Como reduzir o tamanho de um ficheiro do PowerPoint para enviar por e-mail

O prazo acaba daqui a dez minutos e o e-mail é devolvido. O anexo é demasiado grande. Se estás a pensar como reduzir o tamanho de um ficheiro do PowerPoint, a primeira coisa que tens de saber é que a maioria das caixas de entrada tem um limite bem abaixo do que as apresentações grandes costumam atingir, e a apresentação que está no ambiente de trabalho está demasiado grande porque alguém colocou um vídeo de demonstração do produto no slide 14 e nunca mais pensou nisso.

Soa-te familiar? Um gestor financeiro a preparar uma análise trimestral, um professor a partilhar um conjunto de slides para uma aula, um freelancer a apresentar uma proposta a um cliente que ainda usa o Outlook de 2016. O ficheiro funciona bem localmente. Só que não quer saber de ser partilhado.

Eis onde a maioria dos guias se engana. Dizem-te para comprimir as imagens e ficam por aí, como se isso resolvesse o problema. Mas não resolve, pelo menos quando o baralho de imagens é muito grande. Nesse tamanho, o verdadeiro peso é quase sempre o vídeo ou o áudio incorporado, e quase ninguém fala nisso.

Como reduzir o tamanho dos ficheiros do PowerPoint: porque é que os conselhos habituais não dão certo

Pesquisa «como reduzir o tamanho de um ficheiro do PowerPoint» e vais encontrar uma infinidade de resultados a dizer-te para comprimires as tuas imagens. Faz sentido. As imagens realmente aumentam o tamanho da apresentação, especialmente as capturas de ecrã coladas diretamente de um telemóvel em resolução máxima. Comprimir essas imagens ajuda.

Mas isso não é tudo. Um conjunto cheio de fotos em alta resolução pode ainda ser grande o suficiente para causar problemas. É chato, claro, mas raramente é a única razão pela qual um e-mail é rejeitado nos conjuntos maiores.

As apresentações que realmente não conseguem ser enviadas — as muito grandes — quase sempre têm ficheiros multimédia incorporados. Um único vídeo de alta resolução pode pesar mais do que todas as imagens e diapositivos juntos. Guias como o tutorial de compressão do PowerPoint da Adobe e vários tutoriais abordam bem a parte das imagens, mas depois terminam como se o trabalho estivesse feito. As pessoas em tópicos como esta discussão no r/powerpoint sobre como reduzir o tamanho dos ficheiros continuam a deparar-se com o mesmo problema, porque comprimiram as imagens e o ficheiro mal diminuiu de tamanho.

Por isso, a correção tem de ser feita por ordem de impacto. Primeiro as imagens, porque basta um clique. Depois os ficheiros multimédia, porque é aí que está o verdadeiro peso. E, por fim, os dados de edição que sobram e nos quais ninguém pensa. Faz isso nessa ordem e quase nunca vais precisar de uma ferramenta de terceiros.

A solução em três passos que realmente funciona

Passo 1: Comprimir todas as imagens numa única ação

Não faças isto imagem a imagem. O PowerPoint consegue processar toda a apresentação de uma só vez.

Clica em qualquer imagem do ficheiro. Aparece o separador «Formato da imagem » na faixa de opções. Clica em «Comprimir imagens». Na caixa de diálogo, desmarca a opção «Aplicar apenas a esta imagem» para que a alteração se aplique a toda a apresentação e, em seguida, escolhe uma resolução. Para qualquer coisa vista num ecrã ou projetor, 150 ppi (indicado como «Web» ou «E-mail», dependendo da tua versão) é mais do que suficiente. 96 ppi se quiseres que fique mesmo leve e ninguém o vá imprimir.

Essa simples ação pode reduzir significativamente o tamanho de uma pasta com muitas capturas de ecrã. E já que estás aí, marca também a opção «Apagar áreas recortadas das imagens» — já te explico melhor porque é que isso é importante daqui a pouco.

