımasıdır. Bir görev yazın, süresini belirleyin; çubuk kendiliğinden ortaya çıkar. İki görevi birbirine bağlayın; aralarına bir ok kendiliğinden çizilir.

Mesele şu ki, tüm iş akışı çoğu insanın beklediğinin tam tersi şekilde ilerliyor. Önce bir görev listesi oluşturuyorsunuz, grafik ise bunun bir yan ürünü oluyor.

Hızlı Özet: Microsoft Project’te bir Gantt şeması oluşturmak, sırayla gerçekleştirilmesi gereken üç adıma bağlıdır: görev listenizi girmek, süreleri belirlemek ve ardından bağımlılıkları ilişkilendirmek. Şema, siz yazarken bu tablodan otomatik olarak oluşturulur; dolayısıyla eklemeniz gereken bir şey yoktur. Biçimlendirme için bir Gantt Şeması Sihirbazı da mevcuttur, ancak bu sihirbaz varsayılan olarak gizlidir ve şerit menüsüne manuel olarak eklenmesi gerekir.

Yeni başlayanlar neden daha başlamadan tıkanıyor?

Bu konuyla ilgili sıralamaya giren kılavuzların çoğu, rakip yazılımlar satan şirketler tarafından yayınlanmaktadır. Project’i insanı ürküten bir kale gibi tasvir ederler, birkaç adımı anlatırlar, sonra da “ya da bunun yerine bizim aracımızı kullanabilirsiniz” diye konuyu değiştirirler. Atladıkları nokta ise, her şeyin yerine oturmasını sağlayan tek zihinsel modeldir.

Ve bu kafa karışıklığı yapısal bir sorun. Uygulama doğrudan Gantt Şeması görünümünde açılıyor (varsayılan ayar budur), ancak henüz görev olmadığı için sağ taraftaki zaman çizelgesi boş kalıyor. Yeni kullanıcılar, bir şema bekledikleri yerde boş bir alan görüyor ve bir şeylerin bozuk olduğunu düşünüyor.

Hiçbir şey bozuk değil. Tuval sadece veri bekliyor.

Microsoft’un kendi belgeleri bu konuda oldukça açık. Çubuklar, Gantt Şeması görünümündeki görev tablosundaki Başlangıç, Bitiş ve Süre alanlarından çizilir ve bunlar oluşturulduğunda resim ortaya çıkar. İşin sırrı da budur.

Microsoft Project’te Gantt şeması nasıl oluşturulur: gerçek yapım sırası

İşleyen bu süreci adım adım inceleyelim, çünkü bu adımları sırasız olarak uygulamak, insanların tam da takıldığı noktadır.

Birinci adım: görev listesi. “Görev Adı” başlığının altındaki ilk hücreye tıklayın ve ilk görevinizi yazın. Enter tuşuna basın, bir sonrakini yazın. Her bir iş, her satıra bir tane olacak şekilde listeye eklenene kadar bu işlemi sürdürün. Şimdilik tarihleri dikkate almayın; bu aşamada sadece yapılması gerekenleri ana hatlarıyla belirliyorsunuz.

İkinci adım: Süreler. “Süre” sütununa geçin ve her bir görevin ne kadar süreceğini girin, örneğin “3 gün” veya “2 hafta”. Bir süre girdiğiniz anda, sağ tarafta zaman çizelgesine göre konumlandırılmış mavi bir çubuk belirir. Bu, çoğu kişinin grafiğin gerçekten tepki verdiğini ilk kez gördüğü andır ve her şeyin anlam kazanmaya başladığı andır.

Varsayılan olarak Project, yeni görevleri manuel olarak zamanlar; bu da zaman çubuklarının en son bıraktığınız konumda kalabileceği anlamına gelir. Her bir görevi “Otomatik Zamanlama” moduna geçirmek (Görev sekmesinde bir açma-kapama düğmesi bulunur), Project’in konumları süreler ve bağlardan hesaplamasını sağlar. İlk gerçek proje zaman çizelgesi Gantt grafiği oluşturulurken, otomatik zamanlama özelliği manuel sürükleme işlemlerinden büyük ölçüde tasarruf sağlar.

