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Un project manager apre un programma lunedì mattina ed eccoli lì. Piccole icone rosse allineate sul lato sinistro del diagramma di Gantt, una dopo l’altra, ognuna a segnalarti che qualcuno ha più ore in programma di quante ne abbia effettivamente una giornata. Il primo istinto è quello di cliccare sul pulsante “Livella tutto” e lasciare che Project se ne occupi. È proprio quell’istinto che fa morire in silenzio un sacco di ottime pianificazioni.
Ecco la cosa che nessuno dice nella fretta. Il livellamento non aggiunge magicamente ore alla giornata di nessuno. Sposta il lavoro più avanti nel tempo, così la stessa persona non deve fare due cose contemporaneamente, il che significa che la data di completamento può slittare, a volte di molto, e può farlo in modo silenzioso su decine di attività con un solo clic.
Quindi, prima di toccare qualsiasi cosa, vale la pena capire come questa funzione influisce sulle date. Perché la differenza tra una pulizia utile e un piano mandato all’aria sta proprio nel fatto che qualcuno sapesse o meno cosa stava per succedere.
Perché i soliti consigli non funzionano
La maggior parte delle guide fa sempre la stessa cosa: indica l’icona rossa della persona, dice di cliccare su “Livella tutto” e chiude l’articolo. Quello che tralasciano è la parte importante, ovvero che il livellamento riscrive il programma in base a regole che nessuno ha stabilito.
Di default, Project può posticipare le attività quanto basta per risolvere il conflitto. In un piano con dipendenze strette, questo può far slittare la data di consegna di settimane, e la modifica coinvolge così tante attività contemporaneamente che in seguito diventa davvero difficile capire cosa sia stato spostato.
E c’è un secondo problema. Quasi nessuno spiega come annullarlo. La gente esegue il livellamento, vede allungarsi la propria timeline, va nel panico e abbandona del tutto la funzione perché pensa che il danno sia permanente. Non lo è. Ma non saperlo è proprio ciò che spinge i team a trascinare manualmente le attività per ore, quando un passaggio limitato e reversibile avrebbe risolto la cosa in pochi secondi.
Il punto è che il pulsante funziona bene. Il problema è usarlo alla cieca.
Cosa fa davvero il livellamento delle risorse in MS Project prima di avviarlo
Il livellamento esamina ogni risorsa contrassegnata come sovraccarica e pone una semplice domanda: è possibile distribuire questo lavoro in modo che nessuno abbia doppie prenotazioni? Per rispondere, Project ritarda un’attività, la suddivide in parti o riorganizza l’ordine delle attività che una persona deve affrontare per prime.
Il carico di lavoro totale non diminuisce mai. Un’attività da 40 ore rimane da 40 ore. Ciò che cambia è quando quelle ore vengono inserite nel calendario.
“Il livellamento non regala a nessuno più ore nella giornata. Semplicemente impedisce di dedicare la stessa ora a due attività diverse, e il costo di tutto questo è il tempo.”
La documentazione stessa di Microsoft è molto chiara su questo compromesso, sottolineando che il livellamento può ritardare il completamento delle singole attività e persino del progetto stesso. Le loro indicazioni su come distribuire equamente il lavoro del progetto tra i membri del team Vale la pena leggerlo prima di provarlo per la prima volta, perché presenta questa funzionalità come uno strumento di ridistribuzione piuttosto che come una soluzione definitiva.
Quindi il modello mentale più sicuro è questo: stai barattando la durata del progetto con un carico di lavoro realistico. A volte questo compromesso va bene. Altre volte, invece, manda all’aria una scadenza promessa a un cliente. L’unico modo per saperlo è controllare fino a che punto Project può spingersi.
La prima mossa sicura: definisci il livello solo all’interno di Slack
Prima di eseguire qualsiasi operazione, salva una linea di riferimento. Vai su “Progetto”, poi su “Imposta linea di riferimento”. In questo modo si crea un’istantanea dei dati attuali, così da poter confrontare la situazione prima e dopo; e, onestamente, è l’abitudine più utile in assoluto per chiunque sia preoccupato per il risultato.