Passo 2: Lidar com vídeo e áudio incorporados (é isto que está realmente a causar o problema)

É aqui que está, na verdade, o problema do tamanho dos ficheiros da maioria das pessoas, e ninguém as avisou.

Vai a Ficheiro > ar Informações. Se a apresentação tiver multimédia incorporada, o PowerPoint mostra um botão «Comprimir multimédia» mesmo ali. Clica nele e escolhe uma qualidade:

• O Full HD (1080p) corta um pouco, mas mantém a imagem nítida
• HD (720p) é a resolução ideal para a maioria das situações em que se enviam e-mails
• A opção «Padrão» (480p) é a mais eficiente quando precisas que o ficheiro seja bem pequeno

Num deck com um clipe grande incorporado, baixar a resolução para 720p pode, por si só, consumir uma quantidade substancial de dados. Muitas vezes, é isso que faz a diferença entre o ficheiro ser rejeitado ou enviado.

Mas comprimir ficheiros multimédia nem sempre é suficiente e, às vezes, é mesmo a pior decisão a tomar. Se o vídeo for o ponto central da apresentação, pensa em nem sequer o incorporar. Carrega o vídeo algures e, depois, no PowerPoint, usa a opção «Inserir» > « > » > «Vídeo» > « > » > «Vídeo online» ou insere um link, para que a apresentação faça referência ao ficheiro em vez de o incluir. O tópico do r/mac sobre como tornar um PowerPoint mais fácil de enviar por e-mail num ambiente empresarial aposta fortemente nesta abordagem, porque num ambiente corporativo restrito o peso dos ficheiros multimédia incorporados costuma ser o principal obstáculo.

E para descobrires o que o PowerPoint esconde, verifica todos os slides, não só os mais óbvios. A narração em áudio, a música de fundo, um efeito sonoro isolado numa transição. São detalhes que se vão somando discretamente.

Passo 3: Descarta os dados da imagem recortada

Isto surpreende muita gente. Quando recortas uma foto no PowerPoint, a parte que recortaste não é eliminada. Apenas fica oculta. A imagem original completa continua no ficheiro, a aumentar o tamanho sem motivo nenhum.

Se ainda não marcaste a opção «Eliminar áreas recortadas das imagens» no primeiro passo, faz isso agora na mesma caixa de diálogo «Comprimir imagens ». Num deck em que alguém recortou muitas fotos grandes para as transformar em pequenas miniaturas, só isto já pode libertar bastante espaço.

«A ordem é mais importante do que as ferramentas. Primeiro as imagens, depois os ficheiros multimédia e, por fim, os dados recortados. Se saltares a etapa dos ficheiros multimédia num conjunto grande de imagens, vais ficar a comprimir para sempre sem nunca chegares ao limite.»

Comparação rápida: o que cada etapa recupera

Mais uma pequena vitória. Se o ficheiro ainda estiver guardado no formato antigo .ppt, ao guardá-lo no formato moderno .pptx, a estrutura subjacente fica comprimida automaticamente. O guia do MagicSlides sobre como reduzir o tamanho do PowerPoint menciona isto, e são uns megabytes a mais de graça, sem qualquer esforço.

Quando a compressão continua a não ser suficiente

Às vezes, já fizeste os três passos e o baralho ainda está acima do limite. Está quase, mas continua a falhar.

Nessa altura, deixa de lutar contra o anexo e muda a forma como o envias. Em vez disso, partilha um link da nuvem. Carrega o ficheiro para o OneDrive, Google Drive ou Dropbox e envia o link por e-mail — isso contorna completamente o limite de tamanho e permite que o destinatário aceda sempre à versão mais recente. O guia do «Solve Your Tech» sobre como enviar ficheiros PowerPoint muito grandes apresenta esta opção como a solução alternativa ideal e, sinceramente, para qualquer coisa que ultrapasse o limite, é menos trabalhoso do que tentar comprimir o ficheiro até à exaustão.

A propósito, comprimir em ZIP quase não ajuda. O PPTX já é um formato comprimido, por isso, comprimir uma apresentação grande em ZIP pode trazer-te apenas uma pequena redução. Não vale a pena o trabalho.

