Come ridurre le dimensioni di un documento Word

Qualcuno preme “Invia” e il messaggio viene respinto. Allegato troppo grande. Il rapporto deve essere consegnato tra dieci minuti, il cliente sta aspettando e Outlook non vuole proprio superare il limite massimo di 20 MB. Così inizia la corsa contro il tempo, di solito con una ricerca frenetica di qualsiasi cosa possa far risparmiare qualche kilobyte.

La maggior parte delle guide peggiora solo la situazione. Ti danno otto consigli senza un ordine preciso, così la gente inizia a cancellare la cronologia delle azioni o a disattivare il salvataggio automatico, risparmiando magari 30 KB, mentre un file da 24 MB rimane lì intatto. Quello che in realtà appesantisce il documento è quasi sempre proprio sotto gli occhi di tutti.

Si tratta di immagini. E una volta che sai come ridurre le dimensioni dei file Word nella giusta sequenza, un file troppo grande per essere inviato via e-mail di solito scende sotto il limite in un paio di minuti.

Perché i soliti consigli ti fanno perdere tempo

Apri qualsiasi guida sullo stile delle liste e vedrai sempre lo stesso schema. Cancella la formattazione. Elimina le vecchie versioni. Disattiva il salvataggio automatico. Converti in un formato più recente. Ogni consiglio ti fa risparmiare un po’ di tempo, certo, ma vengono presentati come se fossero tutti ugualmente importanti, mentre in realtà non lo sono affatto.

Ecco il vero problema. Un documento con una dozzina di foto ad alta risoluzione incollate direttamente dalla fotocamera di un telefono può contenere 20 MB o più solo di dati immagine. Il testo vero e proprio, anche se si estende su 40 pagine, potrebbe essere di soli 200 KB. Quindi, quando una guida ti dice di «eliminare gli stili inutilizzati», sta ottimizzando quei 200 KB e ignorando i 20 MB.

L’helpdesk del Baruch College individua correttamente la priorità, sottolineando che ridurre la risoluzione delle immagini è la soluzione principale per diminuire le dimensioni dei file di Word. È questa la cosa da fare per prima, ogni volta.

Il punto è che classificare le correzioni in base al risparmio effettivo cambia completamente l’approccio. Fai quella cosa importante, controlla la dimensione del file e spesso hai già finito.

Come ridurre le dimensioni di un documento Word: la procedura che funziona davvero

Ecco cosa fare, in ordine di efficacia in base a quanto si risparmia con ogni passaggio su un tipico documento troppo pesante.

Passo 1: Comprimere le immagini (è questa la parte più impegnativa)

Le immagini sono quasi sempre la causa principale del problema delle dimensioni eccessive dei documenti Word. Le foto scattate con i cellulari e le fotocamere moderne hanno una larghezza di 4.000 pixel o più, ma nel documento vengono visualizzate solo a una frazione di quella dimensione. Tutti quei pixel in più vengono comunque salvati, senza fare altro che ingombrare il file.

Word ha uno strumento integrato proprio per questo. Ecco il percorso:

Clicca su un’immagine qualsiasi nel documento, poi vai alla scheda ” Formato immagine ” – compare solo quando c’è un’immagine selezionata. Clicca su ” Comprimi immagini“. Deseleziona “Applica solo a questa immagine” in modo che l’impostazione si applichi a tutte le immagini contemporaneamente. Poi scegli una risoluzione. Per qualsiasi contenuto da leggere sullo schermo o da inviare via e-mail, 150 ppi sono più che sufficienti. Per la stampa, 220 ppi mantengono alta la qualità riducendo comunque le dimensioni.

La guida ufficiale di Microsoft illustra proprio questo stesso flusso di lavoro “Comprimi immagini” per ridurre le dimensioni delle immagini in Word e, onestamente, è il pulsante più efficace di tutto il programma per questa operazione.

C’è anche un’impostazione che ti permette di ridurre lo spazio occupato e che vale la pena attivare. Vai su File > Opzioni > Avanzate, scorri fino alla sezione immagini e spunta la casella “Elimina i dati di modifica”. Word conserva la versione originale non ritagliata di ogni immagine che ritagli, nel caso in cui un giorno volessi recuperarla. Eliminare quei dati può ridurre notevolmente le dimensioni del file nei documenti con molte immagini ritagliate.

