Πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός εγγράφου του Word

Κάποιος πατάει το κουμπί «Αποστολή» και το μήνυμα επιστρέφεται. Το συνημμένο είναι πολύ μεγάλο. Η έκθεση πρέπει να παραδοθεί σε δέκα λεπτά, ο πελάτης περιμένει και το Outlook δεν υποχωρεί από το όριο των 20 MB. Έτσι ξεκινά η αναστάτωση, συνήθως με μια απεγνωσμένη αναζήτηση για οτιδήποτε μπορεί να μειώσει το μέγεθος κατά μερικά kilobytes.

Οι περισσότεροι οδηγοί κάνουν αυτή τη διαδικασία ακόμα πιο δύσκολη. Παρέχουν οκτώ συμβουλές χωρίς συγκεκριμένη σειρά, με αποτέλεσμα οι χρήστες να αρχίζουν καθαρίζοντας το ιστορικό αναίρεσης ή απενεργοποιώντας την αυτόματη αποθήκευση, εξοικονομώντας ίσως 30 KB, ενώ ένα αρχείο 24 MB παραμένει ανέγγιχτο. Αυτό που πραγματικά «φουσκώνει» το έγγραφο βρίσκεται σχεδόν πάντα μπροστά στα μάτια μας.

Πρόκειται για εικόνες. Και μόλις μάθετε πώς να μειώνετε το μέγεθος των αρχ είων του Word με τη σωστή σειρά, ένα αρχείο του Word που είναι πολύ μεγάλο για να σταλεί μέσω email συνήθως φτάνει κάτω από το όριο μέσα σε λίγα λεπτά.

Γιατί οι συνηθισμένες συμβουλές σας κάνουν να χάνετε χρόνο

Ανοίξτε οποιονδήποτε οδηγό για τη δημιουργία λιστών και θα δείτε το ίδιο μοτίβο. Καθαρίστε τη μορφοποίηση. Διαγράψτε παλιές εκδόσεις. Απενεργοποιήστε την αυτόματη αποθήκευση. Μετατρέψτε το αρχείο σε νεότερη μορφή. Κάθε συμβουλή συμβάλλει στην εξοικονόμηση χώρου, βεβαίως, αλλά παρουσιάζονται ως ισότιμες, ενώ στην πραγματικότητα δεν είναι καθόλου έτσι.

Εδώ είναι το πραγματικό πρόβλημα. Ένα έγγραφο με μια ντουζίνα φωτογραφίες υψηλής ανάλυσης που έχουν επικολληθεί απευθείας από την κάμερα ενός κινητού τηλεφώνου μπορεί να περιέχει 20 MB ή και περισσότερα δεδομένα εικόνας μόνο. Το ίδιο το κείμενο, ακόμη και αν εκτείνεται σε 40 σελίδες, μπορεί να είναι 200 KB. Έτσι, όταν ένας οδηγός προτείνει να «διαγράψετε τα στυλ που δεν χρησιμοποιείτε», βελτιώνει τα 200 KB και αγνοεί τα 20 MB.

Το τμήμα τεχνικής υποστήριξης του Baruch College θέτει σωστά τις προτεραιότητες, επισημαίνοντας ότι η μείωση της ανάλυσης της εικόνας αποτελεί τον κύριο παράγοντα που επηρεάζει το μέγεθος ενός αρχείου Word. Αυτή είναι η λύση που αξίζει να εφαρμόζεται πρώτα, κάθε φορά.

Το θέμα είναι ότι η κατάταξη των διορθώσεων με βάση την πραγματική εξοικονόμηση αλλάζει εντελώς την προσέγγιση. Κάνε τη μία σημαντική ενέργεια, έλεγξε το μέγεθος του αρχείου, και συχνά έχεις ήδη τελειώσει.

Πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός εγγράφου του Word: η μέθοδος που πραγματικά λειτουργεί

Ακολουθούν οι ενέργειες που πρέπει να κάνετε, ταξινομημένες ανάλογα με το πόσο εξοικονομεί κάθε βήμα σε ένα τυπικό «φουσκωμένο» έγγραφο.

