Επεξήγηση των εξαρτήσεων εργασιών στο MS Project

Παράτασες την ημερομηνία ολοκλήρωσης μιας εργασίας κατά τρεις ημέρες, με αποτέλεσμα το μισό χρονοδιάγραμμα να ανακαταταχθεί με τρόπους που κανείς δεν ζήτησε. Ή συνέβη το αντίθετο: μια ημερομηνία μετατοπίστηκε και τίποτα δεν άλλαξε, παρόλο που δύο εργασίες εξαρτώνται σαφώς η μία από την άλλη. Για όποιον αντιμετωπίζει προβλήματα με τις εξαρτήσεις εργασιών στο MS Project, σε κάθε περίπτωση κάτι δεν πάει καλά, και συνήθως δεν αφορά τις ημερομηνίες.

Αυτές οι ημερομηνίες προκύπτουν από μια απόφαση που ελήφθη νωρίτερα, ίσως χωρίς να το συνειδητοποιήσει κανείς. Η σύνδεση δύο εργασιών σημαίνει ότι το Microsoft Project έχει ορίσει έναν τύπο σχέσης. Από προεπιλογή, η σχέση είναι «Τέλος προς Έναρξη», εκτός αν έχει αλλάξει. Αυτή η σχέση καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο αντιδρά το χρονοδιάγραμμα όταν μετατοπίζεται κάτι. Επομένως, αν η αντίδραση φαίνεται λανθασμένη, τότε η σχέση είναι λανθασμένη.

Θεωρήστε το ως μια διάγνωση. Αντί να παραθέτετε τους τέσσερις τύπους εξαρτήσεων ως αφηρημένους ορισμούς, εξετάστε πώς επηρεάζει ο καθένας από αυτούς μια χρονολογική σειρά όταν αλλάζει μια ημερομηνία. Εντοπίστε τη συμπεριφορά που αντιστοιχεί στο σύμπτωμα, και η εξάρτηση θα γίνει εμφανής.

Γιατί οι εξαρτήσεις εργασιών στο MS Project επηρεάζουν το χρονοδιάγραμμά σας με αρνητικό τρόπο

Οι περισσότεροι οδηγοί περιγράφουν τους τέσσερις τύπους εξαρτήσεων και σταματούν εκεί. Η εξάρτηση «Finish-to-Start» σημαίνει ότι μια εργασία ολοκληρώνεται πριν ξεκινήσει η επόμενη, και ούτω καθεξής. Είναι τεχνικά σωστό, αλλά εντελώς άχρηστο όταν ένα διάγραμμα Gantt παρουσιάζει ήδη δυσλειτουργίες και το «γιατί» παραμένει μυστήριο.

Αυτό είναι το πραγματικό ζήτημα. Ένας τύπος εξάρτησης δεν είναι απλώς μια ετικέτα. Είναι ένας κανόνας που ακολουθεί ο μηχανισμός προγραμματισμού κάθε φορά που τροποποιείται μια ημερομηνία. Η ίδια η τεκμηρίωση της Microsoft σχετικά με τον τρόπο προγραμματισμού των εργασιών στο Project εξηγεί ότι το λογισμικό υπολογίζει εκ νέου ολόκληρη την αλυσίδα με βάση τις συνδέσεις, τους περιορισμούς και τα ημερολόγια, με αυτή τη σειρά. Ο υπολογισμός δεν είναι ποτέ ορατός. Βλέπετε μόνο το αποτέλεσμα να αλλάζει.

Και εδώ είναι το σημείο που μπερδεύει τους περισσότερους. Το Project αποθηκεύει τον τύπο ακριβώς δίπλα στον κωδικό εργασίας, με μια συντομογραφία που οι περισσότεροι δεν διαβάζουν ποτέ. Ένας προκάτοχος που αναγράφεται ως «4FS» σημαίνει «Τέλος προς Έναρξη» στην εργασία 4. Το «4SS» σημαίνει «Έναρξη προς Έναρξη». Αν παραλείψετε αυτή τη στήλη, θα κινηθείτε στα τυφλά όσον αφορά την ακριβή ρύθμιση που προκαλεί το πρόβλημα.

