Como juntar dados de duas folhas do Excel

Numa segunda-feira, recebes dois ficheiros na tua caixa de entrada. Um é o relatório das encomendas do mês passado, o outro é o deste mês, e alguém da direção quer um único relatório até à hora do almoço. Então, abres os dois, começas a copiar e a colar e, a meio do processo, percebes que as colunas nem sequer estão alinhadas da mesma forma. Soa-te familiar?

Eis a parte que quase ninguém menciona logo de início. Há duas tarefas completamente diferentes por trás da frase«combinar dados de duas folhas no Excel», e escolher a tarefa errada faz-te perder uma tarde. Uma tarefa empilha linhas umas em cima das outras. A outra alinha colunas lado a lado usando um ID comum. Se acertares no diagnóstico, o trabalho em si demora apenas alguns minutos.

A questão é que este guia começa por classificar as tarefas por objetivo e, depois, indica a ferramenta certa para cada uma. Não há lugar para suposições.

Como combinar dados de duas folhas no Excel: o erro que toda a gente comete primeiro

A maioria dos guias escolhe um método e limita-se a isso. Passam seis parágrafos a explicar o VLOOKUP, ou mostram o Power Query e nem sequer falam de pesquisas. Metade dos leitores acaba por ir parar à página errada e sai mais confuso do que quando chegou.

O verdadeiro problema não é a ferramenta. É que as pessoas fazem copiar e colar manualmente porque nunca pararam para perguntar em que estado estão os dados. E a colagem manual dá errado de formas que são fáceis de não reparar — uma linha em branco a mais aqui, uma coluna deslocada uma posição ali, e de repente o teu total está errado em alguns milhares e ninguém sabe porquê.

Por isso, antes de mais nada, faz esta verificação rápida.

• Duas folhas, as mesmas colunas, registos diferentes (encomendas de janeiro + encomendas de fevereiro)? Tens de acrescentar linhas. Isso é coisa para o Power Query.
• Duas folhas, coluna de ID partilhada, detalhes diferentes (IDs de encomendas numa, e-mails dos clientes na outra)? Tens de fazer a correspondência entre as colunas. Isso é tarefa para o XLOOKUP ou para o INDEX/MATCH.

Essa única pergunta decide tudo o que se segue. Se errares, nem toda a tua habilidade com fórmulas te vai salvar.

Tarefa n.º 1: Acrescentar linhas com o Power Query

Quando quiseres juntar duas folhas do Excel, empilhando uma por baixo da outra, o Power Query é a forma mais simples de o fazeres. Está integrado no Excel (separador «Dados», a partir do Excel 2016) e atualiza-se automaticamente, por isso, no mês que vem, basta introduzires novos dados e clicar num botão, em vez de teres de reconstruir tudo.

A própria documentação da Microsoft explica o básico sobre como combinar dados de várias folhas, mas o processo de anexação funciona especificamente assim.

Primeiro, transforma cada folha numa tabela propriamente dita. Clica em qualquer lugar nos teus dados, pressiona Ctrl+T e marca a caixa de seleção «Cabeçalhos». Faz isso nas duas folhas. Dá-lhes um nome que reconheças, como « tblJan » e « tblFeb », em «Design da tabela».

Depois, carrega cada uma delas no Power Query. Com o cursor na primeira tabela, vai a «Dados» > A partir de Tabela/Intervalo. O editor abre-se. Não precisas de alterar nada aqui — basta fechares e carregares apenas como uma ligação (Ficheiro > Fechar e carregar para > (Apenas criar ligação). Repete o processo para a segunda tabela.

Agora, a adição propriamente dita. Dados > Obter dados > Combinar consultas > Adicionar. Escolhe as tuas duas consultas e clica em OK. O Power Query empilha as linhas da segunda tabela logo abaixo da primeira, combinando as colunas pelo nome do cabeçalho.