Βήμα 1: Συμπίεση των εικόνων (αυτό αποτελεί το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας)

Οι εικόνες είναι σχεδόν πάντα η αιτία για την ύπαρξη του προβλήματος του μεγάλου μεγέθους ενός εγγράφου του Word. Οι φωτογραφίες που τραβούν τα σύγχρονα κινητά και οι φωτογραφικές μηχανές έχουν πλάτος 4.000 εικονοστοιχεία ή και περισσότερο, αλλά ένα έγγραφο τις εμφανίζει πάντα μόνο σε ένα μικρό μέρος αυτού του μεγέθους. Όλα αυτά τα επιπλέον εικονοστοιχεία αποθηκεύονται ούτως ή άλλως, με αποτέλεσμα να αυξάνουν απλώς το μέγεθος του αρχείου.

Το Word διαθέτει ένα ενσωματωμένο εργαλείο για αυτό. Ακολουθεί η διαδρομή:

Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε εικόνα στο έγγραφο και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Μορφή εικόνας» — η οποία εμφανίζεται μόνο όταν είναι επιλεγμένη μια εικόνα. Κάντε κλικ στην επιλογ ή «Συμπίεση εικόνων». Καταργήστε την επιλογή «Εφαρμογή μόνο σε αυτήν την εικόνα», ώστε η ρύθμιση να εφαρμοστεί ταυτόχρονα σε όλες τις εικόνες. Στη συνέχεια, επιλέξτε μια ανάλυση. Για οτιδήποτε διαβάζεται στην οθόνη ή αποστέλλεται μέσω email, τα 150 ppi είναι επαρκή. Για εκτύπωση, τα 220 ppi διατηρούν την ποιότητα σε υψηλό επίπεδο, ενώ ταυτόχρονα μειώνουν το μέγεθος.

Οι ίδιες οι οδηγίες της Microsoft περιγράφουν βήμα προς βήμα αυτή την ίδια διαδικασία «Συμπίεση εικόνων» για τη μείωση του μεγέθους των εικόνων στο Word, και, ειλικρινά, αυτό είναι το πιο αποτελεσματικό κουμπί σε ολόκληρο το πρόγραμμα για αυτή τη λειτουργία.

Υπάρχει επίσης μια ρύθμιση που μειώνει το μέγεθος του αρχείου και αξίζει να ενεργοποιήσετε. Από το μενού «Αρχείο» > «Επιλογές» > «Για προχωρημένους», μεταβείτε στην ενότητα «Εικόνες» και επιλέξτε το πλαίσιο «Απόρριψη δεδομένων επεξεργασίας». Το Word διατηρεί την αρχική, μη περικομμένη έκδοση κάθε εικόνας που περικόπτετε, για την περίπτωση που θελήσετε να την επαναφέρετε κάποια μέρα. Η απόρριψη αυτών των δεδομένων μπορεί να μειώσει αισθητά το μέγεθος του αρχείου σε έγγραφα που περιέχουν πολλές περικομμένες εικόνες.

Μετά από αυτό το βήμα, ελέγξτε το μέγεθος του αρχείου σας. Ένα έγγραφο 24 MB συχνά μειώνεται στα 3 ή 4 MB ακριβώς σε αυτό το σημείο. Συνήθως αυτό αρκεί για να ξεπεράσετε το όριο ενός email με άνεση.

Βήμα 2: Διαχείριση ενσωματωμένων γραμματοσειρών

Οι γραμματοσειρές είναι ο δεύτερος μεγαλύτερος ένοχος και αιφνιδιάζουν τους χρήστες, καθώς είναι αόρατες. Όταν το έγγραφό σας περιέχει ενσωματωμένες γραμματοσειρές, το Word συμπιέζει ολόκληρη τη γραμματοσειρά στο αρχείο, ώστε να εμφανίζεται σωστά σε υπολογιστές που δεν έχουν εγκατεστημένη τη συγκεκριμένη γραμματοσειρά.

Είναι πραγματικά χρήσιμο για ένα έντυπο με έντονο σχεδιαστικό χαρακτήρα που προορίζεται για άγνωστους υπολογιστές. Αποτελεί περιττό βάρος για ένα εσωτερικό σημείωμα. Οι ενσωματωμένες γραμματοσειρές μπορούν να αυξήσουν σημαντικά το μέγεθος ενός αρχείου, ανάλογα με τον αριθμό των γραμματοσειρών και των συνόλων χαρακτήρων που περιλαμβάνονται.

