Cómo crear un diagrama de red en Visio

Un auditor te pide la documentación actualizada de la red, y lo único que hay archivado es una captura de pantalla que alguien hizo hace dos años con tres recuadros y una flecha. ¿Te suena? Ese es justo el momento en el que la mayoría de los administradores de sistemas abren Visio, sueltan unas cuantas formas de routers en una página, las conectan con líneas y dan el trabajo por terminado.

Si estás intentando averiguar cómo crear un diagrama de red en Visio, la versión útil requiere algo más que formas en una página.

Ese esquema suele servir para algo más o menos una semana. Luego, alguien necesita saber qué conmutador hay detrás de una dirección IP concreta, o qué etiqueta de activo corresponde al cortafuegos de la sala de servidores, y de repente el esquema ya no sirve para nada. Son solo formas. No hay nada detrás.

Así que el objetivo aquí no es hacer un dibujo bonito. Se trata de un diagrama que realmente refleje tu topología, con direcciones IP, etiquetas de activos y funciones de los dispositivos integradas en cada figura. Esa es la parte que casi todas las guías se saltan.

Cómo crear un diagrama de red en Visio: en qué fallan la mayoría de los diagramas de red

Casi todos los tutoriales que hay en Internet sobre cómo crear un diagrama de red en Visio te explican cuatro pasos: abrir la plantilla, arrastrar las formas, conectarlas y guardar. Después, pasan a explicarte por qué alguna herramienta en la nube es más barata y funciona en un Mac.

Está bien si solo quieres una diapositiva para una reunión. Pero se queda corto en cuanto alguien necesita el diagrama para responder a una pregunta.

Y los errores se acumulan rápidamente. Conectores dibujados a mano en lugar de pegados a puntos de conexión reales, por lo que se salen en cuanto mueves una forma. Formas genéricas sin etiquetas. Cero datos subyacentes, lo que significa que el diagrama no te puede decir una IP, un nombre de host o un número de serie, aunque esa sea precisamente la razón por la que existe la documentación en primer lugar.

La cuestión es que un diagrama que parece correcto pero que no aporta nada es peor que no tener ningún diagrama. Da la falsa sensación de que algo está documentado cuando en realidad no lo está.

Empezar con la plantilla adecuada

Abre Visio y ve a Archivo > ar nuevo. Busca o navega hasta «Red» y, a continuación, selecciona «Diagrama de red básico». También hay una plantilla de «Diagrama de red detallado» si vas a representar un entorno más grande con más tipos de dispositivos, pero para la mayoría de las topologías internas basta con la básica.

La plantilla de diagrama de red de Visio se carga con las plantillas adecuadas ya acopladas a la izquierda. Verás «Ordenadores y monitores», «Red y periféricos» y algunas más. Estas plantillas de red de Visio contienen las formas que realmente necesitas: servidores, routers, conmutadores, cortafuegos, estaciones de trabajo e impresoras.

Microsoft ofrece una breve guía paso a paso sobre este proceso concreto en su propio vídeo sobre cómo crear un diagrama de red; merece la pena dedicarle dos minutos si nunca has utilizado la plantilla antes.

Arrastra una forma desde la plantilla hasta el lienzo. Empieza por el núcleo —normalmente un enrutador o un interruptor principal— y colócalo en el centro. A continuación, ve trabajando hacia fuera siguiendo el flujo real del tráfico. No te compliques demasiado con la disposición en la primera pasada; puedes reorganizarlo más tarde sin estropear nada, siempre y cuando los conectores estén bien pegados.

AutoConnect y puntos de conexión

Aquí es donde un diagrama básico de red creado con Visio puede quedar claro o convertirse en un lío de líneas que van de aquí para allá.

Pasa el cursor por encima de una figura y verás que aparecen unas flechas azules en sus cuatro lados. Eso es AutoConnect. Haz clic en una flecha, arrástrala hacia otra figura y Visio dibujará un conector «pegado» a ambos extremos. «Pegado» significa que la línea permanece unida aunque muevas cualquiera de las dos figuras. Ese es el comportamiento que quieres en todos los casos.