Το θέμα είναι ότι δεν μπορείς να λύσεις ένα πρόβλημα προγραμματισμού αλλάζοντας ελαφρώς τις ημερομηνίες. Ο σύνδεσμος καθορίζει την ημερομηνία. Διόρθωσε τον σύνδεσμο.

Οι τέσσερις τύποι, ανάλογα με το πώς επηρεάζουν το χρονολόγιό σας

Ας εξετάσουμε το καθένα με βάση το σύμπτωμα που προκαλεί, και όχι με βάση τον ορισμό των εγχειριδίων.

Η μέθοδος «Τέλος προς Έναρξη» (FS) είναι η προεπιλεγμένη και καλύπτει περίπου το 80% των πραγματικών εξαρτήσεων. Όταν ολοκληρώνεται η εργασία Α, ξεκινά η εργασία Β. Αν μεταθέσετε την ημερομηνία ολοκλήρωσης της Α σε μεταγενέστερη ημερομηνία, η Β μετατίθεται και αυτή αντίστοιχα. Αυτή είναι η συμπεριφορά που αναμένετε, και ακριβώς γι’ αυτό σπάνια αποτελεί πηγή σύγχυσης. Αν το χρονοδιάγραμμα μετατοπίζεται με προβλέψιμο τρόπο όταν μετατίθεται η ημερομηνία ολοκλήρωσης μιας προγενέστερης εργασίας, τότε χρησιμοποιείτε τη μέθοδο FS και λειτουργεί σωστά. Σε μια αλυσίδα έργων τύπου «ολοκλήρωση-έναρξη», ρίξτε πρώτα τα θεμέλια και μετά χτίστε τους τοίχους — αυτή είναι η βασική αρχή της μεθόδου FS.

Η σχέση «Start-to-Start» (SS) συνδέει τις ημερομηνίες έναρξης δύο εργασιών. Η εργασία Β δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν ξεκινήσει η εργασία Α. Το σύμπτωμα που υποδηλώνει αυτό: η ημερομηνία ολοκλήρωσης ενός προκάτοχου μετατοπίστηκε, ενώ η ημερομηνία του διαδόχου παρέμεινε αμετάβλητη, κάτι που φαινόταν σαν να υπήρχε πρόβλημα. Δεν υπάρχει όμως. Στη σχέση SS, μόνο οι ημερομηνίες έναρξης συνδέονται μεταξύ τους, οπότε η αλλαγή μιας ημερομηνίας ολοκλήρωσης δεν επηρεάζει καθόλου τις επόμενες εργασίες. Δύο εργασίες που ξεκινούν ταυτόχρονα, όπως η εκσκαφή του εργοταξίου και η κινητοποίηση του εξοπλισμού, απαιτούν τη σχέση SS.

Η σχέση «Finish-to-Finish» (FF) συνδέει τα άκρα. Το Β δεν μπορεί να ολοκληρωθεί μέχρι να ολοκληρωθεί το Α. Χαρακτηριστικό στοιχείο εδώ είναι ένας διάδοχος του οποίου η ημερομηνία έναρξης μεταβάλλεται ελεύθερα, αλλά η ημερομηνία ολοκλήρωσής του μεταβάλλεται απότομα όταν παραταθεί ο χρόνος του προκάτοχου. Οι δοκιμές που πρέπει να ολοκληρωθούν παράλληλα με την ανάπτυξη αποτελούν ένα κλασικό παράδειγμα FF – οι δύο διαδικασίες εκτελούνται παράλληλα, αλλά πρέπει να ολοκληρωθούν ταυτόχρονα.

Η μέθοδος «Start-to-Finish» (SF) είναι η σπάνια και παραπλανητική περίπτωση, και ειλικρινά οι περισσότεροι που τη χρησιμοποίησαν το έκαναν κατά λάθος. Το Β δεν μπορεί να ολοκληρωθεί μέχρι να ξεκινήσει το Α. Αν η ημερομηνία ολοκλήρωσης μιας εργασίας συνεχώς μετατίθεται λόγω της έναρξης μιας άλλης εργασίας, και αυτό δεν έχει καμία λογική, τότε πιθανότατα εφαρμόστηκε το SF εκεί όπου έπρεπε να εφαρμοστεί κάτι άλλο. Εμφανίζεται σε πραγματικές περιπτώσεις, όπως οι αλλαγές βάρδιας. Αλλά αν κανείς δεν το επέλεξε σκόπιμα, είναι πιθανό να πρόκειται για λάθος.

