Cómo reducir el tamaño de un documento de Word

Alguien pulsa «Enviar» y el mensaje te lo devuelve. El archivo adjunto es demasiado grande. Faltan diez minutos para entregar el informe, el cliente está esperando y Outlook no cede ni un ápice con su límite de 20 MB. Así que empieza el ajetreo, normalmente con una búsqueda frenética de cualquier cosa que te permita recortar unos cuantos kilobytes.

La mayoría de las guías solo empeoran aún más ese lío. Te dan ocho consejos sin ningún orden concreto, así que la gente empieza por borrar el historial de deshacer o desactivar el guardado automático, lo que ahorra quizá 30 KB, mientras que un archivo de 24 MB sigue ahí sin tocar. Lo que realmente está hinchando el documento casi siempre está a la vista de todos.

Son imágenes. Y una vez que sabes cómo reducir el tamaño de los archivos de Word siguiendo los pasos correctos, un archivo de Word demasiado grande para enviarlo por correo electrónico suele quedar por debajo del límite en un par de minutos.

Por qué los consejos de siempre te hacen perder el tiempo

Abre cualquier guía de estilo y verás el mismo patrón. Borra el formato. Elimina las versiones antiguas. Desactiva el guardado automático. Convierte el documento a un formato más reciente. Cada consejo te ahorra algo, claro, pero se presentan como si todos fueran iguales, cuando en realidad no lo son en absoluto.

Este es el problema de verdad. Un documento con una docena de fotos en alta resolución pegadas directamente desde la cámara de un móvil puede llegar a ocupar 20 MB o más solo en datos de imagen. El texto en sí, aunque ocupe 40 páginas, puede que solo ocupe 200 KB. Así que cuando una guía te dice que «elimines los estilos que no uses», solo está mejorando esos 200 KB y pasando por alto los 20 MB.

El servicio de asistencia técnica del Baruch College acierta al señalar que reducir la resolución de las imágenes es la clave para reducir el tamaño de los archivos de Word. Esa es la solución que vale la pena aplicar primero, siempre.

La cuestión es que, si clasificas las soluciones según el ahorro real que suponen, cambia todo el enfoque. Haz esa única cosa importante, comprueba el tamaño del archivo y, a menudo, ya habrás terminado.

Cómo reducir el tamaño de un documento de Word: el método que de verdad funciona

Esto es lo que tienes que hacer, ordenado según cuánto ahorra cada paso en un documento típico con exceso de datos.

Paso 1: Comprime las imágenes (esto es lo que más trabajo da)

Las imágenes son casi siempre la causa principal de que un documento de Word tenga un tamaño de archivo tan grande. Las fotos que sacas con los móviles y las cámaras modernas suelen tener 4.000 píxeles de ancho o más, pero el documento solo las muestra a una fracción de ese tamaño. Todos esos píxeles de más se guardan de todas formas, y lo único que hacen es aumentar el tamaño del archivo.

Word tiene una herramienta integrada para esto. Aquí tienes la ruta:

Haz clic en cualquier imagen del documento y, a continuación, ve a la pestaña «Formato de imagen» —solo aparece cuando hay una imagen seleccionada—. Haz clic en «Comprimir imágenes». Desmarca «Aplicar solo a esta imagen» para que el ajuste se aplique a todas las imágenes a la vez. A continuación, elige una resolución. Para cualquier cosa que se lea en pantalla o se envíe por correo electrónico, 150 ppp es más que suficiente. Para imprimir, 220 ppp mantiene una alta calidad a la vez que reduce el tamaño.

Las propias instrucciones de Microsoft te guían paso a paso por este mismo proceso de «Comprimir imágenes» para reducir el tamaño de las imágenes en Word y, sinceramente, es el botón más eficaz de todo el programa para esta tarea.

También hay una opción que te permite reducir el tamaño de los archivos y que vale la pena activar. Ve a Archivo > Opciones > Avanzadas, desplázate hasta la sección de imágenes y marca la casilla «Descartar datos de edición». Word guarda la versión original sin recortar de cada imagen que recortes, por si acaso quieres recuperarla algún día. Descartar esos datos puede reducir notablemente el tamaño de los archivos en documentos con muchas imágenes recortadas.

Una vez hecho esto, comprueba el tamaño del archivo. Un documento de 24 MB suele reducirse a 3 o 4 MB en este mismo paso. Normalmente es suficiente para superar el límite de un correo electrónico y te queda espacio de sobra.

Paso 2: Gestionar las fuentes incrustadas

Las fuentes son el segundo mayor problema, y pillan a la gente por sorpresa porque son invisibles. Cuando tu documento incluye fuentes incrustadas, Word incluye todo el tipo de letra en el archivo para que se vea bien en ordenadores que no tengan esa fuente instalada.

Es realmente útil para un documento con mucho diseño que se va a enviar a ordenadores desconocidos. En cambio, es un lastre para un memorándum interno. Las fuentes incrustadas pueden aumentar bastante el tamaño de un archivo, dependiendo del número de tipos de letra y conjuntos de caracteres que haya.

Para comprobarlo y cambiarlo, ve a Archivo > Opciones > Guardar. En la parte inferior verás la opción «Incrustar fuentes en el archivo». Si está marcada y no la necesitas, desmárcala. Si sí lo necesitas, marca la subopción «No incrustar fuentes comunes del sistema», que omite las fuentes estándar que ya tiene cualquier ordenador y solo incrusta las menos habituales.

En The Windows Club te lo explican junto con otros métodos para comprimir un documento de Word, y el manejo de las fuentes es una de las ventajas más ignoradas de la lista.

