Jak zmniejszyć rozmiar dokumentu programu Word

Ktoś naciska „Wyślij”, a wiadomość wraca z błędem. Załącznik jest za duży. Termin oddania raportu upływa za dziesięć minut, klient czeka, a Outlook nie chce przekroczyć limitu 20 MB. Zaczyna się więc gorączka, zazwyczaj od desperackiego poszukiwania czegokolwiek, co pozwoli zmniejszyć rozmiar o kilka kilobajtów.

Większość poradników tylko pogarsza tę sytuację. Podają osiem wskazówek w przypadkowej kolejności, przez co użytkownicy zaczynają od wyczyszczenia historii cofania lub wyłączenia automatycznego zapisywania, oszczędzając w ten sposób może 30 KB, podczas gdy plik o rozmiarze 24 MB pozostaje nietknięty. To, co faktycznie powoduje nadmierne powiększenie dokumentu, prawie zawsze znajduje się na widoku.

Chodzi o obrazy. A kiedy już wiesz, jak zmniejszyć rozmiar plików dokumentów programu Word we właściwej kolejności, plik, który jest zbyt duży, by wysłać go e-mailem, zazwyczaj w ciągu kilku minut mieści się w limicie.

Dlaczego typowe porady są stratą czasu

Wystarczy otworzyć dowolny poradnik dotyczący stylów list, a zobaczysz ten sam schemat. Wyczyść formatowanie. Usuń stare wersje. Wyłącz automatyczne zapisywanie w tle. Przekonwertuj na nowszy format. Każda z tych wskazówek pozwala oczywiście zaoszczędzić trochę czasu, ale są one przedstawiane jako równorzędne, choć w rzeczywistości wcale tak nie jest.

Oto sedno problemu. Dokument zawierający kilkanaście zdjęć w wysokiej rozdzielczości, wklejonych bezpośrednio z aparatu w telefonie, może zajmować 20 MB lub więcej samych tylko danych graficznych. Sam tekst, nawet na 40 stronach, może zajmować zaled wie 200 KB. Kiedy więc poradnik zaleca „usunięcie nieużywanych stylów”, poprawia to tylko te 200 KB, a ignoruje 20 MB.

Dział pomocy technicznej Baruch College właściwie ustala priorytety, zwracając uwagę, że zmniejszenie rozdzielczości obrazów jest głównym czynnikiem wpływającym na rozmiar pliku programu Word. To rozwiązanie, które zawsze warto zastosować w pierwszej kolejności.

Chodzi o to, że uszeregowanie rozwiązań według rzeczywistych oszczędności całkowicie zmienia podejście. Wystarczy wykonać jedno ważne działanie, sprawdzić rozmiar pliku i często to już wszystko.

Jak zmniejszyć rozmiar dokumentu programu Word: metoda, która naprawdę działa

Oto co należy zrobić, w kolejności według tego, ile każdy krok pozwala zaoszczędzić w typowym, nadmiernie rozbudowanym dokumencie.

Krok 1: Skompresuj obrazy (to stanowi większość pracy)

To właśnie obrazy są niemal zawsze przyczyną problemu związanego z dużym rozmiarem plików dokumentów Worda. Zdjęcia wykonane nowoczesnymi telefonami i aparatami mają szerokość 4 000 pikseli lub więcej, ale w dokumencie są wyświetlane jedynie w ułamku tej wartości. Wszystkie te dodatkowe piksele są mimo to zapisywane, co powoduje jedynie zwiększenie rozmiaru pliku.

Program Word posiada wbudowane narzędzie do tego celu. Oto ścieżka dostępu:

Kliknij dowolny obrazek w dokumencie, a następnie przejdź do zakładki „Format obrazu ” – pojawia się ona tylko wtedy, gdy obrazek jest zaznaczony. Kliknij opcję „Kompresuj obrazy”. Odznacz opcję „Zastosuj tylko do tego obrazu”, aby ustawienie objęło wszystkie obrazy jednocześnie. Następnie wybierz rozdzielczość. W przypadku treści wyświetlanych na ekranie lub wysyłanych pocztą elektroniczną wystarczy 150 ppi. W przypadku druku rozdzielczość 220 ppi pozwala zachować wysoką jakość przy jednoczesnym zmniejszeniu rozmiaru pliku.