Üçüncü adım: bağımlılıklar. İşte bu aşamada grafik, birbirinden bağımsız çubukların yığını gibi görünmekten çıkıp bir plana dönüşür. Sırayla yürütülen iki görev seçin, ardından Görev sekmesindeki zincir simgesi olan Bağla düğmesine tıklayın. Project, ilk çubuğun sonundan ikinci çubuğun başına bir ok çizer ve ikinci görevin tarihlerini, ilk görev bitene kadar başlayamayacak şekilde kaydırır.

Gördüğünüz her çubuk, sizin girdiğiniz bir satırdır. Satırları birbirine bağladığınızda oklar kendiliğinden çizilir. Tablo zaten grafik olduğu için ayrı bir “grafik oluşturma” adımı yoktur.

Kalan bağımlı görevlerinizi de aynı şekilde birbirine bağlayın; zaman çizelgesi her seferinde otomatik olarak yeniden düzenlenir. Bir görevi hareket ettirdiğinizde aşağı yoldaki her şeyi de beraberinde sürükleyen bu zincirleme etki, insanların slayt gösterisinde kutular çizmek yerine .mpp dosyası kullanmalarının nedenidir.

Kimsenin bulamadığı Gantt Şeması Sihirbazı

İşte, Project’i daha önce kullanmış olanların bile başını ağrıtan bir ayrıntı. Çubukları biçimlendirmek, renk uygulamak, kritik yol veya zaman payı gibi unsurları göstermek için yerleşik bir Gantt Şeması Sihirbazı bulunuyor. Gerçekten de kullanışlı. Ancak modern sürümlerde bu özellik gizlenmiş durumda.

Sihirbaz, varsayılan olarak şeritte görünmez. Microsoft, onu varsayılan olarak gösterilmeyen komutlar arasına yerleştirmiştir; bu nedenle onu kendiniz eklemeniz gerekir. Dosya’ya, ardından Seçenekler’e ve sonra da Şeridi Özelleştir’e gidin. “Komutları şuradan seç” açılır menüsünden “Şeritte Bulunmayan Komutlar”ı seçin, Gantt Şeması Sihirbazı’nı bulana kadar aşağı kaydırın ve sekmelerinizden birindeki özel bir gruba ekleyin. Komutun eksik olması nedeniyle “gantt şeması sihirbazı projesi” araması yapıyorsanız, nedeni budur.

Şeride yer aldıktan sonra, bu özelliği çalıştırdığınızda adım adım ilerleyen bir iletişim kutusu açılır. Microsoft’un Gantt Şeması Sihirbazı destek sayfası, bu adımları ayrıntılı olarak açıklamaktadır; ancak kısaca özetlemek gerekirse, çubukların neyi göstermesini istediğinizi sorar ve bunları buna göre biçimlendirir. Manuel olarak biçimlendirme yapmanıza gerek yoktur.

Sihirbazın neyi yapıp neyi yapmadığını net bir şekilde anlayın. Sihirbaz, görev verilerinizden halihazırda mevcut olan bir grafiği biçimlendirir. Sıfırdan bir grafik oluşturmaz. Görev tablosu boşsa, üzerinde çalışacak bir şey yoktur.

Bilgi: Gantt Şeması Sihirbazı, mevcut bir zaman çizelgesini biçimlendirir; yeni bir zaman çizelgesi oluşturmaz. Önce görev listenizi ve sürelerinizi hazırlayın, ardından sihirbazı çalıştırarak çubuklara stil verin. Sihirbazı boş bir dosyada çalıştırmak hiçbir işe yaramaz.

