Explicación de las dependencias entre tareas en MS Project

Has retrasado tres días la fecha de finalización de una tarea y la mitad del calendario se ha desajustado de una forma que nadie quería. O ha pasado justo lo contrario: se ha movido una fecha y nada se ha modificado, aunque dos tareas dependan claramente una de otra. Para cualquiera que esté resolviendo problemas con las dependencias de tareas en MS Project, en cualquier caso hay algo que no cuadra, y normalmente no son las fechas.

Esas fechas vienen determinadas por una decisión tomada anteriormente, quizá sin que nadie se diera cuenta. Al vincular dos tareas, Microsoft Project les asigna un tipo de relación. Por defecto es «Fin a inicio», a menos que se haya cambiado. Esa relación determina cómo reacciona el calendario cuando se produce algún cambio. Así que, si la reacción no te parece correcta, es que la relación es la equivocada.

Piensa en esto como si fuera un diagnóstico. En lugar de enumerar los cuatro tipos de dependencia como definiciones abstractas, fíjate en cómo afecta realmente cada uno de ellos a una línea de tiempo cuando cambia una fecha. Busca el comportamiento que coincida con el síntoma, y la dependencia se revelará por sí sola.

¿Por qué las dependencias entre tareas en MS Project alteran tu calendario de forma negativa?

La mayoría de las guías definen los cuatro tipos de dependencia y ahí se quedan. «Fin-Inicio» significa que una tarea termina antes de que empiece la siguiente, y así sucesivamente. Es técnicamente correcto, pero no sirve de nada cuando un diagrama de Gantt ya no funciona bien y el «porqué» sigue siendo un misterio.

Este es el quid de la cuestión. Un tipo de dependencia no es una simple etiqueta. Es una regla que sigue el motor de programación cada vez que se modifica una fecha. La propia documentación de Microsoft sobre cómo Project programa las tareas explica que el software vuelve a calcular toda la cadena a partir de los enlaces, las restricciones y los calendarios, en ese orden. Nunca ves cómo se hace el cálculo. Solo ves cómo cambia el resultado.

Y aquí viene la parte que confunde a la gente. Project guarda el tipo justo al lado del ID de la tarea, en una abreviatura que la mayoría de la gente nunca lee. Un predecesor que aparece como «4FS» significa «Fin a inicio» en la tarea 4. «4SS» significa «Inicio a inicio». Si te saltas esa columna, estarás a ciegas respecto al ajuste exacto que te está dando problemas.

La cuestión es que no puedes solucionar un problema de programación cambiando un poco las fechas. El enlace es el que determina la fecha. Arregla el enlace.

Los cuatro tipos, según cómo afectan a tu cronología

Vamos a repasar cada uno según los síntomas que produce, no según la definición de los libros de texto.

El método «Fin a inicio» (FS) es el predeterminado y cubre más o menos el 80 % de las dependencias reales. Cuando termina la tarea A, empieza la tarea B. Si retrasas la fecha de finalización de A, la de B se retrasa con ella. Este es el comportamiento que esperas, y precisamente por eso rara vez es motivo de confusión. Si el calendario se ajusta de forma predecible cuando cambia la fecha de finalización de una tarea predecesora, estás en FS y está funcionando. En una cadena de proyectos «fin a inicio», primero echas los cimientos y luego construyes las paredes: ese es el principio básico de FS.

La relación «Inicio a inicio» (SS) vincula los inicios de dos tareas. B no puede empezar hasta que A empiece. El síntoma que apunta a esto: la fecha de finalización de una tarea predecesora se ha movido y la de la sucesora no se ha modificado, lo que daba la sensación de que algo fallaba. Pero no es así. En SS, solo las fechas de inicio están vinculadas, así que cambiar una fecha de finalización no afecta a lo que viene después. Dos tareas que arrancan a la vez, como la excavación del terreno y la movilización de maquinaria, se gestionan con SS.

