Cómo combinar datos de dos hojas de Excel

Un lunes te llegan dos archivos a la bandeja de entrada. Uno es el resumen de los pedidos del mes pasado y el otro, el de este mes, y alguien de arriba quiere un único informe antes de la hora de comer. Así que abres los dos, empiezas a copiar y pegar, y a mitad del proceso te das cuenta de que las columnas ni siquiera están alineadas de la misma forma. ¿Te suena?

Esta es la parte que casi nadie menciona desde el principio. Detrás de la frase«combinar datos de dos hojas en Excel» se esconden dos tareas totalmente diferentes, y si eliges la equivocada, te vas a perder toda una tarde. Una tarea consiste en apilar filas unas encima de otras. La otra consiste en emparejar columnas una al lado de la otra utilizando un identificador común. Si aciertas con el diagnóstico, el trabajo en sí te llevará unos minutos.

La cuestión es que esta guía te clasifica primero según el objetivo y luego te ofrece la herramienta adecuada para cada uno. Sin tener que adivinar nada.

Cómo combinar datos de dos hojas en Excel: el error que comete todo el mundo

La mayoría de las guías eligen un método y se centran solo en él. Te explican cómo usar BUSCAR.V durante seis párrafos, o te enseñan Power Query sin mencionar en absoluto las búsquedas. La mitad de los lectores acaba en la página equivocada y se va más confundido de lo que estaba al llegar.

El verdadero problema no es la herramienta. Es que la gente copia y pega a mano porque nunca se ha parado a preguntarse cómo están los datos. Y al pegarlos a mano se producen errores que pasan fácilmente desapercibidos: una fila en blanco de más por aquí, una columna desplazada una posición por allá, y de repente el total falla por unos cuantos miles y nadie sabe por qué.

Así que, antes de nada, haz esta comprobación rápida.

• ¿Dos hojas, las mismas columnas, pero registros diferentes (pedidos de enero + pedidos de febrero)? Tienes que añadir filas. Eso es cosa de Power Query.
• ¿Dos hojas, una columna de ID compartida, pero con datos distintos (ID de pedidos en una, correos de los clientes en la otra)? Tienes que hacer coincidir las columnas. Eso es cosa de XLOOKUP o de INDEX/MATCH.

Esa única pregunta decide todo lo que viene después. Si te equivocas, ni siquiera toda tu habilidad con las fórmulas te salvará.

Tarea número uno: añadir filas con Power Query

Cuando quieras fusionar dos hojas de Excel apilándolas una debajo de la otra, Power Query es la forma más sencilla de hacerlo. Viene integrado en Excel (pestaña «Datos», desde Excel 2016) y se actualiza automáticamente, así que el mes que viene solo tendrás que añadir los datos nuevos y hacer clic en un botón, en lugar de volver a crear todo desde cero.

La propia documentación de Microsoft explica lo básico sobre cómo combinar datos de varias hojas, pero el proceso para añadir filas es, concretamente, el siguiente.

Primero, convierte cada hoja en una tabla como es debido. Haz clic en cualquier parte de tus datos, pulsa Ctrl+T y marca la casilla de verificación de los encabezados. Hazlo en ambas hojas. Asigna a cada una un nombre que te resulte reconocible, como « tblJan » y « tblFeb », en «Diseño de tabla».

A continuación, carga cada una en Power Query. Con el cursor en la primera tabla, ve a «Datos» > Desde «Tabla/Rango». Se abre el editor. No hace falta que cambies nada aquí; solo tienes que cerrarlo y cargarlo como «solo conexión» (Archivo > Cerrar y cargar en > (Solo «Crear conexión»). Repite el proceso con la segunda tabla.

Ahora, la operación de añadir datos. Datos > Obtener datos > Combinar consultas > Añadir. Elige tus dos consultas y haz clic en Aceptar. Power Query apila las filas de la segunda tabla justo debajo de la primera, haciendo coincidir las columnas según el nombre de los encabezados.

