Uitleg over taakafhankelijkheden in MS Project

Je hebt de einddatum van één taak met drie dagen uitgesteld, waardoor de helft van de planning op een manier is verschoven die niemand had gewild. Of het tegenovergestelde gebeurde: een datum werd verplaatst en er veranderde verder niets, ook al zijn twee taken duidelijk van elkaar afhankelijk. Voor iedereen die problemen met taakafhankelijkheden in MS Project oplost: in beide gevallen klopt er iets niet, en meestal zijn het niet de data.

Die data vloeien voort uit een eerder genomen beslissing, misschien zonder dat iemand zich daarvan bewust was. Door twee taken aan elkaar te koppelen, heeft Microsoft Project een relatietype toegewezen. Standaard is dat ‘Einde-naar-begin’, tenzij dit is gewijzigd. Die relatie bepaalt hoe de planning reageert wanneer er iets verschuift. Dus als de reactie niet klopt, is de relatie verkeerd.

Beschouw dit als een diagnose. In plaats van de vier soorten afhankelijkheden als abstracte definities op te sommen, moet je kijken wat elk type daadwerkelijk met een tijdlijn doet wanneer een datum verandert. Zoek het gedrag dat bij het symptoom past, en de afhankelijkheid wordt vanzelf duidelijk.

Waarom taakafhankelijkheden in MS Project je planning in de verkeerde richting sturen

De meeste handleidingen beschrijven de vier soorten afhankelijkheden en laten het daarbij. ‘Finish-to-Start’ houdt in dat de ene taak moet zijn afgerond voordat de volgende begint, enzovoort. Technisch gezien klopt dit wel, maar het heeft totaal geen zin als een Gantt-diagram al niet goed werkt en de oorzaak daarvan nog steeds een raadsel is.

Dit is waar het echt om draait. Een afhankelijkheidssoort is geen label. Het is een regel die de planningsengine volgt telkens wanneer er een datum wordt aangepast. In de documentatie van Microsoft zelf over hoe Project taken plant, wordt uitgelegd dat de software de hele keten opnieuw berekent op basis van koppelingen, beperkingen en agenda’s, in die volgorde. Je ziet de berekening nooit. Alleen het resultaat dat verandert.

En dit is nu precies waar mensen vaak de fout in gaan. Project slaat het type direct naast het taak-ID op, in een afkorting die de meeste mensen nooit lezen. Een voorganger die wordt weergegeven als „4FS” betekent „Finish-to-Start” voor taak 4. „4SS” staat voor „Start-to-Start”. Sla die kolom over, en je tast in het duister over de exacte instelling die voor problemen zorgt.

Het punt is: je kunt een planningsprobleem niet oplossen door data een beetje te verschuiven. De koppeling bepaalt de datum. Los de koppeling op.

De vier typen, op basis van wat ze met je tijdlijn doen

Laten we ze een voor een doornemen aan de hand van de symptomen die ze veroorzaken, en niet aan de hand van de definitie uit het leerboek.

Finish-to-Start (FS) is de standaardinstelling en dekt zo’n 80% van de werkelijke afhankelijkheden. Taak A is voltooid, taak B begint. Als je de einddatum van A naar achteren schuift, verschuift B mee naar achteren. Dit is het gedrag dat je verwacht, en juist daarom leidt het zelden tot verwarring. Als de planning voorspelbaar verschuift wanneer de einddatum van een voorganger verandert, werk je volgens FS en werkt het. In een ‘finish-to-start’-projectketen stort je eerst de fundering en bouw je daarna de muren – dat is het werkpaard van FS.

Start-to-Start (SS) koppelt de starttijdstippen van twee taken aan elkaar. B kan pas beginnen als A begint. Het symptoom dat hierop wijst: de einddatum van een voorganger is verschoven, maar die van de opvolger is niet veranderd, wat de indruk wekte dat het systeem niet goed werkte. Dat is echter niet het geval. Bij SS zijn alleen de startdata aan elkaar gekoppeld, dus het wijzigen van een einddatum heeft geen gevolgen voor de taken die daarop volgen. Twee taken die gelijktijdig op gang komen, zoals het uitgraven van het terrein en het mobiliseren van materieel, vereisen een SS-koppeling.

Bij „Finish-to-Finish“ (FF) zijn de uiteinden aan elkaar gekoppeld. B kan pas klaar zijn als A klaar is. Het kenmerk hiervan is een opvolger waarvan de startdatum vrij kan variëren, maar waarvan de einddatum plotseling verspringt wanneer de voorganger wordt verlengd. Testen die gelijktijdig met de ontwikkeling moeten worden afgerond, vormen een klassiek voorbeeld van FF: beide lopen parallel, maar moeten tegelijkertijd worden afgerond.

