Explicații privind dependențele dintre sarcini în MS Project

Ai amânat cu trei zile data de finalizare a unei sarcini, iar jumătate din program s-a modificat în moduri pe care nimeni nu le-a dorit. Sau s-a întâmplat exact invers. O dată s-a modificat, dar nimic altceva nu s-a schimbat, chiar dacă două sarcini depind în mod evident una de cealaltă. Pentru oricine încearcă să rezolve problemele legate de dependențele dintre sarcini în MS Project, în ambele cazuri ceva nu este în regulă, iar de obicei nu este vorba de date.

Aceste date decurg dintr-o decizie luată anterior, poate fără ca cineva să-și dea seama. Prin legarea celor două sarcini, Microsoft Project a atribuit un tip de relație. Implicit, aceasta este de tip „Finish-to-Start” (de la final la început), cu excepția cazului în care a fost modificată. Această relație determină modul în care programul reacționează atunci când se produce o modificare. Așadar, dacă reacția pare greșită, înseamnă că relația este greșită.

Gândește-te la asta ca la un diagnostic. În loc să enumeri cele patru tipuri de dependențe ca definiții abstracte, analizează ce efect are fiecare dintre ele asupra unei linii temporale atunci când se modifică o dată. Identifică comportamentul care corespunde simptomului, iar dependența se va dezvălui de la sine.

De ce dependențele dintre sarcini din MS Project afectează negativ programul tău

Majoritatea ghidurilor definesc cele patru tipuri de dependențe și se opresc aici. „Finish-to-Start” înseamnă că o sarcină se încheie înainte ca următoarea să înceapă, și așa mai departe. Este corect din punct de vedere tehnic, dar complet inutil atunci când un grafic Gantt prezintă deja anomalii, iar „motivul” rămâne în continuare un mister.

Iată care este adevărata problemă. Un tip de dependență nu este o simplă etichetă. Este o regulă pe care motorul de planificare o respectă de fiecare dată când se modifică o dată. Chiar documentația Microsoft privind modul în care Project planifică sarcinile explică faptul că software-ul recalculează întregul lanț pornind de la legături, constrângeri și calendare, în această ordine. Nu vezi niciodată calculul. Vezi doar cum se modifică rezultatul.

Și iată partea care îi pune pe mulți în dificultate. Project stochează tipul chiar lângă ID-ul sarcinii, într-o formă prescurtată pe care majoritatea oamenilor nu o citesc niciodată. Un predecesor indicat ca „4FS” înseamnă „Finish-to-Start” (de la final la început) pentru sarcina 4. „4SS” înseamnă „Start-to-Start” (de la început la început). Dacă ignori coloana respectivă, vei lucra la întâmplare, fără să știi exact care este setarea care cauzează problema.

Ideea e că nu poți rezolva o problemă de programare modificând ușor datele. Linkul este cel care stabilește data. Rezolvă problema cu linkul.

Cele patru tipuri, în funcție de impactul pe care îl au asupra cronologiei tale

Să le analizăm pe rând în funcție de simptomul pe care îl provoacă, nu de definiția din manual.

Metoda „Finish-to-Start” (FS) este cea implicită și acoperă aproximativ 80% din dependențele reale. Sarcina A se finalizează, sarcina B începe. Dacă amâni data de finalizare a sarcinii A, sarcina B se amână și ea în consecință. Acesta este comportamentul la care te aștepți, tocmai de aceea rareori este sursă de confuzie. Dacă programul se modifică în mod previzibil atunci când data de finalizare a unei sarcini predecesoare se modifică, înseamnă că folosiți metoda FS și că aceasta funcționează. Într-un lanț de proiecte de tip „finish-to-start”, se toarnă fundația, apoi se ridică pereții – acesta este principiul de bază al metodei FS.

Legătura „Start-to-Start” (SS) leagă momentele de începere ale două sarcini. Sarcina B nu poate începe până când nu începe sarcina A. Simptomul care indică această situație: data de finalizare a unei sarcini predecesoare s-a modificat, iar cea a sarcinii succesoare a rămas neschimbată, ceea ce părea o eroare. Nu este așa. În cazul SS, doar datele de începere sunt corelate, astfel încât modificarea unei date de finalizare nu are niciun efect asupra etapelor ulterioare. Două sarcini care se derulează concomitent, cum ar fi excavarea șantierului și mobilizarea echipamentelor, necesită o legătură SS.