Carrega o resultado numa nova folha. Pronto. E o melhor desta abordagem de anexar ficheiros no Excel com o Power Query é a atualização. Da próxima vez que receberes ficheiros atualizados, cola as novas linhas nas tuas tabelas de origem e clica em «Dados» > «Atualizar tudo». A tabela combinada atualiza-se automaticamente.

«A função “Append” não tem nada a ver com fórmulas. Trata-se de dizer ao Excel que estas duas pilhas são do mesmo tipo e, depois, deixar que ele as agrupe por ti todos os meses, sempre que precisares.»

Se tiveres mais de dois ficheiros para juntar, há um tutorial bem completo sobre a versão com várias folhas no guia do Trump Excel sobre como combinar folhas de cálculo. É a mesma lógica, só que com mais consultas na lista de anexação.

Tarefa 2: Alinhar colunas com XLOOKUP ou INDEX/MATCH

Esta tarefa é de natureza diferente. As tuas duas folhas descrevem os mesmos registos, mas contêm colunas diferentes sobre eles. A primeira folha tem os IDs das encomendas e os valores. A segunda folha tem esses mesmos IDs das encomendas, além do e-mail e da região do cliente. Queres uma tabela com tudo isso lado a lado.

Trata-se de uma situação em que é preciso usar a função VLOOKUP entre folhas, só que a VLOOKUP é a forma antiga e pouco fiável. A função XLOOKUP substituiu-a para quem usa o Microsoft 365 ou o Excel 2021, e vale a pena usá-la em vez da VLOOKUP.

Digamos que a tua tabela principal esteja na Folha1, com os IDs das encomendas na coluna A. O e-mail que procuras está na Folha2, com os IDs na coluna A e os e-mails na coluna B. Na Folha1, na célula D2:

=XLOOKUP(A2, Sheet2!A:A, Sheet2!B:B, "Not found")

Isso significa o seguinte: pega no ID que está em A2, procura-o na coluna «ID» da Folha2 e devolve o e-mail correspondente. Esse último argumento, "Not found", é o que aparece quando não há correspondência — o que é muito melhor do que aquele feio « #N/A » do VLOOKUP a olhar para ti.

Arraste-o pela coluna e cada linha vai mostrar o que corresponde. Simples.

Ficaste preso numa versão mais antiga do Excel sem o XLOOKUP? O INDEX/MATCH faz o mesmo trabalho:

=INDEX(Sheet2!B:B, MATCH(A2, Sheet2!A:A, 0))

O facto de « 0 » na função MATCH forçar uma correspondência exata, que é o que quase sempre queres com os IDs. Se não o indicares, o Excel faz uma correspondência aproximada, o que, sem avisar, devolve valores errados em dados não ordenados. Um erro silencioso clássico.

É bom saber: o Power Query também consegue fazer este trabalho de correspondência, usando a função «Merge» em vez de «Append». Para um relatório pontual, é mais rápido escrever uma fórmula. Mas para algo que vais voltar a criar mensalmente com milhares de linhas, a função «Merge» do Power Query adapta-se melhor e não vai tornar o teu ficheiro super lento, ao contrário do que aconteceria com dez mil fórmulas XLOOKUP.

Quando queres mesmo consolidar dados no

Há uma terceira opção, mais discreta, de que as pessoas se esquecem. Se o teu objetivo é consolidar dados ao estilo do Excel — ou seja, se queres somas ou médias calculadas em todas as folhas, em vez de manter cada linha bruta —, o Excel tem uma ferramenta específica para isso. Dados > Consolidar.

Aponta para ambos os intervalos, escolhe a função (Soma, Média, Contagem) e a função agrega os dados com base nos rótulos das linhas e colunas correspondentes. O tutorial sobre a função «Consolidar» do Spreadsheeto explica esta caixa de diálogo em pormenor. É a escolha certa quando não precisas dos detalhes subjacentes, apenas dos totais — combinar os números de vendas regionais num único resumo, esse tipo de coisa.