Για να το ελέγξετε και να το αλλάξετε, μεταβείτε στο μενού «Αρχείο» (File) > «Επιλογές» ( > ) > «Επιλογές» ( > ) και πατήστε «Αποθήκευση» (Save). Στο κάτω μέρος θα δείτε την επιλογή «Ενσωμάτωση γραμματοσειρών στο αρχείο» (Embed fonts in the file). Αν είναι επιλεγμένη και δεν τη χρειάζεστε, αποεπιλέξτε την. Αν τη χρειάζεστε, επιλέξτε την υποεπιλογή «Να μην ενσωματώνονται οι κοινές γραμματοσειρές του συστήματος», η οποία παραλείπει τις τυπικές γραμματοσειρές που διαθέτει ήδη κάθε υπολογιστής και ενσωματώνει μόνο τις ασυνήθιστες.

Το Windows Club αναλύει αυτό το θέμα, μαζί με διάφορες άλλες μεθόδους συμπίεσης ενός εγγράφου του Word, και η διαχείριση των γραμματοσειρών αποτελεί ένα από τα πιο παραγνωρισμένα πλεονεκτήματα της λίστας.

Βήμα 3: Διόρθωση της μορφής του αρχείου

Η μορφή αποτελεί τον τρίτο παράγοντα και, όσον αφορά τα παλαιότερα αρχεία, έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι πιστεύουν οι περισσότεροι. Ένα έγγραφο που έχει αποθηκευτεί στην παλαιά μορφή .doc αποθηκεύει τα δεδομένα με πολύ λιγότερο αποδοτικό τρόπο σε σύγκριση με τη σύγχρονη μορφή .docx, η οποία στην ουσία είναι ένα συμπιεσμένο αρχείο.

Έχετε κάποιο παλιό αρχείο .doc; Η λύση είναι απλή. Πηγαίνετε στο μενού «Αρχείο» > «Αποθήκευση ως» και επιλέξτε «Έγγραφο Word (.docx)» ως τύπο αρχείου. Σε ένα αρχείο που κουβαλάει την παλιά του μορφή εδώ και χρόνια, αυτό και μόνο μπορεί να μειώσει σημαντικά το μέγεθός του χωρίς καμία απώλεια ποιότητας, καθώς η μορφή .docx συμπιέζει αυτόματα όλα τα στοιχεία.

Προσέξτε την τελευταία σειρά. Από εκεί ξεκινούν οι περισσότεροι οδηγοί. Πρέπει να βρίσκεται τελευταία.

Τα μικρά πράγματα, για τις περιπτώσεις που χρειάζεσαι ακόμα λίγα KB

Μερικές φορές έχεις ολοκληρώσει και τα τρία βασικά βήματα, αλλά εξακολουθείς να είσαι ακριβώς πάνω από το όριο. Τότε είναι που οι μικρές πινελιές αποκτούν τη σημασία τους, όχι πριν.

Απενεργοποιήστε προσωρινά τη λειτουργία «Αυτόματη ανάκτηση» ή μειώστε τον όγκο των δεδομένων που αποθηκεύονται, αν και αυτό αποτελεί, στην καλύτερη περίπτωση, ένα μικρό κέρδος. Διαγράψτε τυχόν προσαρμοσμένα στυλ που δεν χρησιμοποιείτε. Εάν έχετε επικολλήσει περιεχόμενο από μια ιστοσελίδα ή άλλο έγγραφο, διαγράψτε την υπολειπόμενη μορφοποίηση πατώντας Ctrl+Space στο επιλεγμένο κείμενο. Επίσης, ελέγξτε για κρυφά ή ενσωματωμένα αντικείμενα, όπως υπολογιστικά φύλλα ή παλιά αρχεία PDF που έχετε προσθέσει και έχετε ξεχάσει.

Καμία από αυτές τις μεθόδους δεν μπορεί από μόνη της να μειώσει το μέγεθος ενός υπερμεγέθους αρχείου. Ωστόσο, αν τις εφαρμόσετε όλες μαζί σε ένα έγγραφο που έχει ήδη βελτιωθεί, μπορεί να σας εξοικονομήσουν τις τελευταίες εκατοντάδες KB.

«Η λύση που έχει σημασία δεν είναι σχεδόν ποτέ η πρώτη που εμφανίζεται σε μια λίστα οκτώ επιλογών. Συμπίεσε τις εικόνες, έλεγξε το μέγεθος, και συνήθως έχεις τελειώσει πριν φτάσεις στο δεύτερο βήμα.»