Start-to-Finish (SF) is een zeldzame, verwarrende optie, en eerlijk gezegd gebruikten de meeste mensen die ermee werkten deze per ongeluk. B kan pas worden voltooid als A begint. Als de einddatum van een taak steeds wordt verschoven door de startdatum van een andere taak, en dit intuïtief niet logisch is, is SF waarschijnlijk toegepast terwijl iets anders bedoeld was. Het komt voor in legitieme gevallen, zoals bij het overdragen van diensten. Maar als niemand er bewust voor heeft gekozen, is het waarschijnlijk een fout.

“De diagnostische stap is dus eenvoudig. Kijk wat er is veranderd (een begin of een einde), kijk wat er stroomafwaarts is verschoven (een begin, een einde of niets), en koppel dat paar aan het bovenstaande type. Als er geen overeenkomst is, weet je waarnaar je moet overschakelen.”

Hoe je de link kunt controleren en wijzigen

Open eerst de kolom ‘Voorgangers’ als deze niet wordt weergegeven. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige kolomkop, kies ‘Kolom invoegen’ en selecteer ‘Voorgangers’. Nu worden bij elke taak de koppelingen in die afgekorte vorm weergegeven, zodat je niet meer hoeft te gissen.

Om een type te wijzigen, dubbelklik je op de opvolgende taak, open je het tabblad ‘Voorgangers’ in het dialoogvenster ‘Taakinformatie’ en selecteer je de relatie in de vervolgkeuzelijst ‘Type’. Dat is de nette manier. Je kunt de kolom ‘Voorganger’ ook rechtstreeks bewerken als je vertrouwd bent met de afkorting, door ‘5FF’ in plaats van ‘5’ te typen om ‘Einde-naar-einde’ voor taak 5 te forceren.

Elke nieuwe relatie is standaard ingesteld op ‘Finish-to-Start’ (FS). Selecteer twee taken, klik op de kettingknop in het lint, en klaar: beide taken worden nu FS. Dat is de standaardmanier om taken aan elkaar te koppelen in Microsoft Project. In de handleiding van ExperTrain over het koppelen van afhankelijkheden wordt de ‘selecteren-en-koppelen’-methode uitgebreid behandeld, voor als je een stapsgewijze uitleg wilt. Het addertje onder het gras is die standaardinstelling. Als de daadwerkelijke relatie SS of FF was, heb je nu het verkeerde type – en niemand merkt dat op totdat een datum vreemd verschuift.

Hier schuilt het echte probleem. De vier typen krijgen de meeste aandacht, maar de instellingen voor vertraging en doorlooptijd zijn juist de factoren die stilletjes de tijdschema’s in de war sturen, omdat ze onzichtbaar zijn tenzij je er specifiek naar op zoek gaat.

Vertraging is een extra vertraging bovenop een afhankelijkheid. ‘Finish-to-Start’ met twee dagen vertraging betekent dat B twee dagen nadat A is voltooid, begint. Denk aan uithardingstijd, het drogen van verf, een verplichte wachttijd. Je voert dit in als „4FS+2d“ in de kolom „voorganger“. Het schema behoudt die tussenruimte, ongeacht hoe de omliggende data verschuiven, en dat is precies wat je wilt voor een echte wachttijd. En precies wat je niet wilt als het per ongeluk is toegevoegd.

‘Lead’ is een negatieve vertraging. In feite gaat het om een overlapping. ‘4FS-2d’ betekent dat B twee dagen voordat A klaar is begint, waardoor de taken in elkaar overlopen. Dit is handig wanneer een opvolger kan beginnen terwijl de voorganger de laatste fase afrondt. In het artikel van de Microsoft Community Hub over geavanceerde taakafhankelijkheden wordt uitgelegd hoe voorloop en naloop samenwerken met de nieuwere Project for the web-engine. Dit is het lezen waard als je overlappingen ziet die je niet bedoeld had.

Dit is hoe het misgaat. Iemand typt „+2d“ terwijl hij „-2d“ bedoelde, of laat een buffer staan nadat de reden daarvoor is verdwenen. Nu zit er een schijnbare leemte in de planning die het hele project oprekt, en omdat de buffer niet als aparte rij wordt weergegeven, merkt niemand het op. Elke datum na die koppeling klopt twee dagen niet en de Gantt-balken zien er volkomen normaal uit.

