Een netwerkdiagram maken in Visio

Een auditor vraagt om actuele netwerkdocumentatie, en het enige wat er in het archief te vinden is, is een screenshot dat iemand twee jaar geleden heeft gemaakt met drie vakjes en een pijl. Klinkt dat bekend? Dat is precies het moment waarop de meeste systeembeheerders Visio openen, een paar routervormen op een pagina neerzetten, ze met lijnen met elkaar verbinden en het dan voor klaar verklaren.

Als je aan het uitzoeken bent hoe je een netwerkdiagram in Visio kunt maken, heb je voor een bruikbaar resultaat meer nodig dan alleen vormen op een pagina.

Dat schema blijft meestal zo’n week bruikbaar. Maar zodra iemand moet weten achter welke switch een bepaald IP-adres zich bevindt, of welk asset-label bij de firewall in de serverruimte hoort, is het schema ineens nutteloos. Het zijn slechts vormen. Er zit niets achter.

Het gaat hier dus niet om een mooie afbeelding. Het is een diagram dat daadwerkelijk je topologie weergeeft, waarbij IP-adressen, asset-tags en apparaatrollen in elke vorm zijn verwerkt. Dat is het deel dat in bijna elke handleiding wordt overgeslagen.

Hoe maak je een netwerkdiagram in Visio: waar de meeste netwerkdiagrammen tekortschieten

Bijna elke online handleiding over het maken van een netwerkdiagram in Visio bestaat uit vier stappen: open de sjabloon, sleep vormen naar de gewenste plek, verbind ze met elkaar en sla het bestand op. Vervolgens wordt er uitgelegd waarom een bepaalde cloudtool goedkoper is en op een Mac werkt.

Prima als je een dia nodig hebt voor een vergadering. Maar zodra iemand het diagram nodig heeft om een vraag te beantwoorden, schiet het tekort.

En de fouten stapelen zich snel op. Connectoren die met de hand zijn getekend in plaats van aan echte aansluitpunten te zijn vastgeplakt, waardoor ze eraf glijden zodra je een vorm verplaatst. Generieke vormen zonder labels. Geen onderliggende gegevens, wat betekent dat het diagram je geen IP-adres, hostnaam of serienummer kan geven – terwijl dat juist de hele reden is waarom documentatie überhaupt bestaat.

Het punt is: een diagram dat er goed uitziet maar geen inhoud heeft, is erger dan helemaal geen diagram. Het wekt de valse indruk dat er iets gedocumenteerd is, terwijl dat niet zo is.

Beginnen met de juiste sjabloon

Open Visio en ga naar Bestand > Nieuw. Zoek of blader naar Netwerk en kies vervolgens Basisnetwerkdiagram. Er is ook een sjabloon voor een gedetailleerd netwerkdiagram beschikbaar als je een grotere omgeving met meer soorten apparaten in kaart brengt, maar voor de meeste interne topologieën volstaat het basismodel.

De Visio-sjabloon voor netwerkdiagrammen wordt geladen met de juiste stencils die al aan de linkerkant zijn vastgezet. Je ziet daar onder andere ‘Computers en monitoren’, ‘Netwerk en randapparatuur’ en nog een paar andere. Deze Visio-netwerkstencils bevatten de vormen die je daadwerkelijk nodig hebt: servers, routers, switches, firewalls, werkstations en printers.

Microsoft biedt in zijn eigen video over het maken van een netwerkdiagram een korte uitleg van precies deze werkwijze; het is de moeite waard om er twee minuten aan te besteden als je de sjabloon nog nooit eerder hebt gebruikt.

Sleep een vorm vanuit het sjabloon naar het werkblad. Begin met het centrale onderdeel – meestal een router of hoofdschakelaar – en plaats dit in het midden. Werk vervolgens naar buiten toe, in de richting waarin het verkeer daadwerkelijk stroomt. Maak je bij de eerste poging niet te veel zorgen over de indeling; je kunt het later altijd nog aanpassen zonder iets te beschadigen, zolang je de verbindingsstukken maar goed hebt vastgelijmd.

AutoConnect en verbindingspunten

Dit is het punt waarop een eenvoudig netwerkdiagram in Visio ofwel overzichtelijk blijft, ofwel verandert in een wirwar van losse lijnen.