Veriler mevcut olduktan sonra biçimlendirme

Görevler, süreler ve bağlantılar belirlendikten sonra, biçimlendirme son aşamadır. Bu aynı zamanda çoğu rakip öğreticinin yanlış uyguladığı sıradır; çünkü hızlı ekran görüntüleri elde etmek için biçimlendirmeyi erken aşamaya kaydırırlar ve bu da kullanıcılara mantıklı bir iş akışının tam tersini öğretir.

“Biçim” sekmesi, bu görünümdeyken “Gantt Şeması Araçları” bağlam sekmesi olarak görünür ve ihtiyacınız olan çoğu özelliği barındırır. “Kritik Görevler” seçeneğini etkinleştirerek bitiş tarihinizi belirleyen zinciri vurgulayın, “Sürüş Süresi” seçeneğini açarak esnek süreyi gösterin ya da çubukların yanına metin ekleyerek sahipleri ve kilometre taşlarını etiketleyin. Düzgün bir MS Project Gantt şeması eğitimi, tüm bunları bir başlangıç noktası değil, temizlik çalışması olarak ele alır.

Kilometre taşlarından kısaca bahsetmek yerinde olacaktır. Süresi sıfır olan bir görev girdiğinizde, Project bunu çubuk yerine elmas şeklinde gösterir. Bu özellik, zaman gerektirmeyen onaylar, imzalar veya teslim tarihleri için kullanışlıdır.

İşler ters gittiğinde

İlk kez kullananlar için sürekli olarak ortaya çıkan birkaç sorun vardır ve bunların hiçbiri yazılımın arızalı olduğu anlamına gelmez.

Çubuklar yanlış yerde görünüyor veya beklediğiniz şekilde hareket etmiyor. Genellikle bu görev hâlâ “Manuel Zamanlama” olarak ayarlanmış durumdadır. Bunu “Otomatik Zamanlama” olarak değiştirin; böylece Project, sürelerinize ve bağlantılarınıza göre konumlandırmayı devralır.

Görev adlarını girmiş olmanıza rağmen zaman çizelgesinde hiçbir şey görünmüyor mu? Süreler girilmemiş, bu yüzden çizilecek bir şey yok. Süre sütununu doldurun, çubuklar görünecektir.

Bağımlılıklar basamaklı olarak yayılmaz. İki görevi birbirine bağladığınızda tarihlerde bir değişiklik olmazsa, her ikisinin de otomatik olarak planlanmış olup olmadığını kontrol edin; çünkü manuel olarak planlanmış bir görev, kendinden önceki görevin bitiş tarihini tamamen göz ardı eder.

Grafiğin tamamı okunamayacak kadar fazla yakınlaştırılmış veya uzaklaştırılmışsa, projenin süresine bağlı olarak görüntüyü günlere, haftalara veya aylara sığdırmak için “Görünüm” sekmesindeki zaman ölçeği denetimlerini veya sağ alt köşedeki yakınlaştırma kaydırma çubuğunu kullanın.

Project’i yasal yollardan edinmeye ilişkin bir not

Microsoft Project, normal Office paketinden ayrı olarak lisanslanır; bu durum, programın Office paketi ile birlikte geldiğini düşünen kullanıcıları şaşırtmaktadır. Program, bağımsız bir masaüstü lisansı olarak ya da belirli Project Online planlarının bir parçası olarak satılmaktadır. Kurumunuz size bir lisans anahtarı vermediyse, masaüstü uygulamasını etkinleştiren ve gerçek .mpp dosyalarını kaydetmenize olanak tanıyan şey, orijinal bir bağımsız lisanstır.

Sürüm seçimi konusu da birçok kişinin kafasını karıştırıyor. Project Standard 2024, bu kılavuzda ele alınan her şeyi kapsıyor — görev listeleri, süreler, bağımlılıklar, Gantt Şeması Sihirbazı — ve kendi zaman çizelgesini yöneten herkes için yeterli. Project Professional 2024, bir planı birden fazla kişiyle paylaşan ekipler için kaynak yönetimi ve işbirliği özellikleri sunar; bu nedenle, yalnızca gerçekten bu tür bir yapı kullanıyorsanız ek masrafa girmeye değer.