Carga el resultado en una hoja nueva. Listo. Y lo mejor de este método de añadir datos en Excel con Power Query es la actualización. La próxima vez que tengas archivos actualizados, pega las nuevas filas en tus tablas de origen y ve a Datos > Actualizar todo. La tabla combinada se actualiza sola.

«Añadir datos no tiene nada que ver con fórmulas. Se trata de indicarle a Excel que estos dos conjuntos son del mismo tipo y dejar que él mismo los agrupe por ti cada mes cuando lo necesites».

Hay un tutorial muy completo sobre la versión con varias hojas en la guía de Trump Excel para combinar hojas de cálculo, por si tienes más de dos archivos que añadir. La lógica es la misma, solo que hay más consultas en la lista de anexos.

Tarea 2: Emparejar columnas con XLOOKUP o INDEX/MATCH

Esta tarea es de otro tipo. Tus dos hojas describen los mismos registros, pero contienen columnas diferentes sobre ellos. La hoja uno tiene los ID de pedido y los importes. La hoja dos tiene esos mismos ID de pedido, además del correo electrónico y la región del cliente. Quieres una tabla con toda la información en paralelo.

Se trata de una situación en la que hay que usar VLOOKUP entre hojas, pero VLOOKUP es la forma antigua y poco fiable. XLOOKUP lo ha sustituido para quienes usáis Microsoft 365 o Excel 2021, y merece la pena usarlo en su lugar.

Imagina que tu tabla principal está en la Hoja1, con los ID de los pedidos en la columna A. Los correos electrónicos que buscas están en la Hoja2, con los ID en la columna A y los correos en la columna B. En la Hoja1, en la celda D2:

=XLOOKUP(A2, Sheet2!A:A, Sheet2!B:B, "Not found")

Esto significa: coge el ID de la celda A2, búscalo en la columna «ID» de la Hoja2 y devuelve el correo electrónico que coincida. Ese último argumento, « "Not found" », es lo que aparece cuando no hay ninguna coincidencia, lo cual es mucho mejor que el feo « #N/A » de BUSCARV que te mira fijamente.

Arrástralo por la columna y cada fila mostrará su valor correspondiente. ¡Qué sencillo!

¿Te has quedado atascado con una versión antigua de Excel que no tiene XLOOKUP? INDEX/MATCH hace lo mismo:

=INDEX(Sheet2!B:B, MATCH(A2, Sheet2!A:A, 0))

El operador « 0 » de la función MATCH obliga a una coincidencia exacta, que es lo que casi siempre te interesa con los ID. Si lo omites, Excel realiza una coincidencia aproximada, lo que, sin avisar, devuelve valores erróneos en datos sin ordenar. El clásico error silencioso.

Es bueno saberlo: Power Query también puede hacer esta tarea de emparejamiento, usando «Combinar» en lugar de «Añadir». Para un informe puntual, es más rápido escribir una fórmula. Pero para algo que vas a volver a generar cada mes con miles de filas, la función «Combinar» de Power Query se adapta mejor y no ralentizará tu archivo tanto como lo harían diez mil fórmulas XLOOKUP.

Cuando de verdad quieres consolidar datos en Excel

Hay una tercera opción, menos conocida, que la gente suele olvidar. Si tu objetivo es consolidar datos al estilo de Excel —es decir, si quieres que las sumas o medias se calculen a nivel de hoja en lugar de conservar cada fila sin procesar—, Excel tiene una herramienta específica para eso. Datos > Consolidar.

Selecciona ambos rangos, elige la función que quieras (Suma, Media, Recuento) y se agregarán los datos según coincidan las etiquetas de las filas y columnas. La guía paso a paso de Spreadsheeto sobre la función «Consolidar» explica el cuadro de diálogo con todo detalle. Es la opción ideal cuando no necesitas los detalles subyacentes, solo los totales: combinar las cifras de ventas regionales en un único resumen, ese tipo de cosas.