Dus als een project langer duurt dan de som van de taakduur, controleer dan allereerst de vertragingen. Bekijk de kolom ‘voorganger’ op vermeldingen met ‘+’ en ‘-’ en controleer of er voor elk daarvan een concrete reden is. In de MVP-gids van Dale Howard over het instellen van afhankelijkheden wordt hier heel duidelijk over gesproken: de meeste onverklaarbare vertragingen zijn het gevolg van vertragingen die niemand zich herinnert te hebben toegevoegd.

Problemen oplossen: veelvoorkomende symptomen

Er gebeurt niets als ik een datum wijzig. Waarschijnlijk SS of FF, en je wijzigt het verkeerde uiteinde. SS negeert wijzigingen in de afloop, FF negeert wijzigingen in het begin. Wijzig het type, of pas het andere uiteinde van de taak aan.

Alles beweegt veel te veel. Meestal gaat het om een reeks FS-koppelingen waarbij een beperking een remmende factor vormt, of om een opgehoopte vertraging. Controleer of een taak een harde beperking heeft, zoals “Moet beginnen op”, die voorrang heeft op de koppeling, aangezien beperkingen in de berekeningsvolgorde van Project voorrang hebben op afhankelijkheden.

Het eindpunt van een taak verschuift, maar het beginpunt blijft op zijn plaats. Dat is Finish-to-Finish dat zijn werk doet. Als dat niet is wat je wilde, schakel dan over naar FS.

De einddatum wordt verschoven door de startdatum van een andere taak. ‘Start-to-Finish’ wordt bijna altijd per ongeluk gebruikt. Verander het in wat je eigenlijk bedoelde, waarschijnlijk FS.

Veelgestelde vragen

Wat is het standaardtype voor afhankelijkheden in Microsoft Project?
Finish-to-Start. Elke koppeling die met de koppelingsknop van het lint wordt aangemaakt, wordt standaard ingesteld op FS, tenzij u dit wijzigt in het dialoogvenster ‘Taakinformatie’ of via de snelkoppeling in de kolom ‘Voorganger’.

Hoe lees ik de afkorting in de kolom ‘voorganger’?
Het getal is het ID van de voorafgaande taak, de letters geven het type aan. “7FS” staat voor ‘Finish-to-Start’ op taak 7, “7SS” voor ‘Start-to-Start’, “7FF” voor ‘Finish-to-Finish’ en “7SF” voor ‘Start-to-Finish’. Een achtervoegsel “+3d” of “-3d” geeft de vertraging of voorsprong aan.

Waarom is mijn hele project langer geworden na één kleine wijziging?
Meestal gaat het om onbedoelde vertragingen of een beperking die voorrang heeft op je koppelingen. Bekijk de kolom ‘voorganger’ op ‘+’-waarden en controleer of er harde beperkingen zijn, aangezien de planningsengine van Project beperkingen voorrang geeft boven afhankelijkheden.

Wanneer moet ik ‘Start-to-Start’ gebruiken in plaats van ‘Finish-to-Start’?
Wanneer twee taken tegelijkertijd moeten beginnen, maar niet tegelijkertijd hoeven te eindigen. De graafwerkzaamheden en de mobilisatie van materieel komen tegelijkertijd op gang, dus hun startmomenten zijn aan elkaar gekoppeld, terwijl hun eindmomenten onafhankelijk van elkaar blijven. In de handleiding over afhankelijkheden van Wrike vind je meer voorbeelden van parallelle taken.

Is doorlooptijd hetzelfde als vertraging?
“Lead” is een negatieve vertraging, wat betekent dat er sprake is van overlapping in plaats van een vertraging. Met “FS-2d” (lead) begint de opvolger twee dagen voordat de voorganger klaar is. “FS+2d” (lag) zorgt voor een tussenpoos van twee dagen daarna. Hetzelfde veld, tegengesteld teken, tegengesteld effect.

Alles op een rijtje

Wanneer taakafhankelijkheden in MS Project niet goed werken, is het afhankelijkheidssoort de eerste verdachte, niet de data. Koppel het symptoom aan het gedrag: wat is er veranderd en wat is er verschoven? Dan wordt het juiste soort vanzelf duidelijk. Controleer vervolgens de vertraging en de voorsprong, want een verdwaalde „+2d“ ligt aan de basis van meer mysterieuze vertragingen dan welke andere oorzaak dan ook. Lees de kolom ‘voorganger’, bepaal de relatie voordat je koppelt, en de Gantt-grafiek gaat zich normaal gedragen.