Explicação sobre as dependências entre tarefas no MS Project

Atrasaste a data de conclusão de uma tarefa em três dias e metade do cronograma ficou todo desorganizado de uma forma que ninguém queria. Ou aconteceu o contrário. Uma data mudou e nada se alterou, apesar de duas tarefas dependerem claramente uma da outra. Para quem está a resolver problemas de dependências de tarefas no MS Project, seja como for, há algo que não está certo, e normalmente não são as datas.

Essas datas decorrem de uma decisão tomada anteriormente, talvez sem que ninguém se tenha apercebido. Ao ligar duas tarefas, o Microsoft Project atribuiu um tipo de relação. Por predefinição, é «Fim para Início», a menos que tenha sido alterado. Essa relação determina como o cronograma reage quando algo se altera. Por isso, se a reação parecer errada, é porque a relação está errada.

Pensa nisto como um diagnóstico. Em vez de listares os quatro tipos de dependência como definições abstratas, repara no que cada um deles realmente faz a uma linha do tempo quando uma data muda. Descobre o comportamento que corresponde ao sintoma, e a dependência revela-se.

Por que é que as dependências entre tarefas no MS Project alteram o teu calendário de forma errada

A maioria dos guias define os quatro tipos de dependência e fica por aí. «Finish-to-Start» significa que uma tarefa termina antes da seguinte começar, e assim por diante. É tecnicamente correto, mas completamente inútil quando um gráfico de Gantt já está a dar problemas e o «porquê» continua a ser um mistério.

Aqui está o verdadeiro problema. Um tipo de dependência não é só um rótulo. É uma regra que o motor de planeamento segue sempre que se altera uma data. A própria documentação da Microsoft sobre como o Project planeia as tarefas explica que o software recalcula toda a cadeia a partir das ligações, restrições e calendários, por essa ordem. Nunca vês o cálculo. Só vês o resultado a mudar.

E é aqui que as pessoas se confundem. O Project guarda o tipo mesmo ao lado do ID da tarefa, numa abreviatura que a maioria das pessoas nunca lê. Um predecessor indicado como «4FS» significa «Fim para Início» na tarefa 4. «4SS» significa «Início para Início». Se ignorares essa coluna, ficas às cegas quanto à configuração exata que está a causar o problema.

A questão é que não dá para resolver um problema de agendamento só a ajustar as datas. É o link que determina a data. Resolve o problema do link.

Os quatro tipos, de acordo com o que fazem à tua cronologia

Vamos analisar cada um deles com base nos sintomas que provocam, e não na definição dos livros.

O método «Fim para Início» (FS) é o padrão e abrange talvez 80% das dependências reais. A tarefa A termina, a tarefa B começa. Se adiantares a data de conclusão da A, a B também se adia em conformidade. Este é o comportamento que esperas, e é exatamente por isso que raramente é motivo de confusão. Se o cronograma se ajustar de forma previsível quando a data de fim de uma tarefa anterior mudar, estás a usar o FS e está a funcionar. Numa cadeia de projetos «Fim para Início», começa por lançar os alicerces e depois constrói as paredes — é assim que o FS funciona.

A ligação «Início-Início» (SS) associa os inícios de duas tarefas. A tarefa B só pode começar quando a tarefa A começar. O que indica isto: a data de conclusão de uma tarefa predecessora mudou, mas a do sucessor não se alterou, o que parecia estar errado. Mas não está. No SS, só as datas de início estão ligadas, por isso alterar uma data de conclusão não afeta nada a jusante. Duas tarefas que ganham ritmo em simultâneo, como a escavação do local e a mobilização de equipamento, devem usar o SS.

O «Finish-to-Finish» (FF) vincula as extremidades. O B só pode terminar quando o A terminar. O indício aqui é um sucessor cuja data de início varia livremente, mas cuja data de conclusão salta de repente quando o predecessor é prolongado. Os testes que têm de terminar ao mesmo tempo que o desenvolvimento são um exemplo clássico de FF — os dois decorrem em paralelo, mas têm de terminar em simultâneo.