Mas não uses a função «Consolidate» quando, na verdade, precisas de manter todas as linhas intactas. Ela agrupa os dados e acabas por perder a granularidade. É uma tarefa de adição que está a ser usada de forma errada.

Resolução de problemas da Combine

As coisas correm mal de formas previsíveis. Aqui está o que costuma avariar e como resolver.

Os cabeçalhos duplicados após uma adição significam quase sempre que os nomes das colunas das tuas duas tabelas de origem não coincidem. Volta atrás, renomeia-as para que coincidam exatamente — incluindo espaços e maiúsculas — e, depois, atualiza.

As pesquisas que devolvem « #N/A » em linhas que sabes que existem? Nove em cada dez vezes, é uma incompatibilidade de tipos de dados. Uma folha guarda o ID como texto, a outra como número. Parecem idênticos no ecrã, mas o Excel trata «1024» e 1024 como coisas diferentes. Converte um dos lados para que ambos coincidam.

As linhas em branco a mais que aparecem na tua tabela combinada costumam ter origem em linhas vazias dentro do intervalo de dados original que foram incluídas acidentalmente. Filtra-as na fonte antes de combinares os dados.

E se o teu ficheiro começar a ficar lento depois de uma grande tarefa de pesquisa, isso é o sinal de que deves mudar para o Power Query. Milhares de fórmulas voláteis a recalcularem-se a cada edição vão deixar até mesmo um computador decente de joelhos. A Ablebits tem uma boa visão geral dos cenários de fusão mais pesados, caso estejas a lidar com várias pastas de trabalho grandes.

Perguntas frequentes

Devo usar o Power Query ou uma fórmula para juntar duas folhas?
Depende se é uma tarefa pontual ou recorrente. Para um relatório único que nunca mais vais tocar, é mais rápido escrever uma fórmula. Para qualquer coisa que tenhas de refazer mensalmente, o Power Query leva a melhor, porque atualiza com um clique, em vez de teres de refazer as fórmulas de cada vez.

Qual é a diferença entre «anexar» e «juntar»?
A «anexação» empilha as linhas umas por baixo das outras quando ambas as folhas têm o mesmo tipo de registos. A «junção» (ou «pesquisa») alinha as colunas lado a lado usando um ID comum quando as folhas têm detalhes diferentes sobre os mesmos registos. São tarefas completamente diferentes.

O XLOOKUP é melhor do que o VLOOKUP para combinar folhas?
Sim, se o tiveres. O XLOOKUP lida com uma mensagem integrada de «não encontrado», procura à esquerda ou à direita e não dá erros quando alguém insere uma coluna. O VLOOKUP serve para ficheiros antigos, mas não há motivo para começares um novo trabalho com ele no Excel 2021 ou no 365.

Porque é que a minha pesquisa dá erros quando os dados correspondem claramente?
Quase sempre é uma incompatibilidade de tipos de dados. Uma folha guarda a chave como texto, a outra como número. Parecem iguais, mas o Excel não as considera iguais. Padroniza o formato em ambas as folhas e as correspondências resolvem-se.

Posso juntar folhas de duas pastas de trabalho diferentes?
Sim. O Power Query liga-se a ficheiros externos através de «Dados» > «Obter dados» > «A partir de ficheiro» > «A partir de pasta de trabalho». Os passos «anexar» e «juntar» funcionam exatamente da mesma forma assim que ambas as consultas estiverem carregadas.

Conclusão:

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» Combinar duas folhas não é difícil quando deixas de encarar isso como um único problema. Começa por fazer esta pergunta: são registos iguais empilhados ou IDs iguais que coincidem? Usa a função «Anexar» do Power Query para o primeiro caso, XLOOKUP ou INDEX/MATCH para o segundo, e «Consolidar» quando só precisares dos totais. Quando combinares dados de duas folhas no Excel, analisa primeiro e depois constrói. Essa ordem poupa-te a tarde toda.