Bir Word Belgesinin Boyutunu Nasıl Küçültebilirsiniz?

Biri “Gönder” düğmesine basar, ancak mesaj geri döner. Ek dosya çok büyük. Raporun teslimine on dakika kaldı, müşteri bekliyor ve Outlook 20 MB’lık sınırını aşmaya yanaşmıyor. Böylece telaş başlar; genellikle birkaç kilobaytlık bir azalma sağlayacak herhangi bir şey bulmak için çılgınca bir arama yapılır.

Çoğu kılavuz bu karmaşayı daha da artırıyor. Belirli bir sıra olmaksızın sekiz ipucu veriyorlar; bu yüzden kullanıcılar önce geri alma geçmişini temizleyip otomatik kaydetme özelliğini kapatarak belki 30 KB tasarruf ederken, 24 MB’lık bir dosya ise hiç dokunulmadan kalıyor. Aslında belgeyi şişiren unsur, neredeyse her zaman gözün önünde duruyor.

Mesele resimlerde. Word belge dosyalarının boyutunu doğru sırayla nasıl küçülteceğinizi öğrendiğinizde, e-posta ile gönderilemeyecek kadar büyük bir Word dosyası genellikle birkaç dakika içinde sınırın altına düşer.

Neden her zamanki tavsiyeler zamanınızı boşa harcatıyor?

Herhangi bir liste hazırlama kılavuzunu açın, aynı kalıbı göreceksiniz. Biçimlendirmeyi temizleyin. Eski sürümleri silin. Arka planda kaydetme özelliğini kapatın. Daha yeni bir biçime dönüştürün. Her ipucu elbette bir miktar zaman kazandırır, ancak bunlar birbirine eşitmiş gibi sunuluyor ki kesinlikle öyle değiller.

Asıl sorun şudur: Telefon kamerasından doğrudan yapıştırılmış bir düzine yüksek çözünürlüklü fotoğraf içeren bir belge, yalnızca görüntü verisi olarak 20 MB veya daha fazlasını kaplayabilir. Metin kısmı ise, 40 sayfa olsa bile, 200 KB kadar olabilir. Dolayısıyla, bir kılavuzda “kullanılmayan stilleri silin” denildiğinde, aslında 200 KB’lık kısmı iyileştirilirken 20 MB’lık kısım göz ardı ediliyor.

Baruch College’ın yardım masası, Word dosya boyutunu küçültmenin en önemli yolunun görüntü çözünürlüğünü düşürmek olduğunu belirterek öncelikleri doğru belirliyor. Bu, her seferinde ilk olarak uygulanması gereken çözümdür.

Mesele şu ki, düzeltmeleri gerçek tasarruf miktarına göre sıralamak, tüm yaklaşımı değiştiriyor. En önemli işi halledin, dosya boyutunu kontrol edin; çoğu zaman işiniz çoktan bitmiş olur.

Word belgesinin boyutunu küçültme: Gerçekten işe yarayan yöntem

İşte yapmanız gerekenler; her adımın tipik bir şişirilmiş belgede ne kadar yer tasarrufu sağladığına göre sıralanmıştır.

1. Adım: Resimleri sıkıştırın (işin büyük kısmı budur)

Bir Word belgesinde dosya boyutunun büyük olması sorununun ortaya çıkmasının nedeni neredeyse her zaman resimlerdir. Günümüzün akıllı telefon ve fotoğraf makineleriyle çekilen fotoğrafların genişliği 4.000 piksel veya daha fazladır, ancak belge bunları her zaman bu değerin sadece bir kısmında görüntüler. Tüm bu fazladan pikseller yine de dosyada saklanır ve dosya boyutunu şişirmekten başka bir işe yaramaz.

Word’de bunun için yerleşik bir araç bulunmaktadır. İşte yol:

Belgedeki herhangi bir resme tıklayın, ardından “Resim Biçimi ” sekmesine gidin – bu sekme yalnızca bir resim seçildiğinde görünür. Resimleri Sıkıştır’ı tıklayın. Ayarın tüm resimlere aynı anda uygulanması için “Yalnızca bu resme uygula” seçeneğinin işaretini kaldırın. Ardından bir çözünürlük seçin. Ekranda okunacak veya e-posta ile gönderilecek içerikler için 150 ppi yeterlidir. Baskı için ise 220 ppi, boyutu küçültürken kaliteyi yüksek tutar.