«Η διαδικασία διάγνωσης είναι λοιπόν απλή. Σημειώστε τι άλλαξε (μια αρχή ή ένα τέλος), σημειώστε τι μετακινήθηκε προς τα κάτω (μια αρχή, ένα τέλος ή τίποτα) και αντιστοιχίστε αυτό το ζεύγος με τον παραπάνω τύπο. Η αναντιστοιχία σας υποδεικνύει σε τι πρέπει να αλλάξετε.»

Πώς να ελέγξετε και να αλλάξετε τον σύνδεσμο

Πρώτα, ανοίξτε τη στήλη «Προκάτοχοι» αν δεν εμφανίζεται. Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης, επιλέξτε «Εισαγωγή στήλης» και επιλέξτε «Προκάτοχοι». Τώρα κάθε εργασία εμφανίζει τις συνδέσεις της με αυτή τη συντομογραφία, χωρίς να χρειάζεται να μαντέψετε.

Για να αλλάξετε έναν τύπο, κάντε διπλό κλικ στην επόμενη εργασία, ανοίξτε την καρτέλα «Προκάτοχοι» στο παράθυρο διαλόγου «Πληροφορίες εργασίας» και επιλέξτε τη σχέση από το αναπτυσσόμενο μενού «Τύπος». Αυτός είναι ο σωστός τρόπος. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε απευθείας τη στήλη «Προκάτοχος», αν είστε εξοικειωμένοι με τη συντομογραφία, πληκτρολογώντας «5FF» αντί για «5» για να επιβάλετε τη σχέση «Ολοκλήρωση προς Ολοκλήρωση» στην εργασία 5.

Κάθε νέα σχέση ορίζεται εξ ορισμού ως «Τέλος προς Έναρξη» (Finish-to-Start). Επιλέξτε δύο εργασίες, πατήστε το κουμπί με το σύμβολο της αλυσίδας στη γραμμή εργαλείων, και αυτό ήταν: και οι δύο γίνονται FS. Αυτός είναι ο βασικός τρόπος σύνδεσης εργασιών στο Microsoft Project. Ο οδηγός του ExperTrain για τη σύνδεση εξαρτήσεων καλύπτει λεπτομερώς τη μέθοδο «επιλογή και σύνδεση», αν προτιμάτε την αναλυτική περιγραφή βήμα προς βήμα. Το πρόβλημα είναι αυτή η προεπιλογή. Αν η πραγματική σχέση ήταν «SS» ή «FF», τώρα έχετε λάθος τύπο — και κανείς δεν το παρατηρεί μέχρι να μετακινηθεί παράξενα κάποια ημερομηνία.

Εδώ ακριβώς βρίσκεται το πραγματικό πρόβλημα. Οι τέσσερις τύποι συγκεντρώνουν το μεγαλύτερο μέρος της προσοχής, αλλά οι ρυθμίσεις καθυστέρησης και χρόνου εκτέλεσης του έργου είναι αυτές που καταστρέφουν σιωπηλά τα χρονοδιαγράμματα, καθώς παραμένουν αόρατες εκτός αν τις αναζητήσεις.

Η καθυστέρηση (lag) είναι μια επιπλέον καθυστέρηση που προστίθεται σε μια εξάρτηση. Η σχέση «Τέλος-Έναρξη» με καθυστέρηση δύο ημερών σημαίνει ότι το Β ξεκινά δύο ημέρες μετά την ολοκλήρωση του Α. Σκεφτείτε τον χρόνο σκλήρυνσης, το στέγνωμα της μπογιάς, μια υποχρεωτική αναμονή. Το εισάγετε ως «4FS+2d» στη στήλη «Προκάτοχος». Το χρονοδιάγραμμα διατηρεί αυτό το κενό ανεξάρτητα από το πώς μεταβάλλονται οι γύρω ημερομηνίες, κάτι που είναι ακριβώς αυτό που θέλετε για μια πραγματική περίοδο αναμονής. Και ακριβώς αυτό που δεν θέλετε, αν προστεθεί κατά λάθος.