El modelo «Finish-to-Finish» (FF) vincula los extremos. B no puede terminar hasta que A termine. La clave aquí es un sucesor cuya fecha de inicio varía libremente, pero cuya fecha de finalización da un salto repentino cuando se prolonga el plazo del predecesor. Las pruebas que tienen que concluir al mismo tiempo que el desarrollo son un ejemplo clásico de FF: ambas cosas se desarrollan en paralelo, pero deben terminar al mismo tiempo.

«De principio a fin» (SF) es la opción menos habitual y más confusa, y, sinceramente, la mayoría de la gente que la ha usado lo ha hecho por error. La tarea B no puede terminar hasta que empiece la tarea A. Si la fecha de finalización de una tarea se ve constantemente retrasada por el inicio de otra tarea, y eso no tiene sentido a primera vista, probablemente se haya aplicado SF cuando se pretendía otra cosa. Aparece en casos reales, como los relevos de turno. Pero si nadie lo ha elegido a propósito, lo más probable es que sea un error.

«Así que el proceso de diagnóstico es sencillo. Fíjate en qué ha cambiado (un inicio o un final), fíjate en qué se ha desplazado hacia abajo (un inicio, un final o nada) y empareja ese par con el tipo de arriba. La discrepancia te indica a qué debes cambiar».

Cómo comprobar y cambiar el enlace

Primero, abre la columna «Predecesores» si no aparece. Haz clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columna, selecciona «Insertar columna» y elige «Predecesores». Ahora cada tarea muestra sus vínculos con esa abreviatura, sin tener que adivinar nada.

Para cambiar un tipo, haz doble clic en la tarea sucesora, abre la pestaña «Predecesoras» en el cuadro de diálogo «Información de la tarea» y selecciona la relación en el menú desplegable «Tipo». Esa es la forma correcta de hacerlo. También puedes editar directamente la columna de predecesores si te sientes cómodo con la notación abreviada, escribiendo «5FF» en lugar de «5» para forzar la relación «Finalización a finalización» en la tarea 5.

Cada nueva relación se establece por defecto en «Fin a inicio». Selecciona dos tareas, pulsa el botón con el eslabón de cadena de la cinta de opciones y ya está: ambas pasan a ser FS. Esa es la forma básica de vincular tareas en Microsoft Project. El tutorial de ExperTrain sobre cómo vincular dependencias explica con detalle el método de «seleccionar y vincular» si prefieres seguirlo paso a paso. El problema está en ese valor predeterminado. Si la relación real era «SS» o «FF», ahora tienes el tipo equivocado, y nadie se da cuenta hasta que una fecha cambia de forma extraña.

Aquí es donde está el verdadero problema. Los cuatro tipos acaparan la mayor parte de la atención, pero los ajustes de retraso y plazo de entrega son los que, sin que te des cuenta, echan por tierra los plazos, porque pasan desapercibidos a menos que los busques expresamente.

El «lag» es un retraso que se suma a una dependencia. «Fin a inicio» con dos días de «lag» significa que B empieza dos días después de que A termine. Piensa en el tiempo de curado, en que se seque la pintura o en una espera obligatoria. Lo introduces como «4FS+2d» en la columna de predecesor. El calendario mantiene ese margen independientemente de cómo cambien las fechas de alrededor, que es justo lo que quieres para un periodo de espera real. Y justo lo que no quieres si se ha añadido por error.

El «lead» es el retraso negativo. Básicamente, es un solapamiento. «4FS-2d» significa que B empieza dos días antes de que A termine, lo que hace que las tareas se solapen. Es útil cuando una tarea sucesora puede empezar mientras la predecesora está terminando su tramo final. El artículo del Microsoft Community Hub sobre dependencias avanzadas de tareas explica cómo interactúan el «lead» y el «lag» con el nuevo motor de Project para la web; merece la pena leerlo si te encuentras con solapamientos que no habías previsto.

Este es el problema. Alguien escribe «+2d» cuando quería decir «-2d», o deja un margen de tiempo sin eliminar aunque ya no haya motivo para ello. Ahora el calendario tiene un hueco fantasma que alarga todo el proyecto y, como el margen no aparece en una fila aparte, nadie se da cuenta. Todas las fechas posteriores a ese enlace están equivocadas por dos días y las barras del diagrama de Gantt parecen perfectamente normales.

