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Um gestor de projetos abre um cronograma na segunda-feira de manhã e lá estão eles. Pequenos ícones vermelhos em forma de pessoas alinhados no lado esquerdo do gráfico de Gantt, um atrás do outro, cada um a gritar que alguém está com mais horas agendadas do que um dia realmente tem. O primeiro instinto é clicar no botão «Nivelar tudo» e deixar que o Project trate disso. É esse instinto que faz com que muitos bons planos morram silenciosamente.
Eis o que ninguém menciona no meio da azáfama. O nivelamento não acrescenta horas por magia ao dia de ninguém. O que faz é adiar o trabalho para mais tarde, para que a mesma pessoa não tenha de fazer duas coisas ao mesmo tempo, o que significa que a data de conclusão pode atrasar-se, por vezes bastante, e isto pode acontecer silenciosamente em dezenas de tarefas com um único clique.
Por isso, antes de mexeres em alguma coisa, vale a pena perceber o que é que esta funcionalidade faz às datas. Porque a diferença entre uma limpeza útil e um plano que dá para o lixo está no facto de alguém saber ou não o que estava prestes a acontecer.
Porque é que os conselhos habituais não te ajudam
A maioria dos guias faz sempre a mesma coisa. Apontam para o ícone da pessoa vermelha, dizem para clicar em «Level All» e acabam o artigo. O que eles deixam de fora é a parte que importa: o facto de que o «leveling» reescreve o calendário com base em regras que ninguém definiu.
Por predefinição, o Project pode atrasar as tarefas o tempo que for preciso para resolver o conflito. Num plano com dependências muito apertadas, isso pode adiar a data de entrega em semanas, e a alteração afeta tantas tarefas ao mesmo tempo que, depois, torna-se mesmo difícil perceber o que é que mudou.
E há uma segunda lacuna. Quase ninguém explica como reverter isso. As pessoas fazem o nivelamento, vêem a linha do tempo a alongar-se, entram em pânico e abandonam completamente a funcionalidade porque acham que o dano é permanente. Mas não é. Só que não saber isso é exatamente o que faz com que as equipas fiquem a arrastar tarefas manualmente durante horas, quando uma passagem limitada e reversível teria resolvido tudo em segundos.
A questão é que o botão funciona bem. O problema é executá-lo sem saber o que está a fazer.
O que o nivelamento de recursos no MS Project faz mesmo antes de o executares
O nivelamento analisa todos os recursos marcados como sobrecarregados e faz uma pergunta simples: será que este trabalho pode ser distribuído de forma a que ninguém fique com compromissos sobrepostos? Para responder a isso, o Project atrasa uma tarefa, divide-a em partes ou reordena a ordem em que uma pessoa realiza as tarefas.
O volume total de trabalho nunca diminui. Uma tarefa de 40 horas continua a ser de 40 horas. O que muda é quando essas horas são agendadas no calendário.
«O nivelamento não dá a ninguém mais horas no dia. Apenas impede que gastem a mesma hora duas vezes, e o custo disso é o tempo.»
A própria documentação da Microsoft é bem direta sobre esta questão, referindo que o nivelamento pode atrasar a conclusão de tarefas individuais e até mesmo do próprio projeto. As orientações deles sobre como distribuir o trabalho do projeto de forma equilibrada pela equipa vale a pena ler antes de experimentares pela primeira vez, porque apresenta a funcionalidade como uma ferramenta de redistribuição e não como uma solução.
Então, o modelo mental seguro é este: estás a trocar a duração do projeto por uma carga de trabalho realista. Às vezes, essa troca corre bem. Outras vezes, compromete um prazo prometido a um cliente. A única forma de saber é controlar até onde o Project pode ir.
O primeiro passo seguro: define a linha de base apenas no Slack
Antes de executares qualquer coisa, guarda uma linha de base. Vai a «Projeto» e, depois, a «Definir linha de base». Isto cria um instantâneo dos dados atuais para que se possa comparar o antes e o depois e, sinceramente, é o hábito mais útil para quem está nervoso com o resultado.