Własna instrukcja firmy Microsoft opisuje ten sam proces kompresji obrazów, służący do zmniejszenia rozmiaru obrazów w programie Word, i szczerze mówiąc, jest to najskuteczniejszy przycisk w całym programie przeznaczony do tego zadania.

Warto też włączyć opcję zapewniającą mniejsze obciążenie systemu. W menu „Plik” > „Opcje” > „Zaawansowane” przewiń do sekcji „Obrazy” i zaznacz opcję „Usuń dane edycji”. Program Word zachowuje oryginalną, nieprzyciętą wersję każdego przyciętego obrazu na wypadek, gdybyś kiedyś chciał go odzyskać. Usunięcie tych danych może znacznie zmniejszyć rozmiar pliku w dokumentach zawierających wiele przyciętych obrazów.

Po wykonaniu tej czynności sprawdź rozmiar pliku. Dokument o rozmiarze 24 MB często zmniejsza się w tym momencie do 3 lub 4 MB. Zazwyczaj wystarcza to, by zmieścić się w limicie wiadomości e-mail, a nawet pozostaje jeszcze trochę wolnego miejsca.

Krok 2: Obsługa czcionek osadzonych

Czcionki są drugim co do wielkości źródłem problemów i zaskakują użytkowników, ponieważ są niewidoczne. Gdy dokument zawiera osadzone czcionki, program Word dołącza cały zestaw czcionek do pliku, aby wyświetlał się on poprawnie na komputerach, na których dana czcionka nie jest zainstalowana.

To naprawdę przydatne rozwiązanie w przypadku materiałów o bogatej oprawie graficznej, które trafiają na nieznane komputery. W przypadku notatek wewnętrznych jest to jednak zbędny balast. Wbudowane czcionki mogą znacznie zwiększyć rozmiar pliku, w zależności od liczby użytych krojów czcionek i zestawów znaków.

Aby to sprawdzić i zmienić, przejdź do menu Plik > Opcje > Zapisz. Na dole zobaczysz opcję „Osadzaj czcionki w pliku”. Jeśli jest zaznaczona, a nie jest ci to potrzebne, odznacz ją. Jeśli jednak jest to potrzebne, zaznacz opcję „Nie osadzaj popularnych czcionek systemowych”, która pomija standardowe czcionki, które są już zainstalowane na każdym komputerze, i osadza tylko te mniej popularne.

Serwis „The Windows Club” omawia tę metodę wraz z kilkoma innymi sposobami kompresji dokumentu programu Word, a obsługa czcionek jest jedną z częściej pomijanych zalet na tej liście.

Krok 3: Popraw format pliku

Format jest trzecim czynnikiem i w przypadku starszych plików ma większe znaczenie, niż się powszechnie uważa. Dokument zapisany w starszym formacie .doc przechowuje dane znacznie mniej efektywnie niż nowoczesny format .docx, który w rzeczywistości jest skompresowanym archiwum.

Masz stary plik .doc? Rozwiązanie jest proste. Wybierz opcję „Plik” > „Zapisz jako” i jako typ pliku wybierz „Dokument programu Word (.docx) ”. W przypadku pliku, który od lat „ciąga” ze sobą stary format, już samo to może znacznie zmniejszyć jego rozmiar bez utraty jakości, ponieważ format .docx automatycznie kompresuje całą zawartość.

Zwróć uwagę na ostatni wiersz. To właśnie od niego zaczyna się większość przewodników. Powinien znajdować się na końcu.