Modelul „Finish-to-Finish” (FF) leagă capetele. B nu poate finaliza până când A nu finalizează. Semnul distinctiv în acest caz este un succesor a cărui dată de începere variază liber, dar a cărui dată de finalizare sare brusc atunci când predecesorul este prelungit. Testarea care trebuie să se încheie odată cu dezvoltarea este un exemplu clasic de FF – cele două se desfășoară în paralel, dar trebuie să se încheie simultan.

„De la început până la sfârșit” (SF) este o opțiune mai puțin obișnuită și care poate crea confuzie, iar, sincer, majoritatea celor care au folosit-o au făcut-o din greșeală. Sarcina B nu se poate finaliza până când nu începe sarcina A. Dacă data de finalizare a unei sarcini este mereu amânată de data de începere a unei alte sarcini, iar acest lucru nu are sens din punct de vedere intuitiv, probabil că opțiunea SF a fost aplicată în locul unei alte opțiuni. Aceasta apare în cazuri reale, cum ar fi schimburile de tură. Dar dacă nimeni nu a ales-o în mod deliberat, este probabil o greșeală.

„Așadar, procedura de diagnosticare este simplă. Observă ce s-a schimbat (un început sau un sfârșit), observă ce s-a mutat în aval (un început, un sfârșit sau nimic) și asociază acea pereche cu tipul de mai sus. Neconcordanța îți indică la ce trebuie să treci.”

Cum să verificați și să modificați linkul

Mai întâi, deschideți coloana „Predecesori” dacă aceasta nu este afișată. Faceți clic dreapta pe orice antet de coloană, selectați „Inserați coloană”, apoi alegeți „Predecesori”. Acum, fiecare sarcină își afișează legăturile în această formă prescurtată, fără a mai fi nevoie să ghiciți.

Pentru a modifica un tip, faceți dublu clic pe sarcina succesoare, deschideți fila „Predecesori” din fereastra de dialog „Informații despre sarcină” și selectați relația din meniul derulant „Tip”. Aceasta este metoda corectă. De asemenea, puteți edita direct coloana predecesorului dacă sunteți familiarizat cu notarea prescurtată, tastând „5FF” în loc de „5” pentru a forța relația „Finalizare-la-finalizare” pentru sarcina 5.

Fiecare relație nouă este setată implicit pe „Finish-to-Start” (FS). Selectează două sarcini, apasă butonul cu simbolul lanțului de pe panglică și gata – ambele devin FS. Aceasta este metoda de bază pentru a lega sarcini în Microsoft Project. Ghidul pas cu pas al ExperTrain privind legarea dependențelor prezintă în detaliu metoda „selecție și legare”, dacă doriți versiunea pas cu pas. Problema este acea setare implicită. Dacă relația reală era de tip SS sau FF, acum aveți un tip greșit – și nimeni nu observă acest lucru până când o dată nu se modifică în mod ciudat.

Aici se află adevărata problemă. Cele patru tipuri atrag cea mai mare parte a atenției, dar setările proiectului referitoare la întârziere și timp de execuție sunt cele care afectează în tăcere termenele, deoarece sunt invizibile dacă nu le cauți în mod special.

Întârzierea este o perioadă de așteptare adăugată la o dependență. Dependența „Finish-to-Start” (de la finalizare la începere) cu o întârziere de două zile înseamnă că B începe la două zile după ce A se finalizează. Gândiți-vă la timpul de întărire, la uscarea vopselei, la o așteptare obligatorie. Se introduce ca „4FS+2d” în coloana predecesorului. Programul menține acest interval indiferent de modul în care se modifică datele înconjurătoare, ceea ce este exact ceea ce doriți pentru o perioadă reală de așteptare. Și exact ceea ce nu doriți dacă a fost adăugat din greșeală.

„Lead” reprezintă un decalaj negativ. Practic, este vorba de o suprapunere. „4FS-2d” înseamnă că sarcina B începe cu două zile înainte ca sarcina A să se încheie, ceea ce permite ca sarcinile să se suprapună. Este util atunci când o sarcină succesoare poate începe în timp ce predecesoarea își finalizează ultima etapă. Articolul din Microsoft Community Hub despre dependențele avansate între sarcini explică modul în care intervalul de avans și cel de întârziere interacționează cu noul motor Project pentru web; merită citit dacă observați suprapuneri neintenționate.

Iată cum se produce eroarea. Cineva tastează „+2d” când voia să scrie „-2d” sau lasă o marjă de timp după ce motivul pentru care a fost introdusă a dispărut. Acum, programul conține un decalaj fictiv care prelungește întregul proiect și, deoarece marja de timp nu apare ca un rând separat, nimeni nu o observă. Toate datele de după acel punct de legătură sunt eronate cu două zile, iar barele din diagrama Gantt par perfect normale.