Agora, a parte que realmente faz a diferença. Há uma configuração que a maioria das pessoas nunca altera, mas que muda tudo: nivelar apenas dentro da margem disponível. A margem é a flexibilidade que uma tarefa tem antes de começar a afetar a data de conclusão. Se restringires o nivelamento apenas à margem de manobra, o Project fica a saber que pode reorganizar o trabalho, mas não pode adiar a data de conclusão do projeto. As tarefas com margem de manobra são movidas. As tarefas no caminho crítico permanecem onde estão.
Essa é a forma mais segura de equilibrar os recursos no Microsoft Project sem dar permissão à ferramenta para alterar o prazo.
Para configurar isto:
- Vai ao separador «Recursos » e clica em «Opções de nivelamento».
- Define o nivelamento para «Manual», para que só seja executado quando tu quiseres, nunca automaticamente enquanto escreves.
- Em «Resolução de sobrealocações», marca a caixa «Nivelar apenas dentro da margem disponível».
- Escolhe se o Project pode dividir o trabalho restante e ajustar as atribuições individuais, dependendo do nível de detalhe que desejas.
- Clica em «Nivelar tudo» ou seleciona tarefas específicas e usa a opção «Nivelar seleção».
A troca aqui é justa. Como o Project não pode adiar a data de conclusão, pode não resolver todos os conflitos. Alguns ícones vermelhos podem permanecer após o processo. Isso não é um falhanço, é a ferramenta a dizer-te que esses conflitos não podem mesmo ser resolvidos sem mais tempo ou mais pessoas. E é exatamente essa a informação de que precisavas.
A referência à caixa de diálogo «Nivelamento de Recursos » da Microsoft explica cada opção desse painel para quem quiser saber em pormenor o que cada caixa de seleção controla.
Descobrir a sobrealocação antes de a resolver
Resolver
a
sobrealocação de recursos às cegas é uma questão de adivinhação. É melhor veres primeiro o problema, e a visualização da utilização de recursos foi criada exatamente para isso.
Muda para essa vista no separador «Exibir» e escolhe «Utilização de Recursos». Cada recurso aparece listado com as horas atribuídas, discriminadas dia a dia. As células com sobrealocação aparecem a vermelho e, agora, fica visível a dimensão do problema, quer alguém esteja 20% acima do limite num único dia, quer esteja sobrecarregado a 300% durante uma semana inteira.
Os gestores de projeto que procuram saber como corrigir o ícone vermelho da pessoa no Project acabam normalmente por vir parar aqui, na «Utilização de Recursos», porque esta mostra a sobrecarga em vez de apenas o aviso.
Isto é importante porque a solução depende do padrão. Um pico de um dia costuma resolver-se sozinho com uma revisão dentro da margem de manobra. Uma sobrecarga que se mantém ao longo de semanas significa que estás com falta de pessoal, e por mais que ajustes o nível de trabalho, não vais conseguir compensar as horas que faltam. Os tópicos da comunidade do MS Project no Reddit sobre como evitar a sobrealocação de recursos voltam sempre a este mesmo ponto: a ferramenta revela a verdade, não cria capacidade.
| Abordagem | O que faz com as datas | Reversível | Ideal para |
|---|---|---|---|
| Nível apenas dentro da margem de manobra | Data de conclusão protegida | Sim, através do «Clear Levelling» | Primeira aprovação segura num plano em execução |
| Nivelar tudo (predefinição) | A data de conclusão pode ser ajustada livremente | Sim, através da função «Limpar Nivelamento» | Elaboração de planos com prazos flexíveis |
| Arrastar manualmente tarefas | És tu que controlas todas as alterações | Apenas manualmente | Pequenos conflitos, umas poucas tarefas |
| Adicionar um recurso | Sem atrasos, aumenta a capacidade | N/A | Sobrecarga contínua que o plano não consegue absorver |
Como desfazer a nivelagem quando corre mal
Esta é a parte que quase nenhum guia aborda, e é por isso que as pessoas têm medo desta funcionalidade. A nivelagem é totalmente reversível.