Perakende fiyatının tamamını ödemeden yasal bir lisans edinmek isteyen alıcılar, Keyfy’nin yazılım lisans mağazası aracılığıyla orijinal ve gerçek lisans anahtarlarını bulabilirler; bu anahtarlar, ödeme işleminin tamamlanmasının ardından e-posta yoluyla gönderilir. Keyfy, lisanslarını “aktivatör” araçları yerine yasal kanallardan temin eder ve aktivasyon sürecinde yardıma ihtiyaç duyulursa destek hizmeti de sunulur. Burada orijinal lisanslama her zamankinden daha önemlidir; çünkü iptal edilmiş veya sahte bir anahtar, tüm ekibin bağlı olduğu .mpp dosyalarına erişiminizi engelleyebilir.

Sık Sorulan Sorular

Microsoft Project’te Gantt şeması düğmesi nerede bulunur?
Böyle bir şey yok ve asıl yanlış anlama da bu. Proje varsayılan olarak Gantt Şeması görünümünde açılır ve zaman çizelgesi görev tablonuzdan otomatik olarak doldurulur. Görevleri ve süreleri girin; şema kendiliğinden oluşur. Bunu asla ayrı bir nesne olarak eklemezsiniz.

Ekranımın sağ tarafı neden boş?
Henüz süreleri girmediğiniz için. Çubuklar, Başlangıç, Bitiş ve Süre alanlarından oluşturulur; dolayısıyla Süre sütununun boş olması, zaman çizelgesinin boş olduğu anlamına gelir. Herhangi bir göreve bir süre eklediğinizde, ilgili çubuk hemen görünür.

Gantt Şeması Sihirbazı’nı şerit menüsüne nasıl ekleyebilirim?
Dosya, Seçenekler, Şeridi Özelleştir seçeneklerine gidin, ardından açılır menüden “Şeritte Bulunmayan Komutlar”ı seçin. Gantt Şeması Sihirbazı’nı bulun, bunu özel bir gruba ekleyin ve Tamam’a tıklayın. Ardından, onu yerleştirdiğiniz yerden çalıştırabilirsiniz.

Bağımlılık oklarını kendim çizmem gerekiyor mu?
Hayır. Bağlantılı görevleri seçin, Görev sekmesindeki Bağla düğmesine tıklayın; Project ok çizip tarihleri ayarlar. Elle çizim, iş akışının bir parçası değildir.

Microsoft Project olmadan Gantt şeması oluşturabilir miyim?
Evet, Excel gibi araçlar veya bu amaca özel uygulamalar bunu farklı şekillerde gerçekleştirir, ancak .mpp dosyası ve otomatik bağımlılık planlaması özellikleri Project’e özgüdür. Bu basamaklı davranışa ihtiyaç duyanlar için, Project’in kendi aracı en pratik seçenektir.

Sonuç olarak

Bir Gantt şeması MPP dosyası oluşturmak, şemanın verilere uyum sağladığına güvenmekle ilgilidir; tersi değil. Microsoft Project’te Gantt şeması nasıl oluşturulur diye merak ederek buraya geldiyseniz, cevap şudur: görevlerinizi girin, süreleri ayarlayın, bağımlılıkları birbirine bağlayın ve zaman çizelgesinin kendiliğinden oluşmasına izin verin. Biçimlendirme ve gizli sihirbaz, ekranda biçimlendirilecek bir şey olduğunda en son aşamadır.

‘da Orijinal Anahtarla Projeyi Etkinleştirin: Lisanslama konusundaki belirsizlikleri ortadan kaldırın ve masaüstü uygulamasını etkinleştiren doğrulanmış bir anahtar edinin; böylece gerçek .mpp dosyalarını kaydedebilirsiniz.
Orijinal Lisans Alın →