Πώς να συνδυάσετε δεδομένα από δύο φύλλα του Excel

Μια Δευτέρα, λαμβάνετε δύο αρχεία στο inbox σας. Το ένα αφορά τις παραγγελίες του περασμένου μήνα, το άλλο αυτές του τρέχοντος μήνα, και κάποιος από τα ανώτερα στελέχη θέλει μια ενιαία αναφορά μέχρι το μεσημέρι. Ανοίγετε λοιπόν και τα δύο, αρχίζετε να αντιγράφετε και να επικολλάτε, και στα μισά της διαδικασίας συνειδητοποιείτε ότι οι στήλες δεν ευθυγραμμίζονται καν με τον ίδιο τρόπο. Σας ακούγεται οικείο;

Αυτό είναι το σημείο που σχεδόν κανείς δεν αναφέρει εξ αρχής. Υπάρχουν δύο εντελώς διαφορετικές εργασίες που κρύβονται πίσω από τη φράση«συνδυασμός δεδομένων από δύο φύλλα στο Excel», και αν επιλέξεις τη λάθος εργασία, θα χάσεις ένα απόγευμα. Η μία εργασία στοιβάζει τις σειρές η μία πάνω στην άλλη. Η άλλη αντιστοιχίζει τις στήλες η μία δίπλα στην άλλη χρησιμοποιώντας ένα κοινό αναγνωριστικό. Αν διαγνώσεις σωστά το πρόβλημα, η πραγματική εργασία διαρκεί λίγα λεπτά.

Το θέμα είναι ότι αυτός ο οδηγός κατατάσσει πρώτα τις περιπτώσεις ανάλογα με τον σκοπό και, στη συνέχεια, προτείνει το κατάλληλο εργαλείο για κάθε μία. Χωρίς εικασίες.

Πώς να συνδυάσετε δεδομένα από δύο φύλλα στο Excel: Το λάθος που κάνουν όλοι πρώτα

Οι περισσότεροι οδηγοί επιλέγουν μια μέθοδο και επικεντρώνονται αποκλειστικά σε αυτήν. Εξηγούν τη συνάρτηση VLOOKUP σε έξι παραγράφους ή παρουσιάζουν το Power Query χωρίς να αναφέρουν καθόλου τις αναζητήσεις. Οι μισοί αναγνώστες καταλήγουν στη λάθος σελίδα και φεύγουν πιο μπερδεμένοι από ό,τι όταν μπήκαν.

Το πραγματικό πρόβλημα δεν είναι το εργαλείο. Είναι το γεγονός ότι οι άνθρωποι κάνουν αντιγραφή-επικόλληση με το χέρι, επειδή δεν σταμάτησαν ποτέ να αναρωτηθούν σε ποια μορφή βρίσκονται τα δεδομένα. Και η χειροκίνητη επικόλληση δημιουργεί σφάλματα που είναι εύκολο να περάσουν απαρατήρητα — μια τυχαία κενή σειρά εδώ, μια στήλη που έχει μετατοπιστεί κατά μία θέση εκεί, και ξαφνικά το σύνολο σου έχει απόκλιση μερικών χιλιάδων και κανείς δεν ξέρει γιατί.

Πριν από οτιδήποτε άλλο, κάντε λοιπόν αυτόν τον γρήγορο έλεγχο.

• Δύο φύλλα, ίδιες στήλες, διαφορετικές εγγραφές (παραγγελίες Ιανουαρίου + παραγγελίες Φεβρουαρίου); Πρέπει να προσθέσετε σειρές. Αυτή είναι δουλειά για το Power Query.
• Δύο φύλλα, κοινή στήλη ID, διαφορετικές λεπτομέρειες (ID παραγγελιών στο ένα, email πελατών στο άλλο); Πρέπει να αντιστοιχίσετε τις στήλες. Αυτή είναι δουλειά για τις συναρτήσεις XLOOKUP ή INDEX/MATCH.