«Do início ao fim» (SF) é aquele caso raro e confuso e, sinceramente, a maioria das pessoas que o usou fez-no por acidente. A não pode terminar até que B comece. Se a data de fim de uma tarefa estiver sempre a ser adiada pela data de início de outra tarefa, e isso não fizer sentido intuitivamente, é provável que o SF tenha sido aplicado quando se pretendia outra coisa. Aparece em casos genuínos, como nas mudanças de turno. Mas se ninguém o escolheu de propósito, é provável que seja um erro.

«Então, o passo de diagnóstico é simples. Repara no que mudou (um início ou um fim), repara no que se deslocou a jusante (um início, um fim ou nada) e associa esse par ao tipo acima. A incompatibilidade diz-te para que tipo deves mudar.»

Como verificar e alterar o link

Primeiro, abre a coluna «Predecessores» se ainda não estiver visível. Clica com o botão direito do rato em qualquer cabeçalho de coluna, escolhe «Inserir coluna» e seleciona «Predecessores». Agora, todas as tarefas mostram as suas ligações dessa forma resumida, sem teres de adivinhar.

Para alterar um tipo, clica duas vezes na tarefa sucessora, abre o separador «Predecessores» na caixa de diálogo «Informações da tarefa» e escolhe a relação no menu suspenso «Tipo». Essa é a forma mais simples de o fazer. Também podes editar diretamente a coluna do predecessor, se te sentires à vontade com a sintaxe abreviada, digitando «5FF» em vez de «5» para forçar a relação «Conclusão para Conclusão» na tarefa 5.

Cada nova relação é, por predefinição, do tipo «Fim para Início». Seleciona duas tarefas, clica no botão com o ícone da corrente na faixa de opções e pronto: ambas passam a ser FS. Essa é a forma básica de ligar tarefas no Microsoft Project. O tutorial do ExperTrain sobre como ligar dependências explica em pormenor o método de «selecionar e ligar», se quiseres a versão passo a passo. O problema é essa predefinição. Se a relação real fosse «SS» ou «FF», agora tens o tipo errado — e ninguém se apercebe até que uma data comece a parecer estranha.

É aqui que está o verdadeiro problema. Os quatro tipos recebem a maior parte da atenção, mas as definições de atraso e prazo de execução do projeto são que, discretamente, estragam os prazos, porque só se vêem se fores à procura delas.

O intervalo é um atraso que se soma a uma dependência. «Fim para Início» com dois dias de intervalo significa que B começa dois dias depois de A terminar. Pensa no tempo de cura, na secagem da tinta, numa espera obrigatória. Introduzes-o como «4FS+2d» na coluna do antecessor. O calendário mantém essa lacuna, independentemente de como as datas à volta se alterem, o que é exatamente o que queres para um período de espera real. E exatamente o que não queres, se tiver sido adicionado por engano.

O «lead» é o «lag» negativo. Basicamente, é uma sobreposição. «4FS-2d» significa que a tarefa B começa dois dias antes de a tarefa A terminar, o que faz com que as tarefas se sobreponham. É útil quando uma tarefa sucessora pode começar enquanto a tarefa predecessora está a dar os últimos passos. O artigo do Microsoft Community Hub sobre dependências avançadas de tarefas aborda a forma como o «lead» e o «lag» interagem com o novo motor do Project para a Web; vale a pena ler se estiveres a ver sobreposições que não pretendias.

Eis como é que isto acontece. Alguém escreve «+2d» quando queria dizer «-2d», ou deixa uma margem de segurança no calendário depois de o motivo para a mesma ter desaparecido. Agora, o calendário tem uma lacuna fantasma que atrasa todo o projeto e, como a margem de segurança não aparece numa linha separada, ninguém se apercebe disso. Todas as datas a partir desse ponto estão erradas por dois dias e as barras do Gantt parecem perfeitamente normais.

