Echilibrarea resurselor în MS Project: remedierea supraalocării

Un manager de proiect deschide un program luni dimineața și iată-le. Mici pictograme cu oamenișori roșii aliniate pe partea stângă a diagramei Gantt, una după alta, fiecare semnalând că cineva are programate mai multe ore decât are de fapt o zi. Primul instinct este să apeși butonul intitulat „Nivelare generală” și să lași Project să rezolve problema. Acel instinct este motivul pentru care multe planificări bune se duc în zadar.

Iată un aspect pe care nimeni nu-l menționează în graba de zi cu zi. Nivelarea nu adaugă în mod magic ore la ziua nimănui. Ea amână efectuarea sarcinilor, astfel încât aceeași persoană să nu facă două lucruri simultan, ceea ce înseamnă că data de finalizare se poate amâna, uneori cu mult, iar acest lucru se poate întâmpla în mod silențios pentru zeci de sarcini, cu un singur clic.

Așadar, înainte de a atinge ceva, merită să înțelegem ce efect are această funcție asupra datelor. Pentru că diferența dintre o curățare utilă și un plan dat peste cap constă în faptul că cineva știa sau nu ce urma să se întâmple.

De ce sfaturile obișnuite nu-ți sunt de ajutor

Majoritatea ghidurilor procedează la fel. Îți indică pictograma roșie în formă de persoană, îți spun să dai clic pe „Level All” și încheie articolul. Ceea ce omit este partea importantă, și anume faptul că nivelarea rescrie programul pe baza unor reguli pe care nimeni nu le-a stabilit.

În mod implicit, Project are permisiunea de a amâna sarcinile atât cât este necesar pentru a elimina conflictul. Într-un plan cu dependențe strânse, acest lucru poate amâna data de livrare cu câteva săptămâni, iar modificarea afectează atât de multe sarcini simultan, încât identificarea celor care au fost modificate devine cu adevărat dificilă ulterior.

Și mai există o a doua lacună. Aproape nimeni nu explică cum se poate anula acest efect. Oamenii efectuează operațiuni de aliniere, văd cum se întinde cronologia lor, intră în panică și renunță complet la această funcție, deoarece presupun că efectul este permanent. Nu este așa. Dar tocmai faptul că nu știu acest lucru îi determină pe membrii echipelor să mute manual sarcinile de-a lungul cronologiei timp de ore întregi, când o operațiune limitată și reversibilă ar fi rezolvat problema în câteva secunde.

Ideea e că butonul funcționează perfect. Problema e să-l folosești fără să știi ce face.

Ce face de fapt nivelarea resurselor în MS Project înainte de a o rula

Nivelarea analizează fiecare resursă marcată ca fiind supraalocată și pune o întrebare simplă: poate fi această muncă repartizată astfel încât nimeni să nu fie suprasolicitat? Pentru a răspunde la această întrebare, Project fie amână o sarcină, fie o împarte în părți, fie reordonează ordinea sarcinilor pe care o persoană le abordează mai întâi.

Volumul total de muncă nu scade niciodată. O sarcină de 40 de ore rămâne de 40 de ore. Ceea ce se schimbă este momentul în care acele ore sunt programate în calendar.

„Echilibrarea nu oferă nimănui mai multe ore într-o zi. Pur și simplu îi împiedică pe oameni să-și petreacă aceeași oră de două ori, iar costul acestui lucru este timpul.”

Documentația oficială a Microsoft este foarte clară în privința acestui compromis, subliniind că procesul de aliniere poate întârzia finalizarea sarcinilor individuale și chiar a proiectului în sine. Recomandările lor privind modul de a a repartiza în mod echilibrat sarcinile proiectului în cadrul echipei merită citit înainte de prima utilizare, deoarece prezintă această funcție mai degrabă ca un instrument de redistribuire decât ca o soluție.

Așadar, modelul mental sigur este următorul: faci un compromis între durata proiectului și un volum de muncă realist. Uneori, acest compromis este acceptabil. Alteori, însă, duce la nerespectarea termenului limită promis clientului. Singura modalitate de a afla este să controlezi cât de mult i se permite programului Project să depășească termenul.