Dopo questo passaggio, controlla la dimensione del file. Un documento da 24 MB spesso scende a 3 o 4 MB proprio in questa fase. Di solito è più che sufficiente per superare il limite di peso delle email con un bel margine.

Passo 2: Gestisci i font incorporati

I caratteri sono la seconda causa principale del problema e colgono di sorpresa perché sono invisibili. Quando il tuo documento incorpora dei caratteri, Word inserisce l’intero font nel file in modo che venga visualizzato correttamente anche su computer che non hanno quel font installato.

Davvero utile per un documento ricco di elementi grafici destinato a computer sconosciuti. Un peso morto per una nota interna. I font incorporati possono aumentare notevolmente le dimensioni di un file, a seconda del numero di caratteri tipografici e set di caratteri utilizzati.

Per controllare e modificare questa impostazione, vai su File > Opzioni > Salva. In fondo alla pagina vedrai l’opzione “Incorpora i caratteri nel file”. Se è spuntata e non ti serve, deselezionala. Se invece ti serve, seleziona la sottoopzione “Non incorporare i font di sistema comuni“, che esclude quelli standard già presenti su ogni computer e incorpora solo quelli meno comuni.

Il Windows Club ne parla insieme a diversi altri metodi per comprimere un documento Word, e la gestione dei caratteri è uno dei vantaggi più sottovalutati della lista.

Passaggio 3: Correggi il formato del file

Il formato è la terza leva, e nei file più vecchi è più importante di quanto si pensi. Un documento salvato nel vecchio formato .doc memorizza i dati in modo molto meno efficiente rispetto al moderno .docx, che in realtà è un archivio compresso sotto il cofano.

Hai un vecchio file .doc? La soluzione è semplice. Vai su File > Salva con nome e scegli “Documento Word (.docx) “ come tipo di file. Per un file che si trascina dietro il vecchio formato da anni, questa semplice operazione può ridurre notevolmente le dimensioni senza alcuna perdita di qualità, perché il formato .docx comprime tutto automaticamente.

Guarda l’ultima riga. È da lì che partono la maggior parte delle guide. Ma in realtà va messa per ultima.

Le cose da poco, per quando ti servono ancora qualche KB in più

A volte hai già completato tutti e tre i passaggi principali e sei comunque appena oltre il limite. È in quel momento che i piccoli ritocchi trovano il loro spazio, non prima.

Disattiva temporaneamente il recupero automatico oppure riduci la quantità di dati salvati, anche se si tratta, nel migliore dei casi, di un vantaggio minimo. Elimina tutti gli stili personalizzati che non usi più. Se hai incollato contenuti da una pagina web o da un altro documento, elimina la formattazione residua premendo Ctrl+Spazio sul testo selezionato. E controlla se ci sono oggetti nascosti o incorporati, come fogli di calcolo o vecchi PDF che hai inserito e di cui ti sei dimenticato.

Nessuna di queste soluzioni basta da sola a risolvere il problema di un file troppo pesante. Ma se le usi tutte insieme su un documento già ottimizzato, potrebbero farti guadagnare quelle ultime centinaia di KB.

“La soluzione giusta non è quasi mai la prima di un elenco di otto. Comprimi le immagini, controlla le dimensioni e di solito hai già finito prima ancora di arrivare al secondo passaggio.”

Compressori online: quando sono utili e quando no

Sei su un Chromebook, uno smartphone o un computer aziendale con restrizioni che non ti permette di accedere a Word in modo completo? Gli strumenti basati sul browser colmano questa lacuna. Servizi come il compressore online di Smallpdf per i file Word accettano il caricamento di file .docx e restituiscono un file più piccolo, soprattutto applicando lo stesso ridimensionamento delle immagini che Word fa di default.

Due avvertenze da tenere a mente. Innanzitutto, stai caricando il tuo documento su un server di terze parti, quindi evita del tutto di usare questa funzione per qualsiasi cosa di riservato: contratti, documenti finanziari, qualsiasi cosa contenga dati personali. In secondo luogo, si tratta di una soluzione di ripiego, non di un miglioramento. Quando hai Word aperto sul tuo computer, lo strumento integrato “Comprimi immagini” ti offre un maggiore controllo e mantiene il file privato.

