Come unire i dati di due fogli Excel

Un lunedì ti arrivano due file nella casella di posta. Uno contiene gli ordini del mese scorso, l’altro quelli di questo mese, e qualcuno dei capi vuole un unico report entro l’ora di pranzo. Quindi apri entrambi, inizi a copiare e incollare, e a metà strada ti rendi conto che le colonne non sono nemmeno allineate allo stesso modo. Ti suona familiare?

Ecco la parte che quasi nessuno ti dice subito. Dietro la frase“unire i dati di due fogli in Excel” si nascondono due operazioni completamente diverse, e scegliere quella sbagliata ti fa perdere un pomeriggio intero. Una consiste nel sovrapporre le righe una sopra l’altra. L’altra consiste nell’allineare le colonne una accanto all’altra usando un ID comune. Se capisci bene di cosa si tratta, il lavoro vero e proprio richiede solo pochi minuti.

Il punto è che questa guida ti aiuta prima a capire qual è l’obiettivo, poi ti indica lo strumento giusto per ciascuno. Niente congetture.

Come unire i dati di due fogli in Excel: l’errore che tutti commettono all’inizio

La maggior parte delle guide sceglie un metodo e si limita a seguirlo. Spiegano come usare VLOOKUP per sei paragrafi, oppure mostrano Power Query senza mai menzionare le ricerche. Metà dei lettori finisce sulla pagina sbagliata e se ne va ancora più confusa di quando è arrivata.

Il vero problema non è lo strumento. È che la gente fa copia-incolla a mano perché non si è mai fermata a chiedersi in che stato siano i dati. E l’incollaggio manuale può dare problemi che è facile non notare: una riga vuota di troppo qui, una colonna spostata di una posizione là, e all’improvviso il totale è sbagliato di qualche migliaio e nessuno sa perché.

Quindi, prima di tutto, fai questo rapido controllo.

• Due fogli, stesse colonne, dati diversi (ordini di gennaio + ordini di febbraio)? Devi aggiungere delle righe. È un lavoro da Power Query.
• Due fogli, colonna ID in comune, dettagli diversi (ID ordini in uno, e-mail dei clienti nell’altro)? Devi abbinare le colonne. Questo è un lavoro per XLOOKUP o INDEX/MATCH.

Quella singola domanda determina tutto ciò che seguirà. Se sbagli, nemmeno tutta la tua abilità con le formule potrà salvarti.

Primo passo: aggiungere righe con Power Query

Quando vuoi unire due fogli Excel sovrapponendoli uno sotto l’altro, Power Query è la soluzione più semplice. È integrato in Excel (scheda Dati, a partire da Excel 2016) e si aggiorna automaticamente, quindi il mese prossimo potrai inserire nuovi dati e cliccare su un solo pulsante invece di ricostruire tutto da capo.

La documentazione ufficiale di Microsoft spiega le basi su come combinare dati da più fogli, ma la procedura per l’aggiunta funziona specificatamente in questo modo.

Per prima cosa, trasforma ogni foglio in una tabella vera e propria. Clicca in un punto qualsiasi dei tuoi dati, premi Ctrl+T e seleziona la casella di controllo “Intestazioni”. Fallo per entrambi i fogli. Assegna loro un nome che ti sia familiare, ad esempio “ tblJan ” e “ tblFeb ”, nella sezione “Progettazione tabella”.

Poi carica ciascuna tabella in Power Query. Con il cursore nella prima tabella, vai su “Dati” > Da Tabella/Intervallo. Si apre l’editor. Non devi modificare nulla qui: basta chiudere e caricarlo solo come connessione (File > Chiudi e carica su > (Crea solo connessione). Ripeti l’operazione per la seconda tabella.

Ora passiamo all’aggiunta vera e propria. Dati > Ottieni dati > Combina query > Aggiungi. Scegli le tue due query, clicca su OK. Power Query inserisce le righe della seconda tabella proprio sotto quelle della prima, abbinando le colonne in base al nome delle intestazioni.