Microsoft’un kendi kılavuzunda, Word’de resim boyutunu küçültmek için bu aynı ” Resimleri Sıkıştır” iş akışı adım adım anlatılmaktadır ve açıkçası bu görev için programın tamamında en etkili tek düğme budur.

Ayrıca, denemeye değer daha az yer kaplayan bir ayar daha var. Dosya > Seçenekler > Gelişmiş menüsünden resim bölümüne gidin ve “Düzenleme verilerini sil” seçeneğini işaretleyin. Word, bir gün geri almak istemeniz ihtimaline karşı, kırptığınız her resmin orijinal, kırpılmamış halini saklar. Bu verileri silmek, çok sayıda kırpılmış resim içeren belgelerde dosya boyutunu belirgin şekilde azaltabilir.

Bu adımı tamamladıktan sonra dosya boyutunu kontrol edin. 24 MB’lık bir belge genellikle bu aşamada 3 MB veya 4 MB’ a düşer. Bu boyut, e-posta sınırını rahatlıkla aşmaya yetecek kadar genellikle yeterlidir.

2. Adım: Gömülü yazı tiplerini işleme

Yazı tipleri ikinci en büyük sorundur ve görünmez oldukları için kullanıcıları hazırlıksız yakalar. Belgenizde gömülü yazı tipleri varsa, Word o yazı tipinin tamamını dosyaya ekler; böylece o yazı tipi yüklü olmayan bilgisayarlarda da doğru şekilde görüntülenir.

Tasarım ağırlıklı ve bilinmeyen bilgisayarlara gönderilecek bir broşür için gerçekten yararlıdır. Şirket içi bir not için ise gereksiz yük oluşturur. Gömülü yazı tipleri, kullanılan yazı tipi ve karakter kümesi sayısına bağlı olarak dosyanın boyutunu önemli ölçüde artırabilir.

Bunu kontrol etmek ve değiştirmek için Dosya > Seçenekler > Kaydet menüsüne gidin. Sayfanın en altında “Yazı tiplerini dosyaya göm” seçeneğini göreceksiniz. Bu seçenek işaretliyse ve buna ihtiyacınız yoksa, işaretini kaldırın. İhtiyacınız varsa, “Yaygın sistem yazı tiplerini gömme” alt seçeneğini işaretleyin; bu, her bilgisayarda zaten bulunan standart yazı tiplerini atlayıp yalnızca nadir kullanılanları gömer.

The Windows Club, bir Word belgesini sıkıştırmanın bu yönteminin yanı sıra birkaç başka yöntemi de ele almaktadır ve yazı tipi yönetimi, bu listede en çok gözden kaçan avantajlardan biridir.

3. Adım: Dosya biçimini düzeltin

Biçim, üçüncü etken olup, eski dosyalarda insanların beklediğinden daha büyük öneme sahiptir. Eski .doc biçiminde kaydedilmiş bir belge, verileri modern .docx biçiminden çok daha verimsiz bir şekilde depolar; zira . docx, aslında iç yapısı gereği sıkıştırılmış bir arşivdir.

Eski bir .doc dosyanız mı var? Çözümü çok basit. Dosya > Farklı Kaydet seçeneklerine gidin ve tür olarak Word Belgesi (.docx) seçeneğini seçin. Yıllardır eski formatıyla ortalıkta dolaşan bir dosyada, bu işlem tek başına kalite kaybı olmadan dosya boyutunu önemli ölçüde azaltabilir; çünkü .docx formatı her şeyi otomatik olarak sıkıştırır.

Son satıra dikkat edin. Çoğu kılavuz buradan başlar. Oysa bu satır en sona gelmelidir.