Αυτή η μία ερώτηση καθορίζει όλα όσα ακολουθούν. Αν απαντήσετε λάθος, ούτε η μεγαλύτερη δεξιότητα στις συναρτήσεις δεν θα σας σώσει.

Πρώτη εργασία: Προσθήκη σειρών με το Power Query

Όταν θέλετε να συγχωνεύσετε δύο φύλλα του Excel τοποθετώντας το ένα κάτω από το άλλο, το Power Query είναι η πιο απλή λύση. Είναι ενσωματωμένο στο Excel (καρτέλα «Δεδομένα», από το Excel 2016 και μετά) και ανανεώνεται, οπότε τον επόμενο μήνα μπορείτε να εισάγετε νέα δεδομένα και να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί αντί να ξαναφτιάξετε ολόκληρο το έργο.

Η ίδια η τεκμηρίωση της Microsoft καλύπτει τα βασικά για το πώς να συνδυάσετε δεδομένα από πολλά φύλλα, αλλά η διαδικασία προσθήκης γίνεται συγκεκριμένα ως εξής.

Μετατρέψτε πρώτα κάθε φύλλο σε κανονικό πίνακα. Κάντε κλικ οπουδήποτε στα δεδομένα σας, πατήστε Ctrl+T και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου «Κεφαλίδες». Κάντε το ίδιο και για τα δύο φύλλα. Ονομάστε τα με κάτι που θα αναγνωρίζετε, όπως « tblJan » και « tblFeb », στην ενότητα «Σχεδιασμός πίνακα».

Στη συνέχεια, φορτώστε το καθένα στο Power Query. Με τον κέρσορα στον πρώτο πίνακα, μεταβείτε στην ενότητα «Δεδομένα» > Από «Πίνακας/Εύρος». Ανοίγει το πρόγραμμα επεξεργασίας. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε τίποτα εδώ — απλώς κλείστε το και φορτώστε το μόνο ως σύνδεση (Αρχείο > Κλείσιμο & Φόρτωση σε > Μόνο «Δημιουργία σύνδεσης»). Επαναλάβετε τη διαδικασία για τον δεύτερο πίνακα.

Τώρα η ίδια η προσθήκη. Δεδομένα > Λήψη δεδομένων > Συνδυασμός ερωτημάτων > Προσθήκη. Επιλέξτε τα δύο ερωτήματά σας και κάντε κλικ στο «OK». Το Power Query τοποθετεί τις σειρές του δεύτερου πίνακα ακριβώς κάτω από τον πρώτο, αντιστοιχίζοντας τις στήλες με βάση το όνομα της κεφαλίδας.

Φορτώστε το αποτέλεσμα σε ένα νέο φύλλο. Έτοιμο. Και το ωραίο με την προσέγγιση προσθήκης δεδομένων στο Excel μέσω του Power Query είναι η ανανέωση. Την επόμενη φορά που θα λάβετε ενημερωμένα αρχεία, επικολλήστε τις νέες σειρές στους πίνακες προέλευσης και πατήστε «Data» (Δεδομένα) > «Refresh All» (Ανανέωση όλων). Ο συνδυασμένος πίνακας ενημερώνεται αυτόματα.

«Η προσθήκη δεν έχει καμία σχέση με τύπους. Πρόκειται για το να υποδείξεις στο Excel ότι αυτές οι δύο σειρές δεδομένων είναι του ίδιου είδους και, στη συνέχεια, να το αφήσεις να τις συγκεντρώνει για σένα κάθε μήνα, όποτε το ζητήσεις.»

Υπάρχει μια αναλυτική περιγραφή της έκδοσης με πολλά φύλλα στον οδηγό του Trump Excel για τη συνένωση φύλλων εργασίας, αν έχετε περισσότερα από δύο αρχεία να ενσωματώσετε. Η λογική είναι η ίδια, απλώς υπάρχουν περισσότερες ερωτήσεις στη λίστα προσθήκης.