Carica il risultato in un nuovo foglio. Fatto. E il bello dell’approccio “Power Query + aggiunta a Excel ” è l’aggiornamento. La prossima volta che ricevi file aggiornati, incolla le nuove righe nelle tabelle di origine e vai su Dati > Aggiorna tutto. La tabella combinata si aggiorna automaticamente.

“L’aggiunta non ha nulla a che vedere con le formule. Si tratta semplicemente di dire a Excel che questi due gruppi sono dello stesso tipo, per poi lasciare che sia lui a metterli insieme per te ogni mese, quando ne hai bisogno.”

Se hai più di due file da unire, su Trump Excel trovi una guida dettagliata alla versione con più fogli, nella sezione dedicata all’unione dei fogli di lavoro. La logica è la stessa, solo che ci sono più voci nell’elenco di aggiunta.

Compito n. 2: abbinare le colonne con XLOOKUP o INDEX/MATCH

Questo

compito

è di natura diversa. I tuoi due fogli descrivono gli stessi dati, ma contengono colonne diverse relative a essi. Il foglio uno contiene gli ID degli ordini e gli importi. Il foglio due contiene gli stessi ID degli ordini, oltre all’indirizzo e-mail e alla regione del cliente. Vuoi ottenere un’unica tabella con tutte queste informazioni affiancate.

Si tratta di una situazione in cui si usa VLOOKUP tra fogli diversi, solo che VLOOKUP è il metodo vecchio e poco affidabile. XLOOKUP l’ha sostituito per chi usa Microsoft 365 o Excel 2021, e vale la pena usarlo al suo posto.

Supponiamo che la tua tabella principale si trovi nel Foglio1, con gli ID degli ordini nella colonna A. L’indirizzo e-mail che cerchi si trova nel Foglio2, con gli ID nella colonna A e gli indirizzi e-mail nella colonna B. Nel Foglio1, nella cella D2:

=XLOOKUP(A2, Sheet2!A:A, Sheet2!B:B, "Not found")

In pratica significa: prendi l’ID in A2, cercalo nella colonna ID del Foglio2 e restituisci l’indirizzo e-mail corrispondente. L’ultimo argomento, "Not found", è quello che compare quando non c’è corrispondenza – il che è decisamente meglio di quel brutto ” #N/A ” di CERCA.VERT che ti fissa.

Trascinalo lungo la colonna e ogni riga mostrerà il corrispondente. Semplice.

Sei bloccato su una versione precedente di Excel senza XLOOKUP? INDEX/MATCH fa la stessa cosa:

=INDEX(Sheet2!B:B, MATCH(A2, Sheet2!A:A, 0))

Quell’ 0 e in MATCH impone una corrispondenza esatta, che è proprio quello che vuoi quasi sempre con gli ID. Se la salti, Excel esegue una corrispondenza approssimativa, che restituisce silenziosamente valori errati sui dati non ordinati. Il classico errore silenzioso.

Buono a sapersi: anche Power Query può svolgere questo lavoro di abbinamento, utilizzando la funzione “Unisci” invece di “Aggiungi”. Per un report occasionale, è più veloce scrivere una formula. Per qualcosa che dovrai ricreare ogni mese con migliaia di righe, la funzione “Unisci” di Power Query offre una migliore scalabilità e non rallenterà il tuo file come farebbero diecimila formule XLOOKUP.

Quando vuoi davvero consolidare

i dati

in

C’è una terza opzione, meno conosciuta, che spesso viene dimenticata. Se il tuo obiettivo è consolidare i dati in stile Excel – ovvero se vuoi che le somme o le medie vengano calcolate a livello di foglio anziché mantenere ogni singola riga grezza – Excel ha uno strumento dedicato proprio per questo. Dati > Consolidare.

Seleziona entrambi gli intervalli, scegli la funzione (Somma, Media, Conteggio) e il programma raggrupperà i dati in base alle etichette corrispondenti di righe e colonne. La guida passo passo di Spreadsheeto sul consolidamento spiega in dettaglio questa finestra di dialogo. È la scelta giusta quando non ti servono i dettagli sottostanti, ma solo i totali: ad esempio, per combinare i dati di vendita regionali in un unico riepilogo.