Küçük şeyler – hâlâ birkaç KB’ye daha ihtiyacınız olduğunda

Bazen üç büyük adımı da tamamlamış olsanız bile, yine de sınırın biraz üzerinde kalırsınız. İşte o zaman küçük ayarlamalar önem kazanır; ondan önce değil.

Otomatik Kurtarma özelliğini geçici olarak devre dışı bırakın ya da kaydetme miktarını azaltın; ancak bu, en iyi ihtimalle küçük bir kazanç sağlar. Kullanılmayan özel stilleri silin. Bir web sayfasından veya başka bir belgeden içerik yapıştırdıysanız, seçili metin üzerinde Ctrl+Boşluk tuşlarına basarak kalan biçimlendirmeyi temizleyin. Ayrıca, gizli veya gömülü nesneler, eklediğiniz ve unuttuğunuz elektronik tablolar veya eski PDF dosyaları olup olmadığını kontrol edin.

Bu yöntemlerin hiçbiri tek başına şişirilmiş bir dosyayı kurtaramaz. Ancak, zaten iyileştirilmiş bir belge üzerinde bir arada kullanıldıklarında, size son birkaç yüz KB’lık bir kazanç sağlayabilirler.

“Asıl önemli olan çözüm, sekiz maddelik bir listede neredeyse hiçbir zaman ilk sırada yer alan çözüm değildir. Görüntüleri sıkıştırın, boyutlarını kontrol edin; genellikle ikinci adıma gelmeden işiniz biter.”

Çevrimiçi sıkıştırıcılar: Ne zaman işe yararlar, ne zaman yaramazlar?

Chromebook’ta, bir akıllı telefonda ya da Word’e tam erişim imkânı olmayan, kısıtlanmış bir iş bilgisayarında mısınız? Tarayıcı tabanlı araçlar bu açığı kapatır. Smallpdf’nin çevrimiçi Word sıkıştırma aracı gibi hizmetler, .docx formatındaki dosyaları yüklemenize izin verir ve daha küçük boyutlu bir dosya sunar; bunu çoğunlukla Word’ün kendi içinde yaptığı görüntü çözünürlüğünü düşürme işlemini uygulayarak gerçekleştirir.

Burada iki uyarı var. Birincisi, belgenizi üçüncü taraf bir sunucuya yükliyorsunuz; bu nedenle gizli nitelikteki her şey için – sözleşmeler, mali belgeler, kişisel veriler içeren her türlü belge – bu yöntemi tamamen atlayın. İkincisi, bunlar bir yedek çözümdür, bir yükseltme değildir. Word önünüzde açıkken, yerleşik Resimleri Sıkıştırma aracı size daha fazla kontrol sağlar ve dosyanın gizliliğini korur.

Bunu yasal yollardan yapmanın kısa bir açıklaması

Yukarıda belirtilenlerin hepsi, Word’ün gerçekten etkinleştirilmiş olup olmadığına bakılmaksızın aynı şekilde çalışır. Ancak etkinleştirilmemiş bir kurulum sürekli uyarılar verir ve sonunda düzenleme özelliklerini ücretli erişim engelinin arkasına kilitler; bu da teslim tarihi yaklaşmışken bunu fark etmenin en kötü yoludur. Düzgün bir şekilde lisanslanmış bir kopya ise sorunsuz çalışır.

Office kurulumunuz deneme sürümüyle veya süresi dolmuş bir lisans anahtarıyla çalışıyorsa, orijinal bir lisans bu sorunu kalıcı olarak ortadan kaldırır. Keyfy.com, meşru kanallardan temin edilen orijinal Microsoft Office ve Microsoft 365 lisans anahtarlarını satmaktadır; bu anahtarlar, ödeme işleminden hemen sonra e-posta yoluyla gönderilir ve fiyatları genellikle perakende fiyatlarının oldukça altındadır. Bu, etkinleştirme uyarılarıyla uğraşmakla, belgenizi sorunsuz bir şekilde alabilmek arasındaki farktır.

Sık karşılaşılan sorunların giderilmesi

Görüntüler sıkıştırıldıktan sonra da hâlâ iyi görünüyor. Güzel, asıl mesele de bu. 150 ppi’de, ekran ve e-posta görüntüleyicileri bir fark fark etmeyeceklerdir. Gerçekten baskı kalitesine ihtiyacınız varsa, bunun yerine 220 ppi kullanın ve dosyanın biraz daha büyük olmasını kabul edin.