Prima mișcare sigură: stabiliți un nivel de referință doar în Slack

Înainte de a rula orice, salvați un

nivel

de referință. Accesați „Proiect”, apoi „Stabiliți nivel de referință”. Această operațiune înregistrează datele actuale, astfel încât să se poată compara situația de dinainte și de după; și, sincer, este cel mai util obicei pentru oricine este îngrijorat de rezultat.

Acum, adevărata soluție sigură. Există o setare pe care majoritatea oamenilor nu o modifică niciodată, dar care schimbă totul: nivelarea numai în cadrul marjei disponibile. Marja reprezintă spațiul de manevră de care dispune o sarcină înainte de a începe să afecteze data de finalizare. Dacă restricționați nivelarea doar la marja de timp, Project va primi instrucțiuni să reordoneze sarcinile, dar nu i se permite să amâne data de finalizare a proiectului. Sarcinile cu marjă de timp sunt mutate. Sarcinile de pe calea critică rămân neschimbate.

Aceasta este cea mai sigură metodă de a echilibra resursele în Microsoft Project fără a acorda instrumentului permisiunea de a modifica termenul limită.

Pentru a configura acest lucru:

1. Accesați fila „Resurse ” și faceți clic pe „Opțiuni de nivelare”.
2. Setați nivelarea la „Manual”, astfel încât să se execute doar când doriți dvs., niciodată automat pe măsură ce tastați.
3. La secțiunea „Rezolvarea alocărilor excesive”, bifați caseta „Nivelare numai în limita marjei disponibile”.
4. Alegeți dacă Project poate împărți munca rămasă și ajusta sarcinile individuale, în funcție de cât de detaliat doriți acest lucru.
5. Faceți clic pe „Nivelare totală” sau selectați sarcini specifice și utilizați opțiunea „Nivelare selecție”.

Compromisul aici este unul onest. Deoarece Project nu poate prelungi data de finalizare, este posibil să nu rezolve toate conflictele. Este posibil ca unele pictograme roșii să rămână după această etapă. Nu este vorba de un eșec, ci de faptul că instrumentul vă indică că acele conflicte nu pot fi rezolvate cu adevărat fără mai mult timp sau mai mulți oameni. Iar aceasta este exact informația de care aveți nevoie.

Ghidul Microsoft pentru caseta de dialog „Nivelarea resurselor ” prezintă în detaliu fiecare opțiune din acel panou, pentru oricine dorește o descriere completă a funcționalității fiecărei casete de selectare.

Identificarea supraalocării înainte de a o remedia

Remedierea resurselor supraalocate fără a avea o imagine clară asupra situației se bazează pe presupuneri. Este important să identificați mai întâi problema, iar vizualizarea utilizării resurselor a fost concepută tocmai în acest scop.

Activați această opțiune din fila „Vizualizare”, apoi selectați „Utilizarea resurselor”. Fiecare resursă este afișată în listă, cu orele alocate defalcate pe zile. Celulele cu alocări excesive apar în roșu, iar acum se poate observa clar natura problemei, fie că este vorba de o depășire de 20% într-o singură zi, fie de o suprasolicitare de 300% pe parcursul unei întregi săptămâni.

Managerii de proiect care caută modalități de a remedia problema pictogramei roșii a persoanei în Project ajung de obicei aici, în secțiunea „Utilizarea resurselor”, deoarece aceasta afișează supraîncărcarea, nu doar avertismentul.

Acest aspect este important deoarece soluția depinde de tiparul observat. Un vârf de o zi se rezolvă adesea de la sine printr-o ajustare în cadrul marjei de manevră. O suprasolicitare prelungită pe parcursul mai multor săptămâni înseamnă că aveți personal insuficient, iar niciun nivel de ajustare nu va compensa orele lipsă. Discuțiile din comunitatea MS Project de pe Reddit privind prevenirea alocării excesive a resurselor revin în mod repetat la același punct: instrumentul scoate la iveală adevărul, nu creează capacitate.

Cum să anulezi avansarea în niveluri atunci când lucrurile nu merg bine

Aceasta este partea pe care aproape niciun ghid nu o abordează, și este motivul pentru care oamenii se tem de această funcție. Avansarea în niveluri este complet reversibilă.