Ora passiamo al vero e proprio “safe pass”. C’è un’impostazione che la maggior parte delle persone non tocca mai, ma che cambia tutto: livellare solo entro il margine disponibile. Il margine è lo spazio di manovra che un’attività ha prima di iniziare a influire sulla data di completamento. Se limiti il livellamento solo al margine di tempo, Project capisce che può riorganizzare il lavoro, ma non può posticipare la data di fine del progetto. Le attività con margine di tempo vengono spostate. Quelle sul percorso critico rimangono dove sono.
Questo è il modo più sicuro per livellare le risorse in Microsoft Project senza dare allo strumento il permesso di spostare la scadenza.
Per configurarlo:
- Vai alla scheda “Risorse ” e clicca su “Opzioni di livellamento”.
- Imposta il livellamento su ” Manuale ” in modo che venga eseguito solo quando lo decidi tu, mai automaticamente mentre digiti.
- Sotto “Risoluzione delle sovrallocazioni”, spunta la casella ” Livella solo entro il margine disponibile“.
- Scegli se Project può suddividere il lavoro rimanente e modificare i singoli incarichi, a seconda del livello di dettaglio che desideri.
- Clicca su ” Livella tutto” oppure seleziona attività specifiche e usa “Selezione livellamento“.
Il compromesso qui è chiaro. Dato che Project non può posticipare la data di completamento, potrebbe non risolvere tutti i conflitti. Alcune icone rosse potrebbero rimanere anche dopo l’operazione. Non è un errore, è lo strumento che ti sta dicendo che quei conflitti non possono davvero essere risolti senza più tempo o più persone. Ed è proprio questa l’informazione di cui avevi bisogno.
La guida di Microsoft alla finestra di dialogo “Livellamento delle risorse ” illustra in dettaglio ogni opzione presente in quel pannello, per chiunque voglia capire esattamente a cosa serve ogni casella di controllo.
Individuare l’allocazione eccessiva prima di risolvere il problema
Risolvere alla cieca
il problema
delle risorse sovraallocate è solo una questione di tentativi. Devi prima individuare il problema, e la vista sull’utilizzo delle risorse è stata creata proprio per questo.
Vai alla scheda “Visualizza” e seleziona “Utilizzo delle risorse”. Ogni risorsa viene elencata con le ore assegnate suddivise giorno per giorno. Le celle con un sovraccarico appaiono in rosso, e ora puoi vedere chiaramente la portata del problema, sia che si tratti di un sovraccarico del 20% in un singolo giorno o di un picco al 300% per un’intera settimana.
I project manager che cercano come risolvere il problema dell’icona rossa della persona in Project di solito finiscono qui, in “Utilizzo delle risorse”, perché mostra il sovraccarico invece di limitarsi a un semplice avviso.
Questo è importante perché la soluzione dipende dall’andamento. Un picco di un solo giorno spesso si risolve da solo con un aggiustamento all’interno del margine di flessibilità. Un sovraccarico prolungato per settimane significa che sei a corto di personale, e nessun livellamento potrà mai compensare le ore mancanti. I thread della community di MS Project su Reddit dedicati alla prevenzione dell’allocazione eccessiva delle risorse ribadiscono ripetutamente questo stesso punto: lo strumento mette in luce la realtà, non crea capacità.
| Approccio | Cosa succede alle date | Reversibile | Ideale per |
|---|---|---|---|
| Livello solo all’interno dello slack | Data di completamento protetta | Sì, tramite Clear Levelling | Primo passaggio sicuro su un piano attivo |
| Livella tutto (impostazione predefinita) | La data di completamento può essere modificata liberamente | Sì, tramite “Cancella livellamento” | Progetti preliminari con scadenze flessibili |
| Trascinamento manuale degli elementi | Hai il controllo su ogni modifica | Solo manualmente | Piccoli conflitti, poche attività |
| Aggiungere una risorsa | Nessun ritardo, aumenta la capacità | N/A | Sovraccarico prolungato che la pianificazione non riesce ad assorbire |
Come annullare il livellamento quando qualcosa va storto
Questa è la parte che quasi nessuna guida tratta, ed è proprio il motivo per cui la gente ha paura di questa funzione. Il livellamento è completamente reversibile.