Dosya neredeyse hiç küçülmedi. Dosyanın boyutunun artmasının nedeni muhtemelen resimler değildir. Gömülü yazı tiplerini kontrol edin (2. Adım) ve dosyanın .doc değil, .docx formatında olduğundan emin olun (3. Adım). Eğer resim içermeyen, metin ağırlıklı bir belgeyse, kısaltılacak pek bir şey olmayabilir.

“Resimleri Sıkıştır” seçeneği gri renkte görünüyor. Öncelikle bir resim seçmeniz gerekiyor. Bir resme tıkladığınızda, “Sıkıştır” düğmesinin bulunduğu “Resim Biçimi” sekmesi açılır.

Kalite çok düştü. Word’de sıkıştırma işlemi, dosya kaydedildikten sonra geri alınamaz. Sıkıştırmadan önce orijinal dosyanın bir yedeğini alın; böylece gerekirse daha yüksek ppi değerinde yeniden sıkıştırma yapabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Bir Word belgesi gerçekte ne kadar küçük hale gelebilir?
Sadece metin içeren birkaç sayfalık bir belge gerçekten çok küçük olabilir. Dosya boyutu neredeyse tamamen resimlere bağlıdır; dolayısıyla bir belgenin en küçük boyutu, kaç adet resim içermesi gerektiğine ve bunların hangi çözünürlükte olduğuna bağlıdır.

Görüntüleri sıkıştırmak kalitesini bozar mı?
Normal kullanım için uygun değildir. 150 ppi çözünürlükte, sıkıştırılmış görüntüler ekranda ve e-postada aynı görünür. Farkı yalnızca profesyonel baskılarda fark edebilirsiniz; 220 ppi seçeneği de işte bu amaçla sunulmuştur.

Sayfaları sildikten sonra bile Word dosyam neden e-posta ile gönderilemeyecek kadar büyük?
Görüntüler kalan sayfalarda yer alıyorsa, metin sayfalarını silmek pek bir fayda sağlamaz. Metin, resimlere kıyasla çok küçüktür. Bunun yerine, belgenin tamamında “Resimleri Sıkıştır” işlevini çalıştırın.

PDF olarak kaydetmek dosya boyutunu küçültür mü?
Bazen işe yarar, ancak her zaman güvenilir değildir ve dosya biçimini tamamen değiştirir. Alıcının düzenlenebilir bir Word dosyasına ihtiyacı varsa, bunun yerine .docx dosyasını sıkıştırın. Sabit bir PDF dosyası yeterliyse, dosyayı dışa aktarmak işe yarayabilir; ancak sıkıştırılmamış resimlerden oluşan bir PDF dosyası da yine büyük kalır.

Bir Word belgesini sıkıştırmak için ücretli bir araca ihtiyacım var mı?
Hayır. Gerekli olan her şey Word’ün kendi içinde mevcuttur. Çevrimiçi sıkıştırma araçları ve ücretli programlar çoğunlukla aynı görüntü çözünürlüğünü düşürme işlemini yeniden paketlemekten ibarettir; bu nedenle ücretsiz ve yerleşik yöntem neredeyse her durumu halleder.

Kısa özet

Her zaman önce resimler. Resimleri 150 ppi’de sıkıştırın, düzenleme verilerini silin ve başka hiçbir şeye dokunmadan önce dosya boyutunu kontrol edin. Hâlâ sınırın üzerinde mi? Gereksiz gömülü yazı tiplerini kaldırın ve dosyayı .docx olarak kaydettiğinizden emin olun. Küçük ayarlamalar en son yapılır, çünkü bunlar en az yer tasarrufu sağlar.

Bu şekilde sıralandığında, Word belge dosyalarının boyutunu küçültmek oldukça kolay hale gelir: Eskiden yirmi dakika süren büyük boyutlu Word belgesi sorunu, genellikle iki dakikada çözülür.