Εργασία 2: Αντιστοίχιση στηλών με τις συναρτήσεις XLOOKUP ή INDEX/MATCH

Αυτή η εργασία είναι διαφορετικής φύσης. Τα δύο φύλλα σας περιγράφουν τις ίδιες εγγραφές, αλλά περιέχουν διαφορετικές στήλες σχετικά με αυτές. Το πρώτο φύλλο περιέχει κωδικούς παραγγελιών και ποσά. Το δεύτερο φύλλο περιέχει τους ίδιους κωδικούς παραγγελιών, καθώς και το email και την περιοχή του πελάτη. Θέλετε να δημιουργήσετε έναν πίνακα με όλα τα στοιχεία αυτά το ένα δίπλα στο άλλο.

Πρόκειται για μια περίπτωση όπου χρησιμοποιείται η συνάρτηση VLOOKUP μεταξύ φύλλων, μόνο που η VLOOKUP είναι ο παλιός, ασταθής τρόπος. Η συνάρτηση XLOOKUP την έχει αντικαταστήσει για όσους χρησιμοποιούν το Microsoft 365 ή το Excel 2021, και αξίζει να τη χρησιμοποιείτε αντ’ αυτής.

Ας υποθέσουμε ότι ο κύριος πίνακας σας βρίσκεται στο Φύλλο1, με τους κωδικούς παραγγελιών στη στήλη Α. Τα email που θέλετε βρίσκονται στο Φύλλο2, με τους κωδικούς στη στήλη Α και τα email στη στήλη Β. Στο Φύλλο1, στο κελί D2:

=XLOOKUP(A2, Sheet2!A:A, Sheet2!B:B, "Not found")

Αυτό σημαίνει: πάρε το αναγνωριστικό από το κελί A2, βρες το στη στήλη «ID» του Φύλλου2 και επέστρεψε το αντίστοιχο email. Το τελευταίο αυτό όρισμα, « "Not found" », είναι αυτό που εμφανίζεται όταν δεν υπάρχει αντιστοιχία — κάτι που είναι καλύτερο από το άσχημο « #N/A » της συνάρτησης VLOOKUP που σε κοιτάζει κατάματα.

Σύρε το προς τα κάτω στη στήλη και κάθε σειρά θα μεταφέρει το αντίστοιχο στοιχείο της. Τέλεια.

Χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Excel που δεν διαθέτει τη συνάρτηση XLOOKUP; Οι συναρτήσεις INDEX/MATCH επιτελούν την ίδια λειτουργία:

=INDEX(Sheet2!B:B, MATCH(A2, Sheet2!A:A, 0))

Το « 0 » στη συνάρτηση MATCH επιβάλλει ακριβή αντιστοίχιση, κάτι που σχεδόν πάντα επιθυμείτε όταν πρόκειται για αναγνωριστικά. Αν το παραλείψετε, το Excel πραγματοποιεί κατά προσέγγιση αντιστοίχιση, η οποία επιστρέφει σιωπηλά λανθασμένες τιμές σε μη ταξινομημένα δεδομένα. Ένα κλασικό σιωπηλό σφάλμα.

Αξίζει να γνωρίζετε: Το Power Query μπορεί επίσης να εκτελέσει αυτή τη διαδικασία αντιστοίχισης, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία «Συγχώνευση» (Merge) αντί για «Προσθήκη» (Append). Για μια εφάπαξ αναφορά, η σύνταξη ενός τύπου είναι ταχύτερη. Για κάτι που θα αναδημιουργείτε κάθε μήνα με χιλιάδες σειρές, η συγχώνευση του Power Query έχει καλύτερη κλιμάκωση και δεν θα επιβραδύνει το αρχείο σας, όπως θα συνέβαινε με δέκα χιλιάδες τύπους XLOOKUP.