Διαδικτυακοί συμπιεστές: πότε βοηθούν και πότε όχι

Χρησιμοποιείτε Chromebook, κινητό ή έναν περιορισμένο υπολογιστή εργασίας χωρίς πλήρη πρόσβαση στο Word; Τα εργαλεία που λειτουργούν μέσω του προγράμματος περιήγησης καλύπτουν αυτό το κενό. Υπηρεσίες όπως το διαδικτυακό πρόγραμμα συμπίεσης αρχείων Word της Smallpdf δέχονται αρχεία .docx και παράγουν ένα μικρότερο αρχείο, κυρίως εφαρμόζοντας την ίδια διαδικασία μείωσης της ανάλυσης των εικόνων που χρησιμοποιεί εγγενώς το Word.

Δύο προειδοποιήσεις εδώ. Πρώτον, ανεβάζετε το έγγραφό σας σε διακομιστή τρίτου μέρους, οπότε αποφύγετε εντελώς αυτή τη μέθοδο για οτιδήποτε εμπιστευτικό — συμβόλαια, οικονομικά έγγραφα, οτιδήποτε περιέχει προσωπικά δεδομένα. Δεύτερον, πρόκειται για λύση έκτακτης ανάγκης, όχι για αναβάθμιση. Όταν έχετε ανοιχτό το Word, το ενσωματωμένο εργαλείο «Συμπίεση εικόνων» σας προσφέρει μεγαλύτερο έλεγχο και διατηρεί το αρχείο ιδιωτικό.

Μια σύντομη σημείωση σχετικά με τον νόμιμο τρόπο για να το κάνετε αυτό

Όλα τα παραπάνω λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο, ανεξάρτητα από το αν το Word είναι πραγματικά ενεργοποιημένο ή όχι. Ωστόσο, μια μη ενεργοποιημένη έκδοση εμφανίζει συνεχώς ειδοποιήσεις και, τελικά, περιορίζει την πρόσβαση στις λειτουργίες επεξεργασίας, κάτι που είναι πολύ δυσάρεστο να το ανακαλύψει κανείς τη στιγμή που πλησιάζει η προθεσμία. Ένα αντίγραφο με έγκυρη άδεια χρήσης απλώς λειτουργεί.

Εάν η εγκατάσταση του Office σας λειτουργεί με δοκιμαστικό κλειδί ή με κλειδί που έχει λήξει, μια γνήσια άδεια χρήσης εξαλείφει αυτό το πρόβλημα μια για πάντα. Το Keyfy.com πωλεί αυθεντικά κλειδιά για το Microsoft Office και το Microsoft 365, τα οποία προέρχονται από νόμιμες πηγές και παραδίδονται μέσω email αμέσως μετά την ολοκλήρωση της αγοράς, συνήθως σε τιμές πολύ χαμηλότερες από τις λιανικές. Είναι η διαφορά μεταξύ του να παλεύετε με τα μηνύματα ενεργοποίησης και του να στέλνετε απλά το έγγραφό σας.

Αντιμετώπιση των συνηθισμένων προβλημάτων

Οι εικόνες εξακολουθούν να φαίνονται εντάξει μετά τη συμπίεση. Ωραία, αυτό είναι το θέμα. Στα 150 ppi, οι χρήστες της οθόνης και των προγραμμάτων προβολής email δεν θα παρατηρήσουν καμία διαφορά. Αν χρειάζεστε πραγματικά ποιότητα εκτύπωσης, χρησιμοποιήστε 220 ppi και αποδεχτείτε ένα ελαφρώς μεγαλύτερο αρχείο.

Το μέγεθος του αρχείου μειώθηκε ελάχιστα. Πιθανότατα το πρόβλημα δεν οφείλεται στις εικόνες. Ελέγξτε αν υπάρχουν ενσωματωμένες γραμματοσειρές (Βήμα 2) και βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε μορφή .docx και όχι .doc (Βήμα 3). Αν πρόκειται για ένα έγγραφο με πολύ κείμενο και χωρίς εικόνες, ίσως απλά να μην υπάρχει πολύ υλικό για περικοπή.