Το «Lead» αντιστοιχεί στην αρνητική καθυστέρηση. Ουσιαστικά, πρόκειται για επικάλυψη. Το «4FS-2d» σημαίνει ότι η εργασία Β ξεκινά δύο ημέρες πριν ολοκληρωθεί η εργασία Α, με αποτέλεσμα οι εργασίες να αλληλεπικαλύπτονται. Αυτό είναι χρήσιμο όταν μια επόμενη εργασία μπορεί να ξεκινήσει ενώ η προηγούμενη βρίσκεται στην τελική της φάση. Το άρθρο του Microsoft Community Hub σχετικά με τις προηγμένες εξαρτήσεις εργασιών αναλύει τον τρόπο με τον οποίο η προθεσμία έναρξης και η καθυστέρηση αλληλεπιδρούν με τον νεότερο κινητήρα του Project για το διαδίκτυο. Αξίζει να το διαβάσετε αν παρατηρείτε επικαλύψεις που δεν είχατε προγραμματίσει.

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο προκύπτει το σφάλμα. Κάποιος πληκτρολογεί «+2d» ενώ εννοούσε «-2d», ή αφήνει ένα χρονικό περιθώριο χωρίς λόγο, αφού ο λόγος για τον οποίο είχε οριστεί έχει πλέον εξαφανιστεί. Τώρα, το χρονοδιάγραμμα περιλαμβάνει ένα φανταστικό κενό που παρατείνει ολόκληρο το έργο και, επειδή το χρονικό περιθώριο δεν εμφανίζεται ως ξεχωριστή γραμμή, κανείς δεν το εντοπίζει. Κάθε ημερομηνία μετά από αυτόν τον σύνδεσμο είναι λανθασμένη κατά δύο ημέρες, ενώ οι ράβδοι του διαγράμματος Gantt φαίνονται απολύτως φυσιολογικές.

Έτσι, όταν η διάρκεια ενός έργου υπερβαίνει το άθροισμα των διάρκειών των εργασιών, ελέγξτε πρώτα απ’ όλα τις τιμές καθυστέρησης. Ελέγξτε τη στήλη των προκατόχων για καταχωρήσεις με «+» και «-» και βεβαιωθείτε ότι για κάθε μία υπάρχει πραγματικός λόγος. Ο οδηγός του Dale Howard για τους MVP σχετικά με τον καθορισμό των εξαρτήσεων είναι ξεκάθαρος σε αυτό το θέμα: οι περισσότερες μυστηριώδεις καθυστερήσεις οφείλονται σε καθυστερήσεις που κανείς δεν θυμάται να έχει προσθέσει.

Αντιμετώπιση προβλημάτων: Τα συνηθισμένα συμπτώματα

Τίποτα δεν αλλάζει όταν αλλάζω μια ημερομηνία. Πιθανότατα SS ή FF, και αλλάζεις το λάθος άκρο. Το SS αγνοεί τις αλλαγές στο τέλος, ενώ το FF αγνοεί τις αλλαγές στην αρχή. Άλλαξε τον τύπο ή άλλαξε το άλλο άκρο της εργασίας.

Όλα κινούνται υπερβολικά. Συνήθως πρόκειται για μια αλυσίδα συνδέσμων FS με έναν περιορισμό που τους εμποδίζει ή με συσσωρευμένη καθυστέρηση. Ελέγξτε αν μια εργασία έχει έναν αυστηρό περιορισμό, όπως «Πρέπει να ξεκινήσει στις», ο οποίος υπερισχύει του συνδέσμου, καθώς οι περιορισμοί έχουν προτεραιότητα έναντι των εξαρτήσεων στη σειρά υπολογισμού του Project.

Η ολοκλήρωση μιας εργασίας μετατοπίζεται, αλλά η έναρξή της παραμένει στη θέση της. Αυτό σημαίνει ότι το «Finish-to-Finish» κάνει τη δουλειά του. Αν δεν είναι αυτό που ήθελες, άλλαξε στο FS.