Así que, cuando un proyecto se alargue más de lo que sumarían las duraciones de las tareas, revisa primero los valores de desfase. Echa un vistazo a la columna de predecesores en busca de entradas con «+» y «-» y asegúrate de que cada una tenga una razón de verdad. La guía de Dale Howard para MVP sobre cómo establecer dependencias es muy clara al respecto: la mayoría de los retrasos misteriosos se deben a un desfase que nadie recuerda haber añadido.

Solución de problemas: los síntomas más comunes

No pasa nada cuando cambio una fecha. Probablemente sea SS o FF, y estás modificando el extremo equivocado. SS ignora los cambios en la finalización, mientras que FF ignora los cambios en el inicio. Cambia el tipo o modifica el otro extremo de la tarea.

Todo se mueve demasiado. Normalmente se trata de una cadena de enlaces FS con una restricción que los frena, o un retraso acumulado. Comprueba si alguna tarea tiene una restricción estricta, como «Debe comenzar el», que anule el enlace, ya que las restricciones tienen prioridad sobre las dependencias en el orden de cálculo de Project.

La fecha de finalización de una tarea cambia, pero la de inicio se mantiene igual. Así es como funciona «Finish-to-Finish». Si no es lo que querías, cambia a FS.

La fecha de finalización se retrasa por el inicio de otra tarea. «De principio a fin»: casi siempre se usa por error. Cámbialo por lo que realmente querías decir, probablemente «FS».

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el tipo de dependencia predeterminado en Microsoft Project?
De fin a inicio. Todos los enlaces que crees con el botón de enlace de la cinta se establecen como «FS» (de fin a inicio), a menos que lo cambies en el cuadro de diálogo «Información de la tarea» o en el atajo de la columna «Predecesor».

¿Cómo se lee la abreviatura de la columna «predecesor»?
El número es el ID de la tarea anterior, y las letras indican el tipo. «7FS» significa «de fin a inicio» en la tarea 7, «7SS» significa «de inicio a inicio», «7FF» significa «de fin a fin» y «7SF» significa «de inicio a fin». Un sufijo «+3d» o «-3d» indica el tiempo de retraso o de adelanto.

¿Por qué se ha alargado todo mi proyecto después de un pequeño cambio?
Lo más habitual es que se acumule un retraso que no tenías previsto o que haya una restricción que anule tus enlaces. Echa un vistazo a la columna de predecesores para ver si hay valores «+» y comprueba si hay restricciones estrictas, ya que el motor de programación de Project da prioridad a las restricciones frente a las dependencias.

¿Cuándo debería usar «de inicio a inicio» en lugar de «de fin a inicio»?
Cuando dos tareas tienen que empezar al mismo tiempo, pero no hace falta que terminen al mismo tiempo. La excavación y la movilización de maquinaria se ponen en marcha al mismo tiempo, así que sus fechas de inicio están vinculadas, mientras que las de finalización son independientes. En la guía de dependencias de Wrike encontrarás más ejemplos de tareas paralelas.

¿El «lead time» es lo mismo que el «lag»?
«Lead» es un retraso negativo, lo que significa que hay solapamiento en lugar de retraso. «FS-2d» (lead) hace que el sucesor empiece dos días antes de que el predecesor termine. «FS+2d» (lag) obliga a que haya un intervalo de dos días después. El mismo campo, signo opuesto, efecto opuesto.

Poniendo todo en su sitio

Cuando las dependencias de las tareas en MS Project no funcionan como deberían, lo primero que hay que mirar es el tipo de dependencia, no las fechas. Relaciona el síntoma con el comportamiento: qué ha cambiado y qué se ha movido, y el tipo correcto se revelará por sí solo. Después, comprueba el retraso y el adelanto, porque un «+2d» fuera de lugar es la causa de más retrasos misteriosos que cualquier otra cosa. Lee la columna de predecesores, decide la relación antes de vincularlas, y el diagrama de Gantt empezará a comportarse como es debido.