Se un passaggio sposta le date in un intervallo indesiderato, vai alla scheda Risorse e clicca su “Cancella livellamento“. Puoi cancellarlo per l’intero progetto o solo per le attività selezionate. Il programma rimuove i ritardi di livellamento aggiunti e riporta le attività alle posizioni che avevano prima del livellamento. Abbinalo alla linea di base salvata in precedenza e potrai confrontare esattamente cosa è cambiato, per poi decidere se mantenerlo, modificarlo o ricominciare da capo.
Proprio grazie a questa rete di sicurezza, sperimentare diventa un’operazione a basso rischio. Esegui un passaggio “within-slack”, guarda il risultato, cancellalo se non ti piace, modifica le opzioni e riprova. Nessuno perde il proprio piano facendo così.
Quando il livellamento non è la soluzione
A volte la soluzione giusta non è affatto riprogrammare. Se la vista sull’utilizzo delle risorse mostra che qualcuno è sommerso al 250% per un mese intero, il livellamento non farà altro che distribuire quel sovraccarico su un periodo di tempo più lungo, mandando all’aria la scadenza prevista.
A quel punto, le opzioni concrete sono: aggiungere una persona, ridurre l’ambito del progetto o accettare una data più tardiva. Anche i consigli degli esperti sulle migliori pratiche per il livellamento delle risorse tendono a convergere su questo punto: lo strumento serve come supporto alla pianificazione, non come soluzione per la gestione del personale. Capire qual è il vero problema ti evita un sacco di clic inutili.
Domande frequenti
Il livellamento cambia la quantità di lavoro di un’attività?
No. Cambia solo quando viene svolto il lavoro. Lo sforzo totale rimane lo stesso, Project si limita a spostare quelle ore in un momento in cui la persona assegnata non abbia altri impegni in concomitanza.
Il livellamento delle risorse in MS Project sposta sempre la mia data di completamento?
Solo se glielo permetti. Se livelli entro il margine di tempo disponibile, la data di completamento rimane protetta, perché Project può riorganizzare solo le attività che hanno un margine di tempo. Il compromesso è che alcuni conflitti potrebbero rimanere irrisolti.
Come faccio a eliminare l’icona rossa a forma di persona in Project?
Risolvi il problema di sovraccarico sottostante. Apri la vista “Utilizzo delle risorse” per vedere dove si trova il sovraccarico, poi bilancia il carico entro i margini di flessibilità oppure sposta manualmente un’attività. L’icona sparirà non appena nessuna risorsa supererà la propria capacità in nessun giorno.
Posso annullare il livellamento se peggiora la situazione?
Sì. Vai alla scheda “Risorse”, seleziona “Cancella livellamento”, sia per l’intero progetto che per le attività selezionate. In questo modo vengono rimossi i ritardi aggiunti dal livellamento. Se lo abbini a una linea di base salvata, potrai vedere esattamente cosa è cambiato.
È meglio impostare il livellamento su automatico o manuale?
Manuale, quasi sempre. Il livellamento automatico ricalcola i valori mentre modifichi, il che fa sembrare che il progetto in tempo reale ti stia mettendo i bastoni tra le ruote. Quello manuale ti permette di livellare con calma, controllare il risultato e cancellarlo se serve.
Conclusioni sull’
Il livellamento delle risorse in MS Project è sicuro una volta capito che sposta il lavoro nel tempo anziché aggiungere capacità. Salva una linea di base, livella entro i margini di tempo come primo passo per proteggere la data di completamento, usa la vista “Utilizzo delle risorse” per vedere la reale entità del sovraccarico e tieni “Cancella livellamento” come pulsante “Annulla”. Se lo fai, le icone rosse smetteranno di essere una minaccia e diventeranno informazioni utili su dove il piano ha effettivamente bisogno di aiuto.
Scegliere lo strumento giusto è ancora più importante quando il software sottostante è originale e dotato di licenza regolare, in modo che funzioni come previsto.