Então, quando um projeto demorar mais tempo do que a soma das durações das tarefas, verifica os valores de atraso antes de mais nada. Dá uma olhadela na coluna dos predecessores para ver se há entradas com «+» e «-» e confirma se cada uma delas tem uma razão válida. O guia do Dale Howard, MVP, sobre como definir dependências é bem direto quanto a isto: a maioria dos atrasos misteriosos deve-se a atrasos que ninguém se lembra de ter adicionado.

Resolução de problemas: os sintomas mais comuns

Não acontece nada quando mudo a data. Provavelmente é SS ou FF, e estás a alterar a parte errada. O SS ignora alterações no fim, o FF ignora alterações no início. Muda o tipo ou altera a outra parte da tarefa.

Tudo se mexe demais. Normalmente, é uma cadeia de ligações FS com uma restrição a interferir ou um atraso acumulado. Verifica se alguma tarefa tem uma restrição rígida, como «Deve começar em», que se sobreponha à ligação, já que as restrições têm prioridade sobre as dependências na ordem de cálculo do Project.

A conclusão de uma tarefa muda de data, mas a data de início mantém-se. É o «Finish-to-Finish» a fazer o que tem de fazer. Se não era isso que querias, muda para o FS.

A data de fim é adiada pela data de início de outra tarefa. «Do início ao fim», quase sempre usado por engano. Muda isso para o que realmente querias dizer, provavelmente «FS».

Perguntas frequentes

Qual é o tipo de dependência predefinido no Microsoft Project?
Finish-to-Start. Todas as ligações criadas com o botão de ligação da fita passam a ser FS, a menos que as alteres na caixa de diálogo «Informações da tarefa» ou na abreviatura da coluna «antecessor».

Como é que se lê a abreviatura da coluna «antecessor»?
O número é o ID da tarefa anterior, as letras indicam o tipo. «7FS» significa «Fim para Início» na tarefa 7, «7SS» significa «Início para Início», «7FF» significa «Fim para Fim» e «7SF» significa «Início para Fim». Um sufixo «+3d» ou «-3d» indica o atraso ou a antecipação.

Porque é que o meu projeto todo ficou mais longo depois de uma pequena alteração?
Na maioria das vezes, trata-se de um atraso acumulado que não pretendias, ou de uma restrição que se sobrepõe às tuas ligações. Analisa a coluna dos predecessores para ver se há valores «+» e verifica se existem restrições rígidas, uma vez que o motor de planeamento do Project dá prioridade às restrições em detrimento das dependências.

Quando é que devo usar «Do início ao início» em vez de «Do fim ao início»?
Quando duas tarefas têm de começar ao mesmo tempo, mas não precisam de terminar ao mesmo tempo. A escavação e a mobilização de equipamento ganham ritmo ao mesmo tempo, por isso o início de ambas está ligado, enquanto o fim de cada uma é independente. O guia de dependências do Wrike tem mais exemplos de tarefas paralelas.

O «lead time» é a mesma coisa que o «lag»?
«Lead» é um atraso negativo, o que significa sobreposição em vez de atraso. «FS-2d» (lead) permite que o sucessor comece dois dias antes de o predecessor terminar. «FS+2d» (lag) impõe um intervalo de dois dias a seguir. O mesmo campo, sinal oposto, efeito oposto.

Resumindo

Quando as dependências das tarefas no MS Project não funcionam como deviam, o tipo de dependência é o primeiro suspeito, não as datas. Relaciona o sintoma com o comportamento: o que mudou e o que se alterou; e o tipo correto acaba por se revelar. Depois, verifica o atraso e a antecipação, porque um «+2d» deslocado está por trás de mais atrasos misteriosos do que qualquer outra causa isolada. Lê a coluna «antecessor», decide a relação antes de ligares as tarefas, e o gráfico de Gantt começa a comportar-se como deve ser.