Pero no utilices «Consolidate» cuando lo que realmente necesitas es que todas las filas se mantengan intactas. Esta función agrupa los datos y pierdes la granularidad. Es como si una tarea de anexión se estuviera haciendo pasar por otra cosa.

Solución de problemas de la cosechadora

Las cosas suelen salir mal de formas previsibles. Aquí te cuento qué es lo que suele fallar y cómo solucionarlo.

Las cabeceras duplicadas tras un apéndice suelen deberse casi siempre a que los nombres de las columnas no coinciden entre tus dos tablas de origen. Vuelve atrás, cámbiales el nombre para que coincidan exactamente —incluidos los espacios y las mayúsculas— y, a continuación, actualiza la página.

¿Las búsquedas te dan el error « #N/A » en filas que sabes que existen? Nueve de cada diez veces se debe a una discrepancia en el tipo de datos. Una hoja guarda el ID como texto y la otra como número. En pantalla parecen iguales, pero Excel trata «1024» y 1024 como cosas diferentes. Convierte uno de los dos para que coincidan.

Las filas en blanco de más que se cuelan en tu tabla combinada suelen deberse a filas vacías del rango de datos original que se han incluido sin querer. Filtralas en el origen antes de combinarlas.

Y si tu archivo empieza a ir a paso de tortuga tras una búsqueda grande, esa es tu señal para pasarte a Power Query. Miles de fórmulas volátiles que se recalculan con cada edición pueden dejar fuera de combate incluso a un ordenador decente. Ablebits ofrece una buena visión general de los casos de fusión más complejos si estás trabajando con varios libros de trabajo grandes.

Preguntas frecuentes

¿Debería usar Power Query o una fórmula para combinar dos hojas?
Depende de si se trata de una tarea puntual o recurrente. Para un informe único que no volverás a tocar nunca más, es más rápido escribir una fórmula. Para cualquier cosa que tengas que volver a crear cada mes, Power Query es mejor porque se actualiza con un solo clic, en lugar de tener que volver a crear las fórmulas cada vez.

¿Cuál es la diferencia entre «añadir» y «combinar»?
La opción «añadir» apila las filas unas debajo de otras cuando ambas hojas contienen el mismo tipo de registros. La opción «combinar» (o «buscar») empareja las columnas una al lado de la otra utilizando un identificador compartido cuando las hojas contienen datos diferentes sobre los mismos registros. Son tareas totalmente distintas.

¿Es XLOOKUP mejor que VLOOKUP para combinar hojas?
Sí, si lo tienes. XLOOKUP gestiona un mensaje integrado de «no encontrado», busca a la izquierda o a la derecha y no falla cuando alguien inserta una columna. VLOOKUP está bien para archivos antiguos, pero no hay razón para empezar un trabajo nuevo con él en Excel 2021 o 365.

¿Por qué me da errores la búsqueda cuando los datos coinciden claramente?
Casi siempre se debe a una discrepancia en el tipo de datos. En una hoja, la clave está guardada como texto, y en la otra, como número. Parecen iguales, pero Excel no las considera iguales. Unifica el formato en ambas hojas y las coincidencias se resolverán.

¿Puedo combinar hojas de cálculo de dos libros diferentes?
Sí. Power Query se conecta a archivos externos a través de «Datos» > «Obtener datos» > «Desde un archivo» > «Desde un libro». Los pasos de «añadir» y «combinar» funcionan exactamente igual una vez que se han cargado ambas consultas.

Conclusión:

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» Combinar dos hojas no es difícil una vez que dejas de verlo como un único problema. Plantéate primero esta pregunta: ¿se trata de registros iguales apilados o de ID iguales que coinciden? En el primer caso, añade los datos con Power Query; en el segundo, usa XLOOKUP o INDEX/MATCH; y si solo necesitas los totales, usa la función «Consolidar». Cuando combines datos de dos hojas en Excel, primero analiza la situación y luego crea la fórmula. Ese orden te ahorrará toda la tarde.