Se uma passagem deslocar as datas para um ponto indesejado, vai ao separador «Recursos» e clica em «Limpar nivelamento». Podes fazer isso para todo o projeto ou só para as tarefas selecionadas. O Project remove os atrasos de nivelamento que adicionou e devolve as tarefas às suas posições anteriores ao nivelamento. Combina isso com a linha de base guardada anteriormente e podes comparar exatamente o que mudou, para depois decidires se queres manter, ajustar ou recomeçar do zero.
Como existe esta rede de segurança, experimentar torna-se uma opção de baixo risco. Faz uma simulação com folga, vê o resultado, apaga-a se não gostares, ajusta as opções e volta a fazer. Ninguém perde nada ao fazer isso.
Quando o nivelamento não é a solução
Às vezes, a solução mais sensata nem sequer passa por reprogramar. Se a visualização da utilização de recursos mostrar alguém sobrecarregado a 250% durante um mês inteiro, o nivelamento só vai espalhar essa sobrecarga por um período mais longo do calendário, fazendo com que o prazo para concluir o trabalho se esbata.
Nessa altura, as opções reais são adicionar mais uma pessoa, reduzir o âmbito do projeto ou aceitar uma data posterior. As orientações dos profissionais sobre as melhores práticas de nivelamento de recursos também costumam apontar para aqui: esta funcionalidade é uma ajuda na planificação, não uma solução para a gestão de pessoal. Saber qual é o problema que realmente tens poupa-te muitos cliques desnecessários.
Perguntas frequentes
A atribuição de níveis altera a quantidade de trabalho de uma tarefa?
Não. Só altera o momento em que o trabalho é realizado. O esforço total permanece o mesmo; o Project apenas transfere essas horas para um momento em que a pessoa responsável não tenha compromissos sobrepostos.
O nivelamento de recursos no MS Project vai sempre adiar a minha data de conclusão?
Só se deixares. Se fizeres o nivelamento dentro da margem disponível, a data de conclusão fica protegida, porque o Project só consegue reorganizar tarefas que tenham margem de manobra. A desvantagem é que alguns conflitos podem ficar por resolver.
Como é que me livro do ícone vermelho da pessoa no Project?
Resolve o problema de sobrealocação subjacente. Abre a vista de utilização de recursos para ver onde está a sobrecarga e, em seguida, equilibra dentro da margem disponível ou move manualmente uma tarefa. O ícone desaparece assim que nenhum recurso exceder a capacidade em nenhum dia.
Posso anular o nivelamento se isso piorar as coisas?
Sim. Na separador «Recursos», clica em «Limpar nivelamento», seja para todo o projeto ou para tarefas selecionadas. Isso remove os atrasos que o nivelamento adicionou. Combina isso com uma linha de base guardada e vais poder ver exatamente o que mudou.
Devo definir o nivelamento como automático ou manual?
Manual, quase sempre. O nivelamento automático recalcula à medida que editas, o que faz com que a planta em tempo real pareça estar a contrariar-te. O modo manual permite-te nivelar de forma deliberada, rever o resultado e anular se for preciso.
Conclusão
O nivelamento de recursos no MS Project é seguro assim que perceberes que ele desloca o trabalho no tempo, em vez de aumentar a capacidade. Guarda uma linha de base, faz o nivelamento dentro da margem de manobra como primeiro passo para proteger a data de conclusão, usa a vista de utilização de recursos para veres a verdadeira dimensão da sobrecarga e mantém a opção «Limpar Nivelamento» como o botão para desfazer. Faz isso e os ícones vermelhos deixam de ser uma ameaça e passam a ser informações úteis sobre onde o plano precisa realmente de ajuda.
Escolher a ferramenta certa é ainda mais importante quando o software subjacente é original e está devidamente licenciado, para que funcione de forma previsível.