Dacă o trecere modifică datele într-un mod nedorit, accesați fila „Resurse” și faceți clic pe „Șterge nivelarea”. Puteți șterge nivelarea pentru întregul proiect sau doar pentru sarcinile selectate. Proiectul elimină întârzierile de nivelare pe care le-a adăugat și readuce sarcinile la pozițiile lor inițiale. Combinați acest lucru cu linia de bază salvată anterior și veți putea compara exact ce s-a modificat, apoi decideți dacă doriți să păstrați modificările, să le ajustați sau să o luați de la capăt.

Datorită existenței acestei rețele de siguranță, experimentarea devine o activitate cu risc redus. Executați o trecere „within-slack”, analizați rezultatul, ștergeți-l dacă nu vă place, ajustați opțiunile și rulați din nou. Nimeni nu pierde un plan procedând astfel.

Când echilibrarea nu este soluția

Uneori, soluția corectă nu constă deloc în reprogramare. Dacă vizualizarea utilizării resurselor arată că cineva a fost suprasolicitat la 250% timp de o lună întreagă, echilibrarea nu va face decât să împrăștie acea suprasolicitare pe o perioadă calendaristică mai lungă, ceea ce va duce la depășirea termenului limită pentru finalizarea sarcinii.

În acel moment, opțiunile reale sunt adăugarea unei persoane, reducerea domeniului de aplicare sau acceptarea unei date ulterioare. Și recomandările specialiștilor privind cele mai bune practici de echilibrare a resurselor tind să se încadreze aici: funcția este un instrument de ajutor pentru planificare, nu o soluție pentru gestionarea personalului. Dacă știi exact cu ce problemă te confrunți, eviți o mulțime de clicuri inutile.

Întrebări frecvente

Nivelarea modifică volumul de muncă al unei sarcini?
Nu. Modifică doar momentul în care se desfășoară activitatea. Efortul total rămâne același; Project doar mută acele ore într-un moment în care persoana desemnată nu are programări suprapuse.

Echilibrarea resurselor în MS Project va amâna întotdeauna data de finalizare?
Doar dacă îi permiți acest lucru. Dacă echilibrezi resursele în limita marjei de timp disponibile, data de finalizare este protejată, deoarece Project poate reordona doar sarcinile care au marjă de timp. Dezavantajul este că unele conflicte pot rămâne nerezolvate.

Cum pot elimina pictograma roșie în formă de persoană din Project?
Remediați problema de supraalocare care stă la baza acestei situații. Deschideți vizualizarea utilizării resurselor pentru a identifica unde apare supraîncărcarea, apoi echilibrați încărcarea în limita marjei de timp disponibile sau mutați manual o sarcină. Pictograma dispare odată ce nicio resursă nu mai depășește capacitatea în nicio zi.

Pot anula nivelarea dacă aceasta agravează situația?
Da. În fila „Resurse”, selectați opțiunea „Șterge nivelarea”, fie pentru întregul proiect, fie pentru sarcinile selectate. Aceasta elimină întârzierile adăugate prin nivelare. Combinați această acțiune cu o linie de bază salvată și veți putea vedea cu precizie ce s-a schimbat.

Ar trebui să setez nivelarea pe modul automat sau manual?
Manual, aproape întotdeauna. Nivelarea automată se recalculează pe măsură ce editați, ceea ce face ca planul în timp real să pară că se opune eforturilor dumneavoastră. Modul manual vă permite să nivelați în mod deliberat, să verificați rezultatul și să îl anulați dacă este necesar.

Concluzii privind

„
” (Echilibrarea resurselor în MS Project) Echilibrarea resurselor în MS Project este o operațiune sigură odată ce înțelegi că aceasta mută sarcinile în timp, mai degrabă decât să adauge capacitate. Salvați o linie de bază, echilibrați în cadrul marjei de timp ca prim pas pentru a proteja data de finalizare, utilizați vizualizarea utilizării resurselor pentru a vedea adevărata amploare a supraîncărcării și păstrați opțiunea „Clear Levelling” (Ștergere echilibrare) ca buton de anulare. Faceți acest lucru și pictogramele roșii nu vor mai reprezenta o amenințare, ci vor deveni informații utile despre locurile în care planul are nevoie de ajutor.

Alegerea instrumentului potrivit este cu atât mai importantă cu cât software-ul pe care se bazează este original și licențiat corespunzător, astfel încât să funcționeze în mod previzibil.