Așadar, atunci când durata unui proiect depășește suma duratelor sarcinilor, verificați mai întâi valorile de decalaj. Analizați coloana „predecesori” pentru a identifica intrările „+” și „-” și asigurați-vă că fiecare dintre ele are un motiv întemeiat. Ghidul MVP al lui Dale Howard privind stabilirea dependențelor este foarte clar în această privință: majoritatea întârzierilor inexplicabile sunt cauzate de decalaje pe care nimeni nu-și amintește să le fi adăugat.

Depanarea: simptomele frecvente

Nu se întâmplă nimic când modific o dată. Probabil este vorba de SS sau FF, iar tu modifici capătul greșit. SS ignoră modificările de final, iar FF ignoră modificările de început. Schimb tipul sau modifică celălalt capăt al sarcinii.

Totul se mișcă prea mult. De obicei, este vorba de un lanț de legături FS cu o constrângere care le blochează sau cu o întârziere acumulată. Verificați dacă o sarcină are o constrângere strictă, cum ar fi „Trebuie să înceapă la”, care are prioritate asupra legăturii, întrucât constrângerile au prioritate față de dependențe în ordinea de calcul a programului Project.

Finalul unei sarcini se mută, dar începutul rămâne neschimbat. Așa își face „Finish-to-Finish” treaba. Dacă nu asta ai vrut, treci la FS.

Data de încheiere este amânată de data de începere a unei alte sarcini. „De la început până la sfârșit”, expresie folosită aproape întotdeauna din greșeală. Schimb-o cu ceea ce ai vrut de fapt să spui, probabil FS.

Întrebări frecvente

Care este tipul de dependență implicit în Microsoft Project?
De la final la început. Fiecare legătură creată cu ajutorul butonului de legătură din panglică devine de tip FS, cu excepția cazului în care modificați această setare în caseta de dialog „Informații despre sarcină” sau prin comanda rapidă din coloana „Predecesor”.

Cum pot descifra notele prescurtate din coloana „predecesor”?
Numărul reprezintă ID-ul sarcinii precedente, iar literele indică tipul. „7FS” înseamnă „Finish-to-Start” (de la final la început) pentru sarcina 7, „7SS” înseamnă „Start-to-Start” (de la început la început), „7FF” înseamnă „Finish-to-Finish” (de la final la final), iar „7SF” înseamnă „Start-to-Finish” (de la început la final). Sufixul „+3d” sau „-3d” reprezintă timpul de întârziere sau de avans.

De ce a durat mai mult întregul meu proiect după o mică modificare?
Cel mai adesea, este vorba de un decalaj acumulat neintenționat sau de o constrângere care are prioritate față de legăturile dintre activități. Verificați coloana „predecesor” pentru a identifica valorile „+” și căutați constrângerile stricte, deoarece motorul de planificare al Project acordă prioritate constrângerilor față de dependențe.

Când ar trebui să folosesc „Start-to-Start” în loc de „Finish-to-Start”?
Atunci când două sarcini trebuie să înceapă simultan, dar nu este necesar să se încheie în același timp. Lucrările de excavare și mobilizarea echipamentelor se intensifică în același timp, astfel încât momentele lor de începere sunt corelate, în timp ce momentele de finalizare rămân independente. Ghidul privind dependențele din Wrike conține mai multe exemple de sarcini paralele.

Termenul de livrare este același lucru cu întârzierea?
„Lead” reprezintă un decalaj negativ, adică o suprapunere în loc de o întârziere. „FS-2d” (lead) permite succesorului să înceapă cu două zile înainte ca predecesorul să termine. „FS+2d” (lag) impune un interval de două zile după terminarea predecesorului. Același câmp, semn opus, efect opus.

Să punem totul cap la cap

Când dependențele dintre sarcini în MS Project se modifică în mod eronat, primul suspect este tipul de dependență, nu datele. Corelează simptomul cu comportamentul, identifică ce s-a schimbat și ce s-a modificat, iar tipul corect va deveni evident. Apoi verifică decalajul de întârziere și cel de avans, deoarece un „+2d” greșit stă la baza mai multor întârzieri misterioase decât orice altă cauză singulară. Citiți coloana „predecesor”, stabiliți relația înainte de a crea legătura, iar diagrama Gantt va începe să se comporte corect.