Non usare però “Consolidate” quando in realtà ti servono tutte le righe intatte. Questa funzione raggruppa i dati e ti fa perdere la granularità. È un’operazione di aggiunta usata nel contesto sbagliato.

Risoluzione dei problemi della mietitrebbia

I problemi si presentano in modi prevedibili. Ecco cosa si rompe di solito e come risolverli.

Le intestazioni duplicate dopo un’aggiunta indicano quasi sempre che i nomi delle colonne delle due tabelle di origine non corrispondono. Torna indietro, rinominalle in modo che corrispondano esattamente – spazi e maiuscole inclusi – poi aggiorna.

Le ricerche che restituiscono ” #N/A ” su righe che sai per certo di avere? Nove volte su dieci si tratta di una discrepanza tra i tipi di dati. Un foglio memorizza l’ID come testo, l’altro come numero. A schermo sembrano identici, ma Excel considera “1024” e 1024 come due cose diverse. Converti uno dei due in modo che corrispondano entrambi.

Le righe vuote in più che si insinuano nella tua tabella combinata di solito derivano da righe vuote presenti nell’intervallo di dati originale che sono state incluse per errore. Filtrale alla fonte prima di unire i dati.

E se il tuo file inizia a rallentare dopo un’operazione di ricerca complessa, è il segnale che devi passare a Power Query. Migliaia di formule volatili che si ricalcolano a ogni modifica metteranno in ginocchio anche un computer decente. Ablebits offre una buona panoramica degli scenari di unione più complessi, se hai a che fare con più cartelle di lavoro di grandi dimensioni.

Domande frequenti

È meglio usare Power Query o una formula per unire due fogli?
Dipende se si tratta di un’operazione una tantum o ricorrente. Per un singolo report che non toccherai mai più, una formula è più veloce da scrivere. Per tutto ciò che ricostruisci mensilmente, Power Query è la scelta migliore perché si aggiorna con un solo clic, invece di dover ricostruire le formule ogni volta.

Qual è la differenza tra “appending” e “merging”?
L’appending impila le righe una sotto l’altra quando entrambi i fogli contengono lo stesso tipo di record. Il merging (o “looking up”) abbina le colonne affiancate utilizzando un ID condiviso quando i fogli contengono dettagli diversi sugli stessi record. Sono operazioni completamente diverse.

XLOOKUP è meglio di VLOOKUP per unire fogli?
Sì, se ce l’hai. XLOOKUP gestisce un messaggio integrato di “non trovato”, cerca a sinistra o a destra e non si blocca quando qualcuno inserisce una colonna. VLOOKUP va bene per i file esistenti, ma non c’è motivo di iniziare nuovi progetti con questa funzione su Excel 2021 o 365.

Perché la mia ricerca restituisce errori quando i dati corrispondono chiaramente?
Quasi sempre si tratta di una discrepanza tra i tipi di dati. Un foglio memorizza la chiave come testo, l’altro come numero. Sembrano uguali, ma Excel non li considera equivalenti. Unifica il formato su entrambi i fogli e il problema si risolverà.

Posso unire fogli provenienti da due cartelle di lavoro diverse?
Sì. Power Query si collega ai file esterni tramite “Dati” > “Ottieni dati” > “Da file” > “Da cartella di lavoro”. Una volta caricate entrambe le query, i passaggi “Aggiungi” e “Unisci” funzionano esattamente allo stesso modo.

Conclusioni su

“
”: unire due fogli non è difficile, basta smettere di considerarlo un unico problema. Prima di tutto, poniti questa domanda: si tratta di record identici da raggruppare o di ID corrispondenti? Nel primo caso, usa la funzione “Append” di Power Query; nel secondo, XLOOKUP o INDEX/MATCH; se ti servono solo i totali, usa “Consolida”. Quando unisci i dati di due fogli in Excel, analizza la situazione e poi agisci. Seguire questo ordine ti farà risparmiare un bel po’ di tempo.