Als je met de muis over een vorm beweegt, verschijnen er blauwe pijltjes aan de vier zijden. Dat is AutoConnect. Klik op een pijltje, sleep het naar een andere vorm en Visio tekent een verbindingslijn die aan beide uiteinden vastzit. ‘Vastzitten’ betekent dat de lijn verbonden blijft wanneer je een van beide vormen verplaatst. Dat is het gedrag dat je overal wilt hebben.

De kleine blauwe X-markeringen op de randen van een figuur zijn de verbindingspunten. Wanneer het uiteinde van een verbindingslijn groen wordt terwijl je het naar zo’n punt sleept, wordt het aan precies dat punt vastgezet. Een rood uiteinde betekent dat het los is, en het zal losraken zodra de figuur wordt verplaatst. Probeer altijd voor groen te gaan.

Heb je een verbindingspunt nodig waar er geen is? Houd Ctrl ingedrukt en klik op de rand van de vorm terwijl het gereedschap ‘Verbindingspunt’ actief is. TutKit biedt een goede stap-voor-staphandleiding voor het opbouwen van het diagram in Visio, mocht je de werking van de verbindingslijnen in meer detail willen bekijken.

Een gewoonte die zijn vruchten afwerpt: leg verbindingen aan terwijl je de vormen plaatst, en niet pas aan het einde. Zo houd je goed in de gaten wat er daadwerkelijk met wat verbonden is, en zo leg je de netwerktopologie in Visio vast zonder ook maar één verbinding over het hoofd te zien.

De foto omzetten in documentatie

Dit is het deel waar die artikelen die alleen maar op SaaS inspelen nooit op ingaan, en juist daar draait het allemaal om.

Elke Visio-vorm bevat vormgegevens, een reeks velden die achter de vorm zijn opgeslagen. Netwerksjablonen worden geleverd met de relevante velden die al zijn gedefinieerd: IP-adres, subnetmasker, beheerinterface, MAC-adres en nog meer, afhankelijk van de vorm.

Om deze te bekijken, klik je met de rechtermuisknop op een vorm en kies je Gegevens > Vormgegevens, of druk je op Ctrl+Shift+D om het venster open te houden. Klik op een willekeurige vorm en het paneel wordt bijgewerkt. Voer nu de werkelijke waarden in: het beheer-IP-adres van de switch, het inventarisnummer van de server en de eigenaar ervan.

Wil je een veld dat er nog niet is, zoals een garantiedatum of een rekpositie? Klik met de rechtermuisknop op de vorm, kies ‘Gegevens’ > ‘Vormgegevens definiëren’ en voeg je eigen veld toe met een label en een type. Als je dit eenmaal hebt gedaan, kun je dezelfde definitie toepassen op vergelijkbare vormen.

Zodra de gegevens zijn ingevoerd, is je diagram niet langer zomaar een tekening. Het is een record waar je zoekopdrachten op kunt uitvoeren. Iemand kan op de firewall klikken en het exacte IP-adres en het asset-nummer direct uit de vorm aflezen. Dat is precies wat auditors en compliance-controleurs eigenlijk willen, en dat is het grote verschil tussen een afbeelding en documentatie.

“Een netwerkdiagram zonder vormgegevens is slechts een schets. Vul de IP-adressen en asset-tags in, en datzelfde bestand wordt de betrouwbare bron waarop je team daadwerkelijk vertrouwt.”

De uitbreiding ‘Label Shapes’

Het invullen van vormgegevens is geweldig, maar standaard zijn deze gegevens onzichtbaar op de pagina. De gegevens bevinden zich achter de vorm. Als je het diagram afdrukt, is er niets van te zien.

Dat is precies wat de add-on ‘Label Shapes ’ oplost. Ga naar het tabblad ‘Netwerk’ (dat zichtbaar wordt zodra je een netwerksjabloon opent) en zoek naar ‘Label Shapes’. Kies welk veld met vormgegevens je wilt weergeven – ‘IP-adres’ is de meest gebruikelijke keuze – en Visio voegt die waarde in één keer als zichtbare tekst toe naast elke overeenkomende vorm.

In plaats van dus handmatig “10.0.1.4” als bijschrift onder elk apparaat in te voeren en te hopen dat dit klopt met de werkelijkheid, wordt het label rechtstreeks overgenomen uit de vormgegevens die je al hebt ingevoerd. Werk de gegevens bij, vernieuw het label, en het afgedrukte diagram blijft correct.