Όταν θέλετε πραγματικά να συγκεντρώσετε δεδομένα

Υπάρχει μια τρίτη, πιο διακριτική επιλογή που πολλοί ξεχνούν. Αν ο στόχος σας είναι να συγκεντρώσετε δεδομένα με τον τρόπο που λειτουργεί το Excel —δηλαδή, αν θέλετε να υπολογίζονται τα αθροίσματα ή οι μέσοι όροι σε όλα τα φύλλα, αντί να διατηρούνται όλες οι αρχικές σειρές— το Excel διαθέτει ένα ειδικό εργαλείο για αυτό. Δεδομένα > Συγκέντρωση.

Επιλέξτε και τις δύο περιοχές, διαλέξτε τη λειτουργία που θέλετε (Άθροισμα, Μέσος όρος, Αριθμός) και η συνάρτηση θα συγκεντρώσει τα δεδομένα αντιστοιχίζοντας τις ετικέτες σειρών και στηλών. Ο οδηγός του Spreadsheeto για τη συνάρτηση «consolidate» αναλύει λεπτομερώς το παράθυρο διαλόγου. Είναι η σωστή επιλογή όταν δεν χρειάζεστε τις υποκείμενες λεπτομέρειες, αλλά μόνο τα σύνολα — όπως, για παράδειγμα, τη συγχώνευση των στοιχείων πωλήσεων ανά περιοχή σε μία σύνοψη.

Μην χρησιμοποιείτε τη λειτουργία «Consolidate» όταν στην πραγματικότητα χρειάζεστε κάθε σειρά ανέπαφη. Η λειτουργία αυτή συγκεντρώνει τα στοιχεία και χάνετε την λεπτομέρεια. Πρόκειται για μια εργασία προσθήκης που χρησιμοποιείται σε λάθος πλαίσιο.

Αντιμετώπιση προβλημάτων στο Combine

Τα πράγματα πάνε στραβά με προβλέψιμους τρόπους. Ακολουθούν τα συνηθέστερα προβλήματα και οι λύσεις τους.

Οι διπλές κεφαλίδες μετά από μια προσθήκη σημαίνουν σχεδόν πάντα ότι τα ονόματα των στηλών των δύο πινάκων προέλευσης δεν ταιριάζουν. Επιστρέψτε, μετονομάστε τις ώστε να ταιριάζουν ακριβώς — συμπεριλαμβανομένων των κενών και της χρήσης κεφαλαίων — και, στη συνέχεια, ανανεώστε τη σελίδα.

Οι αναζητήσεις επιστρέφουν το σφάλμα « #N/A » σε σειρές που γνωρίζετε ότι υπάρχουν; Εννέα στις δέκα φορές πρόκειται για ασυμφωνία τύπου δεδομένων. Ένα φύλλο αποθηκεύει το αναγνωριστικό ως κείμενο, ενώ το άλλο ως αριθμό. Φαίνονται πανομοιότυπα στην οθόνη, αλλά το Excel αντιμετωπίζει το «1024» και το 1024 ως διαφορετικά στοιχεία. Μετατρέψτε τα δεδομένα στη μία πλευρά, ώστε να ταιριάζουν και τα δύο.

Οι επιπλέον κενές σειρές που εμφανίζονται κρυφά στον συνδυασμένο πίνακά σας συνήθως οφείλονται σε κενές σειρές εντός της αρχικής περιοχής δεδομένων που μεταφέρθηκαν κατά τη διαδικασία. Φιλτράρετέ τις στην πηγή πριν από τη συνένωση.