Η επιλογή «Συμπίεση εικόνων» εμφανίζεται με γκρι χρώμα. Πρέπει πρώτα να επιλέξετε μια εικόνα. Κάντε κλικ σε μια εικόνα και θα εμφανιστεί η καρτέλα «Μορφή εικόνας» με το κουμπί «Συμπίεση».

Η ποιότητα έχει πέσει πάρα πολύ. Η συμπίεση στο Word είναι μονόδρομη, μόλις αποθηκευτεί το αρχείο. Φροντίστε να διατηρήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχικού αρχείου πριν από τη συμπίεση, ώστε να μπορείτε να το επαναλάβετε με υψηλότερο ppi, αν χρειαστεί.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο μικρό μπορεί να γίνει στην πραγματικότητα ένα έγγραφο του Word;
Ένα έγγραφο που περιέχει μόνο κείμενο και έχει λίγες σελίδες μπορεί πράγματι να είναι πολύ μικρό. Το μέγεθος εξαρτάται σχεδόν εξ ολοκλήρου από τις εικόνες, οπότε το ελάχιστο μέγεθος ενός εγγράφου εξαρτάται από τον αριθμό των εικόνων που πρέπει να περιλαμβάνει και από την ανάλυση τους.

Η συμπίεση των εικόνων θα επηρεάσει αρνητικά την ποιότητά τους;
Δεν προορίζεται για κανονική χρήση. Στα 150 ppi, οι συμπιεσμένες εικόνες φαίνονται πανομοιότυπες τόσο στην οθόνη όσο και στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα παρατηρήσετε διαφορά μόνο σε επαγγελματικές εκτυπώσεις, και γι’ αυτό ακριβώς προορίζεται η επιλογή των 220 ppi.

Γιατί το αρχείο μου στο Word είναι πολύ μεγάλο για να το στείλω μέσω email, ακόμα και αφού διέγραψα σελίδες;
Η διαγραφή σελίδων με κείμενο δεν βοηθά σχεδόν καθόλου αν οι εικόνες παραμένουν στις υπόλοιπες σελίδες. Το κείμενο είναι ελάχιστο σε σύγκριση με τις εικόνες. Αντ’ αυτού, εκτελέστε τη λειτουργία «Συμπίεση εικόνων» σε ολόκληρο το έγγραφο.

Η αποθήκευση σε μορφή PDF μειώνει το μέγεθος του αρχείου;
Μερικές φορές, αλλά όχι πάντα, και αλλάζει εντελώς τη μορφή του αρχείου. Αν ο παραλήπτης χρειάζεται ένα αρχείο Word που να μπορεί να επεξεργαστεί, συμπιέστε το αρχείο .docx. Αν αρκεί ένα στατικό PDF, η εξαγωγή μπορεί να βοηθήσει, αν και ένα PDF με μη συμπιεσμένες εικόνες παραμένει επίσης μεγάλο σε μέγεθος.

Χρειάζομαι κάποιο εργαλείο επί πληρωμή για να συμπιέσω ένα έγγραφο του Word;
Όχι. Όλα τα απαραίτητα εργαλεία είναι ενσωματωμένα στο ίδιο το Word. Οι διαδικτυακοί συμπιεστές και τα εργαλεία επί πληρωμή, ως επί το πλείστον, απλώς επανασυσκευάζουν την ίδια διαδικασία μείωσης της ανάλυσης της εικόνας, οπότε η δωρεάν, ενσωματωμένη λύση καλύπτει σχεδόν όλες τις περιπτώσεις.

Η σύντομη εκδοχή

Πρώτα οι εικόνες, πάντα. Συμπιέστε τις στα 150 ppi, διαγράψτε τα δεδομένα επεξεργασίας και ελέγξτε το μέγεθος του αρχείου σας πριν κάνετε οτιδήποτε άλλο. Εξακολουθεί να υπερβαίνει το όριο; Αφαιρέστε τις περιττές ενσωματωμένες γραμματοσειρές και βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύετε το αρχείο σε μορφή .docx. Οι μικρές τροποποιήσεις έρχονται τελευταίες, επειδή προσφέρουν τη μικρότερη εξοικονόμηση χώρου.

Με αυτή τη σειρά προτεραιότητας, η μείωση του μεγέθους των αρχείων του Word γίνεται απλή υπόθεση: ένα πρόβλημα με ένα μεγάλο αρχείο του Word, που παλαιότερα απαιτούσε είκοσι λεπτά, συνήθως επιλύεται σε δύο.