Η ημερομηνία λήξης μετατίθεται ανάλογα με την ημερομηνία έναρξης μιας άλλης εργασίας. «Start-to-Finish», που σχεδόν πάντα χρησιμοποιείται κατά λάθος. Αλλάξτε το σε ό,τι πραγματικά εννοούσατε, πιθανώς FS.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος είναι ο προεπιλεγμένος τύπος εξάρτησης στο Microsoft Project;
Από το τέλος προς την αρχή. Κάθε σύνδεσμος που δημιουργείται με το κουμπί «Σύνδεσμος» της κορδέλας ορίζεται ως FS, εκτός αν το αλλάξετε στο παράθυρο διαλόγου «Πληροφορίες εργασίας» ή στη συντομογραφία της στήλης «Προκάτοχος».

Πώς μπορώ να διαβάσω τη συντομογραφία της στήλης «προκάτοχος»;
Ο αριθμός είναι το αναγνωριστικό της προηγούμενης εργασίας, ενώ τα γράμματα υποδηλώνουν τον τύπο. Το «7FS» σημαίνει «Τέλος προς Έναρξη» στην εργασία 7, το «7SS» σημαίνει «Έναρξη προς Έναρξη», το «7FF» σημαίνει «Τέλος προς Τέλος» και το «7SF» σημαίνει «Έναρξη προς Τέλος». Το επίθημα «+3d» ή «-3d» αντιστοιχεί στον χρόνο καθυστέρησης ή προπορείας.

Γιατί το σύνολο του έργου μου έγινε μεγαλύτερο μετά από μια μικρή τροποποίηση;
Συνήθως πρόκειται για συσσωρευμένο χρόνο καθυστέρησης που δεν είχατε προβλέψει ή για έναν περιορισμό που υπερισχύει των συνδέσεών σας. Ελέγξτε τη στήλη των προκατόχων για τιμές «+» και αναζητήστε αυστηρούς περιορισμούς, καθώς ο μηχανισμός χρονοπρογραμματισμού του Project δίνει προτεραιότητα στους περιορισμούς έναντι των εξαρτήσεων.

Πότε πρέπει να χρησιμοποιώ την επιλογή «Από την αρχή έως την αρχή» αντί για την επιλογή «Από το τέλος έως την αρχή»;
Όταν δύο εργασίες πρέπει να ξεκινήσουν ταυτόχρονα, αλλά δεν χρειάζεται να ολοκληρωθούν ταυτόχρονα. Οι εκσκαφές και η μετακίνηση του εξοπλισμού ξεκινούν ταυτόχρονα, οπότε η έναρξή τους είναι αλληλένδετη, ενώ η ολοκλήρωσή τους παραμένει ανεξάρτητη. Ο οδηγός εξαρτήσεων του Wrike περιλαμβάνει περισσότερα παραδείγματα παράλληλων εργασιών.

Ο χρόνος προπορείας είναι το ίδιο με τον χρόνο υστέρησης;
Το «lead» είναι αρνητική καθυστέρηση, δηλαδή επικάλυψη αντί για χρονική καθυστέρηση. Το «FS-2d» (lead) επιτρέπει στον διάδοχο να ξεκινήσει δύο ημέρες πριν ολοκληρωθεί ο προκάτοχός του. Το «FS+2d» (lag) επιβάλλει ένα κενό δύο ημερών μετά. Ίδιο πεδίο, αντίθετο πρόσημο, αντίθετο αποτέλεσμα.

Συνοψίζοντας

Όταν οι εξαρτήσεις εργασιών στο MS Project δεν λειτουργούν σωστά, ο τύπος της εξάρτησης είναι ο πρώτος ύποπτος, όχι οι ημερομηνίες. Αντιστοιχίστε το σύμπτωμα με τη συμπεριφορά, τι άλλαξε σε σχέση με το τι μετακινήθηκε, και ο σωστός τύπος θα αποκαλυφθεί από μόνος του. Στη συνέχεια, ελέγξτε τις καθυστερήσεις και τις προθεσμίες, διότι ένα τυχαίο «+2d» ευθύνεται για περισσότερες μυστηριώδεις καθυστερήσεις από οποιαδήποτε άλλη μεμονωμένη αιτία. Διαβάστε τη στήλη των προκατόχων, αποφασίστε τη σχέση πριν δημιουργήσετε τη σύνδεση, και το διάγραμμα Gantt θα αρχίσει να συμπεριφέρεται σωστά.