Drobiazgi – na wypadek, gdybyś potrzebował jeszcze kilku KB

Czasami zdarza się, że wykonałeś już wszystkie trzy główne etapy, a i tak wciąż nie do końca ci się to udaje. Właśnie wtedy przydają się drobne poprawki – nie wcześniej.

Wyłącz na chwilę funkcję automatycznego odzyskiwania lub zmniejsz zakres zapisywanych danych, choć przyniesie to co najwyżej niewielką korzyść. Usuń wszystkie nieużywane style niestandardowe. Jeśli wkleiłeś treść ze strony internetowej lub innego dokumentu, usuń pozostałości formatowania, naciskając klawisze Ctrl+Spacja na zaznaczonym tekście. Sprawdź też, czy nie ma ukrytych lub osadzonych obiektów, takich jak arkusze kalkulacyjne lub stare pliki PDF, które wstawiłeś i o których zapomniałeś.

Żadna z tych metod sama w sobie nie pozwala zmniejszyć rozmiaru nadmiernie rozbudowanego pliku. Jednak zastosowane łącznie w przypadku dokumentu, który został już zoptymalizowany, mogą pozwolić zaoszczędzić ostatnie kilkaset KB.

„Rozwiązanie, które naprawdę ma znaczenie, prawie nigdy nie jest tym, które pojawia się jako pierwsze na liście ośmiu. Wystarczy skompresować obrazy, sprawdzić ich rozmiar i zazwyczaj wszystko jest już załatwione, zanim dotrzesz do kroku drugiego”.

Kompresory online: kiedy są pomocne, a kiedy nie

Korzystasz z Chromebooka, telefonu lub zablokowanego komputera służbowego bez pełnego dostępu do programu Word? Narzędzia działające w przeglądarce wypełniają tę lukę. Usługi takie jak internetowy kompresor plików Word firmy Smallpdf umożliwiają przesłanie pliku w formacie .docx i generują plik o mniejszym rozmiarze, głównie poprzez zastosowanie tej samej metody zmniejszania rozdzielczości obrazów, którą program Word stosuje domyślnie.

Należy tu zwrócić uwagę na dwie kwestie. Po pierwsze, przesyłasz dokument na serwer zewnętrzny, więc w przypadku wszelkich poufnych materiałów – umów, dokumentów finansowych czy jakichkolwiek materiałów zawierających dane osobowe – lepiej całkowicie zrezygnować z tej opcji. Po drugie, są one rozwiązaniem awaryjnym, a nie ulepszeniem. Gdy masz przed sobą otwarty program Word, wbudowane narzędzie „Kompresuj obrazy” zapewnia większą kontrolę i pozwala zachować prywatność pliku.

Krótka uwaga na temat legalnego sposobu postępowania

Wszystko, o czym mowa powyżej, działa tak samo, niezależnie od tego, czy program Word jest legalnie aktywowany, czy nie. Jednak nieaktywowana wersja nieustannie wyświetla irytujące komunikaty, a w końcu blokuje funkcje edycji, wymagając opłaty – co jest naprawdę przykrym doświadczeniem, gdy odkrywa się to tuż przed terminem. Prawidłowo licencjonowana kopia po prostu działa.

Jeśli Twoja instalacja pakietu Office działa w trybie próbnym lub na wygasłym kluczu, oryginalna licencja raz na zawsze wyeliminuje te utrudnienia. Keyfy.com sprzedaje autentyczne klucze do pakietów Microsoft Office i Microsoft 365, pozyskane z legalnych źródeł, dostarczane pocztą elektroniczną zaraz po sfinalizowaniu zakupu, zazwyczaj po cenach znacznie niższych od detalicznych. To różnica między zmaganiem się z monitami o aktywację a po prostu otrzymaniem dokumentu.

Rozwiązywanie typowych problemów

Po kompresji obrazy nadal wyglądają dobrze. Świetnie, o to właśnie chodzi. Przy rozdzielczości 150 ppi użytkownicy przeglądający pliki na ekranie lub w wiadomościach e-mail nie zauważą różnicy. Jeśli naprawdę potrzebujesz jakości drukarskiej, użyj rozdzielczości 220 ppi i pogódź się z nieco większym rozmiarem pliku.