Una breve nota su come farlo in modo legale

Tutto quello che ho detto finora funziona allo stesso modo, sia che Word sia attivato correttamente o meno. Ma una versione non attivata ti tormenta continuamente e alla fine ti blocca le funzioni di modifica, costringendoti a pagare per usarle: è davvero una brutta sorpresa da scoprire proprio quando sei a un passo dalla scadenza. Una copia con licenza regolare, invece, funziona e basta.

Se la tua installazione di Office funziona con una versione di prova o con un codice scaduto, una licenza originale risolve definitivamente il problema. Keyfy.com vende codici autentici per Microsoft Office e Microsoft 365, acquistati tramite canali legittimi e inviati via e-mail subito dopo il pagamento, solitamente a prezzi ben inferiori a quelli al dettaglio. È la differenza tra dover lottare con le richieste di attivazione e ricevere semplicemente il tuo documento.

Come risolvere i problemi più comuni

Le immagini si vedono ancora bene dopo la compressione. Bene, è proprio questo il punto. A 150 ppi, chi guarda lo schermo o legge le e-mail non noterà alcuna differenza. Se hai davvero bisogno di una qualità da stampa, usa invece 220 ppi e accetta un file leggermente più grande.

Il file si è ridotto di pochissimo. Probabilmente il problema non sono le immagini. Controlla se ci sono font incorporati (Passo 2) e assicurati di usare il formato .docx, non .doc (Passo 3). Se è un documento con molto testo e senza immagini, potrebbe semplicemente non esserci molto da ridurre.

L’opzione “Comprimi immagini” è disattivata. Per prima cosa devi selezionare un’immagine. Clicca su un’immagine e apparirà la scheda “Formato immagine” con il pulsante “Comprimi”.

La qualità è calata troppo. Una volta salvato, il file Word non può più essere decompresso. Fai una copia di backup dell’originale prima di comprimere il file, così potrai rifarlo con un ppi più alto se serve.

Domande frequenti

Quanto può diventare piccolo un documento di Word, in realtà?
Un documento di sole poche pagine, composto esclusivamente da testo, può essere davvero molto piccolo. La dimensione dipende quasi interamente dalle immagini, quindi la dimensione minima di un documento dipende dal numero di immagini che deve contenere e dalla loro risoluzione.

La compressione delle immagini ne compromette la qualità?
Non è per un uso normale. A 150 ppi, le immagini compresse appaiono identiche sia sullo schermo che nelle e-mail. Noteresti la differenza solo nella stampa professionale, ed è proprio a questo che serve l’opzione a 220 ppi.

Perché il mio file di Word è troppo grande per essere inviato via e-mail anche dopo aver eliminato alcune pagine?
Eliminare le pagine di testo non serve a molto se le immagini rimangono nelle pagine rimanenti. Il testo è minuscolo rispetto alle immagini. Prova invece a usare la funzione “Comprimi immagini” su tutto il documento.

Salvarlo in formato PDF lo rende più piccolo?
A volte, ma non sempre, e il formato cambia completamente. Se chi riceve ha bisogno di un file Word modificabile, comprimi invece il file .docx. Se va bene un PDF statico, l’esportazione può essere d’aiuto, anche se un PDF con immagini non compresse rimane comunque di grandi dimensioni.

Mi serve uno strumento a pagamento per comprimere un documento Word?
No. Tutto ciò che serve è già integrato in Word. I compressori online e gli strumenti a pagamento, per lo più, non fanno altro che riproporre lo stesso processo di riduzione della risoluzione delle immagini, quindi la soluzione gratuita e integrata copre praticamente ogni caso.

La versione breve

Prima di tutto le immagini, sempre. Comprimile a 150 ppi, elimina i dati di modifica e controlla la dimensione del file prima di toccare qualsiasi altra cosa. Superi ancora il limite? Rimuovi i font incorporati non necessari e assicurati di salvare in formato .docx. Le piccole modifiche vengono per ultime, perché sono quelle che fanno risparmiare meno spazio.

Se la metti così, capire come ridurre le dimensioni dei file di Word diventa semplice: un problema legato alle dimensioni elevate di un documento Word, che prima ti faceva perdere venti minuti, di solito si risolve in due.