Voor grotere omgevingen waarin je de apparaatgegevens liever in een spreadsheet beheert, kan Visio vormgegevens uit een externe bron ophalen. Microsoft beschrijft uitgebreid hoe je een diagram aan externe gegevens kunt koppelen, en op deze manier houden grotere teams een kaart met honderd knooppunten up-to-date zonder de vormen één voor één te hoeven bewerken.

Veelvoorkomende valkuilen en hoe je ze kunt vermijden

Er zijn een paar dingen waar mensen regelmatig over struikelen.

Verbindingen die losraken wanneer je vormen verplaatst, zijn bijna altijd te wijten aan een losstaand eindpunt. Zoom in, pak het eindpunt vast en zet het opnieuw neer totdat het groen wordt weergegeven op een verbindingspunt. Het is beter om het één keer goed te doen dan het vijf keer opnieuw te tekenen.

Als velden met vormgegevens bij sommige vormen leeg blijven, betekent dit meestal dat de sjabloonvorm niet met dat veld is geleverd. Definieer het veld handmatig via Gegevens > eer vormgegevens, in plaats van aan te nemen dat Visio het vergeten is.

Labels met verouderde waarden ontstaan wanneer de vormgegevens zijn gewijzigd, maar het label niet is vernieuwd. Voer de opdracht ‘Label Shapes’ opnieuw uit, of controleer of je de labeltekst rechtstreeks bewerkt in plaats van het onderliggende veld. Bewerk de gegevens en laat het label automatisch worden bijgewerkt.

Bedrijven die veel met Cisco werken, hebben soms behoefte aan leveranciersspecifieke apparaatvormen die niet in de standaardsjablonen zijn opgenomen. Er is een overzicht van de netwerktekenopties in Visio voor CCNA- en CCNP-werk, waarin wordt uitgelegd waar die extra sjablonen vandaan komen.

Veelgestelde vragen

Heb ik een specifieke versie van Visio nodig om dit te maken?
Elke huidige desktopversie van Visio bevat de sjabloon ‘Basic Network Diagram’ en netwerkstencils. ‘Shape Data’ en de add-on ‘Label Shapes’ behoren tot de standaarduitrusting en zijn geen premium-extra’s, dus met een standaardinstallatie is alles hierboven al geregeld.

Wat is het verschil tussen een basisnetwerkdiagram en een gedetailleerd netwerkdiagram?
Het pakket ‘Basic’ omvat routers, switches, servers en eindpunten voor de meeste interne netwerken. Het pakket ‘Detailed’ biedt meer gedetailleerde apparaattypen en is beter geschikt voor grote omgevingen of omgevingen met meerdere locaties. Begin met ‘Basic’; je kunt later vormen naar een ‘Detailed’-tekening kopiëren als je daaruit groeit.

Kan ik IP-adressen in het diagram zetten zonder ze onder elke vorm in te voeren?
Ja. Voer elk IP-adres één keer in bij de vormgegevens van de vorm (Ctrl+Shift+D), start vervolgens de add-on ‘Label Shapes’ en selecteer het veld ‘IP-adres’. Visio geeft dit automatisch weer op elk apparaat en houdt het gekoppeld aan de gegevens.

Hoe zorg ik ervoor dat een groot diagram overeenkomt met de werkelijkheid?
Koppel het aan externe gegevens. Houd de apparaatgegevens bij in een spreadsheet of database, koppel deze via de functie voor gegevenskoppeling van Visio en vernieuw de gegevens om de actuele waarden in de figuren op te halen, in plaats van ze stuk voor stuk handmatig te bewerken.

Voldoet dit diagram aan de eisen van een nalevings- of auditverzoek?
Een diagram met een nauwkeurige topologie en aangevulde vormgegevens (IP-adressen, asset-tags, eigenaren) is echte documentatie, geen schets. Dat is meestal wat auditors vragen. Houd het up-to-date en bewaar het veilig.

Tot slot

Om in Visio een netwerkdiagram te maken dat een echt netwerk weergeeft, hoef je maar drie stappen te volgen: begin met de sjabloon ‘Basic Network Diagram’, plaats je verbindingslijnen op de juiste aansluitpunten zodat de topologie klopt, en vul de vormgegevens in zodat elk apparaat zijn IP-adres en asset-tag bevat. Met ‘Vormen labelen’ worden die gegevens op de pagina weergegeven, en dankzij koppelingen met externe gegevens blijven grote kaarten accuraat. Voer deze drie stappen uit en je hebt documentatie in plaats van een tekening.