Las pequeñas marcas azules en forma de X que hay en los bordes de una figura son los «puntos de conexión». Cuando el extremo de un conector se vuelve verde al arrastrarlo sobre uno de ellos, queda fijado exactamente en ese punto. Si el extremo es rojo, significa que está suelto y se desprenderá en cuanto se mueva la figura. Intenta que siempre se ponga verde.

¿Necesitas un punto de conexión donde no hay ninguno? Mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic en el borde de la figura con la herramienta «Punto de conexión» activa. TutKit tiene una guía paso a paso bastante buena sobre cómo crear el diagrama en Visio, por si quieres ver cómo se manejan los conectores con más detalle.

Un hábito que vale la pena: ve conectando las formas a medida que las colocas, no todas al final. Así te aseguras de saber qué está realmente conectado con qué, y así es como documentas la topología de la red en Visio sin que se te escape ningún enlace.

Cómo convertir la imagen en documentación

Esta es la parte que los artículos que solo buscan atraer clientes con el tema del SaaS nunca mencionan, y ahí está precisamente la clave.

Cada figura de Visio contiene «Datos de la figura», un conjunto de campos que se encuentran detrás de la figura. Las plantillas de red ya vienen con los campos pertinentes definidos: dirección IP, máscara de subred, interfaz administrativa, dirección MAC y otros, dependiendo de la figura.

Para verlos, haz clic con el botón derecho en una figura y selecciona «Datos» > «Datos de la figura», o pulsa Ctrl+Mayús+D para mantener la ventana abierta. Haz clic en cualquier figura y el panel se actualizará. Ahora introduce los valores reales: la IP de gestión del conmutador, el número de inventario del servidor y quién es el propietario.

¿Quieres un campo que no esté ahí, como la fecha de garantía o la ubicación en la estantería? Haz clic con el botón derecho en la figura, selecciona «Datos» > «Definir datos de la figura» y añade tu propio campo con un nombre y un tipo. Hazlo una vez y podrás aplicar la misma definición a todas las figuras similares.

En cuanto se introducen los datos, tu diagrama deja de ser un simple dibujo. Se convierte en un registro en el que se pueden realizar consultas. Cualquiera puede hacer clic en el cortafuegos y ver directamente en la forma su dirección IP exacta y su etiqueta de activo. Eso es justo lo que buscan los auditores y las comprobaciones de cumplimiento, y es precisamente lo que marca la diferencia entre una imagen y la documentación.

«Un diagrama de red sin datos sobre la configuración es solo un boceto. Añade las direcciones IP y las etiquetas de los activos, y ese mismo archivo se convertirá en la fuente de información fiable en la que tu equipo realmente confía».

El complemento «Label Shapes»

Rellenar los datos de la figura está muy bien, pero por defecto no se ven en la página. Los datos quedan ocultos detrás de la figura. Si imprimes el diagrama, no se ve nada de eso.

Eso es justo lo que soluciona el complemento «Label Shapes ». Ve a la pestaña «Red» (que aparece en cuanto abres una plantilla de red) y busca «Label Shapes». Elige qué campo de datos de la forma quieres que se muestre —la dirección IP suele ser la opción más habitual— y Visio mostrará ese valor como texto visible junto a todas las formas que coincidan, de una sola vez.

Así que, en lugar de escribir a mano «10.0.1.4» como leyenda debajo de cada dispositivo y esperar que se mantenga al día con la realidad, la etiqueta toma los datos directamente de los datos de la forma que ya has introducido. Actualiza los datos, actualiza la etiqueta y el diagrama impreso seguirá siendo preciso.

Para entornos más grandes en los que prefieras gestionar los detalles de los dispositivos en una hoja de cálculo, Visio puede extraer datos de formas de una fuente externa. Microsoft explica detalladamente cómo vincular un diagrama a datos externos, y así es como los equipos más grandes mantienen actualizado un mapa de cien nodos sin tener que editar las formas una por una.