Και αν το αρχείο σας αρχίσει να κινείται πολύ αργά μετά από μια μεγάλη εργασία αναζήτησης, αυτό είναι το σήμα σας να μεταβείτε στο Power Query. Χιλιάδες ευμετάβλητοι τύποι που υπολογίζονται εκ νέου σε κάθε επεξεργασία θα εξαντλήσουν ακόμη και έναν αρκετά ισχυρό υπολογιστή. Η Ablebits παρέχει μια καλή επισκόπηση των πιο απαιτητικών σεναρίων συγχώνευσης, αν χειρίζεστε πολλά μεγάλα βιβλία εργασίας.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να χρησιμοποιήσω το Power Query ή έναν τύπο για να συνδυάσω δύο φύλλα;
Εξαρτάται από το αν η εργασία είναι εφάπαξ ή επαναλαμβανόμενη. Για μια μεμονωμένη αναφορά που δεν θα ξαναχρησιμοποιήσετε ποτέ, ο τύπος είναι πιο γρήγορος στη σύνταξη. Για οτιδήποτε ανανεώνετε κάθε μήνα, το Power Query υπερισχύει, καθώς ανανεώνεται με ένα κλικ, αντί να χρειάζεται να αναδημιουργείτε τους τύπους κάθε φορά.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της προσθήκης και της συγχώνευσης;
Η προσθήκη τοποθετεί τις σειρές η μία κάτω από την άλλη, όταν και τα δύο φύλλα περιέχουν τον ίδιο τύπο εγγραφών. Η συγχώνευση (ή η αναζήτηση) αντιστοιχίζει τις στήλες δίπλα-δίπλα χρησιμοποιώντας ένα κοινό αναγνωριστικό, όταν τα φύλλα περιέχουν διαφορετικές λεπτομέρειες για τις ίδιες εγγραφές. Πρόκειται για εντελώς διαφορετικές διαδικασίες.

Είναι η συνάρτηση XLOOKUP καλύτερη από τη VLOOKUP για τη συνένωση φύλλων;
Ναι, αν τη διαθέτετε. Η συνάρτηση XLOOKUP χειρίζεται ένα ενσωματωμένο μήνυμα «δεν βρέθηκε», αναζητά προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά και δεν παρουσιάζει σφάλματα όταν κάποιος εισάγει μια στήλη. Η συνάρτηση VLOOKUP είναι κατάλληλη για παλαιότερα αρχεία, αλλά δεν υπάρχει λόγος να ξεκινήσετε νέα εργασία με αυτήν στο Excel 2021 ή στο 365.

Γιατί η αναζήτησή μου επιστρέφει σφάλματα, ενώ τα δεδομένα ταιριάζουν σαφώς;
Σχεδόν πάντα πρόκειται για ασυμφωνία τύπου δεδομένων. Σε ένα φύλλο το κλειδί αποθηκεύεται ως κείμενο, ενώ στο άλλο ως αριθμός. Μοιάζουν ίδια, αλλά το Excel δεν τα θεωρεί ισοδύναμα. Ενοποιήστε τη μορφή και στις δύο πλευρές και τα προβλήματα αντιστοίχισης θα επιλυθούν.

Μπορώ να συνδυάσω φύλλα από δύο διαφορετικά βιβλία εργασίας;
Ναι. Το Power Query συνδέεται με εξωτερικά αρχεία μέσω των επιλογών «Δεδομένα» > «Λήψη δεδομένων» > «Από αρχείο» > «Από βιβλίο εργασίας». Τα βήματα «Προσθήκη» και «Συγχώνευση» λειτουργούν ακριβώς με τον ίδιο τρόπο, μόλις φορτωθούν και οι δύο ερωτήσεις.

Συμπέρασμα:

«
» Η συνένωση δύο φύλλων δεν είναι δύσκολη, αρκεί να σταματήσετε να την αντιμετωπίζετε ως ένα ενιαίο πρόβλημα. Ρωτήστε πρώτα το εξής: πρόκειται για επαναλαμβανόμενες εγγραφές ή για αντιστοιχίες ίδιων αναγνωριστικών; Χρησιμοποιήστε την εντολή «Προσθήκη» (Append) με το Power Query για την πρώτη περίπτωση, τις συναρτήσεις XLOOKUP ή INDEX/MATCH για τη δεύτερη, και τη συνάρτηση «Συγκέντρωση» (Consolidate) όταν χρειάζεστε μόνο τα σύνολα. Όταν συνδυάζετε δεδομένα από δύο φύλλα στο Excel, πρώτα αναλύστε το πρόβλημα και μετά δημιουργήστε τη λύση. Αυτή η σειρά ενεργειών θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.