Resolução de problemas comuns

A opção «Comprimir ficheiros multimédia» não aparece. Esse botão só aparece quando a apresentação contém mesmo áudio ou vídeo incorporados. Se não aparecer, isso significa que o peso está a vir de imagens ou de dados recortados; por isso, concentra-te nisso.

O ficheiro quase não ficou mais pequeno depois de comprimir as imagens. É típico: o peso está nos ficheiros multimédia, não nas imagens. Vai direto a Ficheiro > Informaçõ > es e vê se há uma opção «Comprimir multimédia». Esta é a razão mais comum pela qual as pessoas acham que a compressão «não resultou».

O vídeo fica com um aspeto pixelizado depois de comprimido. Foste demasiado agressivo. Refaz a edição a partir do ficheiro principal que guardaste, com uma configuração de qualidade mais elevada. Depois de comprimido, já não dá para recuperar a qualidade a partir da cópia comprimida.

As fontes ou o layout ficaram desalinhados no computador do destinatário. Não é uma questão de tamanho, mas tem a ver com isso. Incorpora as fontes através de Ficheiro > Opções > Guardar > Incorpora as fontes no ficheiro, mas tem em conta que isto aumenta um pouco o tamanho, por isso faz isso antes da compressão final.

Perguntas frequentes

Qual é o tamanho mínimo que o meu PowerPoint tem de ter para o enviar por e-mail?
Tenta ficar bem abaixo do limite de anexos do teu provedor. A maioria dos provedores limita os anexos a um valor na ordem das dezenas de megabytes, e alguns servidores de e-mail empresariais são ainda mais restritivos. Se não conseguires cumprir esse limite, envia um link para a nuvem em vez do ficheiro.

Porque é que o meu PowerPoint é tão grande, mesmo tendo só uns quantos slides?
Quase sempre são vídeos ou áudio incorporados, ou imagens de alta resolução que nunca foram comprimidas. Uma pequena apresentação com um clipe de alta resolução pode facilmente ficar muito grande. Verifica primeiro as « > es do ficheiro» para ver se há um botão «Comprimir multimédia».

A compressão de imagens prejudica a qualidade?
A 150 ppi, não se nota nada, seja em ecrã ou num projetor. Só baixas para 96 ppi se a apresentação for só para ver no ecrã. De qualquer forma, guarda sempre um ficheiro original não comprimido.

Como é que retiro os ficheiros multimédia incorporados do PowerPoint sem apagar o vídeo?
Em vez de incorporar, cria um link para o vídeo usando «Inserir» > «Vídeo» > «Vídeo online», ou carrega o clipe e faz referência a ele. A apresentação fica leve e o vídeo continua a ser reproduzido, desde que quem estiver a ver tenha ligação à Internet.

Será que estes passos funcionam no PowerPoint para Mac?
Sim, embora os nomes dos menus sejam ligeiramente diferentes. A opção «Comprimir imagens» encontra-se no separador «Formato da imagem», e a compressão de ficheiros multimédia está no separador «Ficheiro». Os utilizadores de Mac em ambientes empresariais costumam optar pelo método de criar ligações em vez de incorporar os ficheiros, já que é o mais fiável em todos os sistemas.

Conclusão

Um PowerPoint demasiado grande para enviar raramente é um mistério quando sabes onde procurar. Se precisares de saber como reduzir o tamanho de um ficheiro do PowerPoint, comprime todas as imagens de uma só vez, trata dos vídeos e áudios incorporados em «Ficheiro» > «Informações» (é este o passo que realmente faz a diferença em apresentações grandes) e elimina os dados das imagens recortadas que ficam escondidos no ficheiro. Faz estas três coisas por ordem e, normalmente, uma apresentação pesada fica abaixo do limite de e-mail sem que ninguém note a diferença. Quando não couber totalmente, um link na nuvem dá o trabalho por concluído.

Estás a configurar um novo PC ou precisas de uma licença original do Office para poder usar o PowerPoint? Também vale a pena tratar disso como deve ser.