Problemas habituales y cómo evitarlos

Hay algunas cosas que suelen hacer que la gente se equivoque.

Los conectores que se sueltan al mover las formas casi siempre se deben a un extremo flotante. Acerca la imagen, coge el extremo y vuelve a soltarlo hasta que se vea en verde en un punto de conexión. Es mejor arreglarlo una vez que volver a dibujarlo cinco veces.

Los campos de «Datos de la forma» que aparecen en blanco en algunas formas suelen indicar que la plantilla de esa forma no incluía ese campo. Defínelo manualmente en «Datos» >, en «Definir datos de la forma», en lugar de dar por hecho que Visio se le ha olvidado.

Las etiquetas que muestran valores obsoletos aparecen cuando los datos de la forma han cambiado, pero la etiqueta no se ha actualizado. Vuelve a ejecutar «Etiquetar formas» o comprueba si estás editando el texto de la etiqueta directamente en lugar de hacerlo en el campo subyacente. Edita los datos y deja que la etiqueta se actualice automáticamente.

Las empresas que usan mucho Cisco a veces necesitan formas de dispositivos específicas de ese proveedor que no están incluidas en las plantillas predeterminadas. Hay un resumen de las opciones de dibujo de redes en Visio para los cursos de CCNA y CCNP que explica de dónde se sacan esas plantillas adicionales.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una versión concreta de Visio para crear esto?
Cualquier edición de escritorio actual de Visio incluye la plantilla «Diagrama de red básico» y las plantillas de red. «Datos de formas» y el complemento «Formas de etiqueta» vienen de serie, no son extras premium, así que con una instalación estándar ya tienes todo lo anterior.

¿Cuál es la diferencia entre un diagrama de red básico y uno detallado?
La opción «Básica» incluye routers, switches, servidores y dispositivos finales para la mayoría de las redes internas. La opción «Detallada» añade tipos de dispositivos más específicos y se adapta mejor a entornos grandes o con varias sedes. Empieza con la opción «Básica»; si se te queda pequeña, siempre puedes copiar las formas a un esquema «Detallado» más adelante.

¿Puedo poner las direcciones IP en el diagrama sin tener que escribirlas debajo de cada figura?
Sí. Introduce cada dirección IP una vez en los «Datos de la figura» (Ctrl+Mayús+D), luego ejecuta el complemento «Etiquetar figuras» y selecciona el campo «Dirección IP». Visio la muestra automáticamente en cada dispositivo y la mantiene vinculada a los datos.

¿Cómo mantengo un diagrama grande al día con la realidad?
Vincúlalo a datos externos. Guarda los datos de los dispositivos en una hoja de cálculo o una base de datos, conéctalos mediante la función de vinculación de datos de Visio y actualiza para que los valores actuales se reflejen en las formas, en lugar de tener que editarlas una a una a mano.

¿Este diagrama servirá para cumplir con algún requisito normativo o para una auditoría? ¿Este diagrama servirá para cumplir con algún requisito normativo o para una auditoría?
Un diagrama con una topología precisa y datos de forma completados (direcciones IP, etiquetas de activos, propietarios) es documentación de verdad, no un simple boceto. Eso es lo que suelen pedir los auditores. Manténlo actualizado y guárdalo en un lugar seguro.

Conclusión

Saber cómo crear un diagrama de red en Visio que refleje una red real es cuestión de tres pasos: empieza con la plantilla «Diagrama de red básico», coloca los conectores en los puntos de conexión reales para que la topología sea correcta y rellena los «Datos de la forma» para que cada dispositivo tenga su dirección IP y su etiqueta de activo. La función «Etiquetar formas» muestra esos datos en la página, y la vinculación con datos externos garantiza la fiabilidad de los mapas grandes. Haz estas tres cosas y tendrás una documentación en lugar de un simple dibujo.