Rozmiar pliku prawie się nie zmniejszył. Przyczyną nadmiernego rozmiaru prawdopodobnie nie są obrazy. Sprawdź, czy nie ma osadzonych czcionek (krok 2) i upewnij się, że plik ma rozszerzenie .docx, a nie .doc (krok 3). Jeśli jest to dokument zawierający głównie tekst i pozbawiony obrazów, po prostu może nie być zbyt wiele do usunięcia.

Opcja „Kompresuj zdjęcia” jest wyszarzona. Najpierw musisz zaznaczyć obraz. Kliknij zdjęcie, a pojawi się zakładka „Format obrazu” z przyciskiem kompresji.

Jakość zbytnio spadła. Kompresja w programie Word jest nieodwracalna po zapisaniu pliku. Przed kompresją należy zachować kopię zapasową oryginału, aby w razie potrzeby można było ponownie wykonać kompresję przy wyższej wartości ppi.

Najczęściej zadawane pytania

Jak mały może być w rzeczywistości dokument programu Word?
Dokument zawierający wyłącznie tekst, liczący zaledwie kilka stron, może być naprawdę bardzo mały. Rozmiar zależy niemal wyłącznie od obrazów, więc minimalny rozmiar dokumentu zależy od tego, ile obrazów musi on zawierać i w jakiej rozdzielczości.

Czy kompresja obrazów pogorszy ich jakość?
Nie nadaje się do zwykłego użytku. Przy rozdzielczości 150 ppi skompresowane obrazy wyglądają identycznie zarówno na ekranie, jak i w wiadomościach e-mail. Różnicę można dostrzec jedynie w przypadku profesjonalnego druku – właśnie do tego służy opcja 220 ppi.

Dlaczego mój plik programu Word jest zbyt duży, by wysłać go e-mailem, nawet po usunięciu stron?
Usunięcie stron tekstowych prawie nic nie daje, jeśli na pozostałych stronach nadal znajdują się obrazy. Tekst zajmuje niewiele miejsca w porównaniu z obrazami. Zamiast tego uruchom funkcję „Kompresja obrazów” dla całego dokumentu.

Czy zapisanie pliku w formacie PDF zmniejsza jego rozmiar?
Czasami, ale nie zawsze, a ponadto całkowicie zmienia to format pliku. Jeśli odbiorca potrzebuje edytowalnego pliku Worda, lepiej skompresować plik .docx. Jeśli wystarczy statyczny plik PDF, pomocne może być wyeksportowanie pliku, choć plik PDF zawierający nieskompresowane obrazy również pozostaje duży.

Czy do kompresji dokumentu programu Word potrzebne jest płatne narzędzie?
Nie. Wszystko, co niezbędne, jest wbudowane w sam program Word. Kompresory online i płatne narzędzia w większości przypadków po prostu wykorzystują tę samą metodę zmniejszania rozdzielczości obrazu, więc bezpłatne, wbudowane rozwiązania sprawdzają się niemal w każdym przypadku.

W skrócie

Najpierw zawsze zajmij się obrazami. Skompresuj je do rozdzielczości 150 ppi, usuń dane edycji i sprawdź rozmiar pliku, zanim zajmiesz się czymkolwiek innym. Nadal przekraczasz limit? Usuń zbędne osadzone czcionki i upewnij się, że zapisujesz plik w formacie .docx. Drobne poprawki należy wprowadzać na samym końcu, ponieważ dają najmniejsze oszczędności.

Gdy spojrzy się na to z tej perspektywy, zmniejszenie rozmiaru plików dokumentów programu Word staje się proste: problem związany z dużym rozmiarem pliku dokumentu programu Word, którego rozwiązanie zajmowało wcześniej dwadzieścia minut, zazwyczaj udaje się rozwiązać w dwie minuty.