Paso 3: Corrige el formato del archivo

El formato es el tercer factor, y tiene más importancia de lo que la gente cree cuando se trata de archivos antiguos. Un documento guardado en el formato antiguo .doc almacena los datos de forma mucho menos eficiente que el moderno .docx, que en realidad es un archivo comprimido en su interior.

¿Tienes un archivo .doc antiguo? La solución es muy sencilla. Ve a Archivo > ar como y elige «Documento de Word (.docx) » como tipo de archivo. En un archivo que lleva años con ese formato antiguo, esto por sí solo puede reducir considerablemente el tamaño sin ninguna pérdida de calidad, ya que el formato .docx comprime todo automáticamente.

Fíjate en la última fila. Ahí es donde empiezan la mayoría de las guías. Esa es la última.

Las cosillas sin importancia, para cuando aún necesites unos cuantos KB más

A veces has dado los tres pasos principales y aún así te quedas justo por encima del límite. Es ahí cuando los pequeños ajustes cobran importancia, no antes.

Desactiva temporalmente la función de recuperación automática o reduce la cantidad de datos que guarda, aunque esto, como mucho, supone una mejora mínima. Elimina cualquier estilo personalizado que no uses. Si has pegado contenido de una página web u otro documento, borra el formato residual pulsando Ctrl+Espacio sobre el texto seleccionado. Y comprueba si hay objetos ocultos o incrustados, como hojas de cálculo o archivos PDF antiguos que hayas añadido y te hayas olvidado de ellos.

Ninguna de estas opciones por sí sola te ayuda a reducir un archivo demasiado grande. Pero, si las usas todas juntas en un documento que ya está optimizado, quizá consigas ahorrar esos últimos cientos de KB.

«La solución que realmente importa casi nunca es la primera de una lista de ocho. Comprime las imágenes, comprueba el tamaño y, normalmente, ya habrás terminado antes de llegar al segundo paso».

Compresores en línea: cuándo son útiles y cuándo no

¿Estás en un Chromebook, un móvil o un ordenador del trabajo con restricciones de acceso y sin poder usar Word al completo? Las herramientas basadas en el navegador te sacan del apuro. Servicios como el compresor de archivos de Word online de Smallpdf te permiten subir un archivo .docx y te devuelven uno más pequeño, sobre todo aplicando la misma reducción de resolución de imágenes que hace Word de forma nativa.

Hay dos cosas que debes tener en cuenta. Primero, estás subiendo tu documento a un servidor de terceros, así que mejor no uses estas opciones para nada que sea confidencial: contratos, documentos financieros o cualquier cosa que contenga datos personales. Segundo, son una solución de emergencia, no una mejora. Cuando tengas Word abierto, la herramienta integrada «Comprimir imágenes» te da más control y mantiene la privacidad del archivo.

Un apunte rápido sobre cómo hacerlo de forma legal

Todo lo anterior funciona igual, tanto si Word está realmente activado como si no. Pero una instalación no activada te molesta constantemente y, al final, bloquea las funciones de edición hasta que pagues, lo cual es una forma horrible de descubrirlo justo cuando se acerca la fecha límite. Una copia con licencia válida simplemente funciona.

Si tu instalación de Office funciona con una versión de prueba o con una clave caducada, una licencia original te libra de ese problema para siempre. Keyfy.com vende claves auténticas de Microsoft Office y Microsoft 365, obtenidas a través de canales legítimos, que te envían por correo electrónico justo después de completar la compra, normalmente a un precio muy inferior al de tienda. Es la diferencia entre tener que lidiar con los mensajes de activación y simplemente recibir tu documento.

Cómo solucionar los problemas más habituales

Las imágenes siguen viéndose bien después de comprimirlas. Genial, esa es la idea. A 150 ppp, ni en pantalla ni al leer el correo notarás la diferencia. Si de verdad necesitas calidad de impresión, usa 220 ppp y acepta que el archivo sea un poco más grande.

El archivo apenas se ha reducido. Probablemente el problema no sean las imágenes. Comprueba si hay fuentes incrustadas (paso 2) y asegúrate de que el formato es .docx, no .doc (paso 3). Si se trata de un documento con mucho texto y sin imágenes, puede que simplemente no haya mucho que recortar.

La opción «Comprimir imágenes» aparece desactivada. Primero tienes que seleccionar una imagen. Haz clic en una imagen y aparecerá la pestaña «Formato de imagen» con el botón «Comprimir».

La calidad ha bajado demasiado. La compresión de Word es irreversible una vez guardado el archivo. Guarda una copia de seguridad del original antes de comprimirlo, para que puedas volver a hacerlo con un ppi más alto si hace falta.

Preguntas frecuentes

¿Hasta qué punto puede reducirse realmente un documento de Word?
Un documento de solo texto de unas pocas páginas puede ser realmente muy pequeño. El tamaño depende casi por completo de las imágenes, así que el tamaño mínimo de un documento viene determinado por cuántas imágenes tiene que incluir y a qué resolución.

¿La compresión de imágenes afecta a la calidad?
No es para uso habitual. A 150 ppp, las imágenes comprimidas se ven igual tanto en pantalla como en el correo electrónico. Solo notarías la diferencia en una impresión profesional, que es para lo que sirve la opción de 220 ppp.

¿Por qué mi archivo de Word sigue siendo demasiado grande para enviarlo por correo electrónico, incluso después de borrar páginas?
Borrar páginas de texto apenas sirve de algo si las imágenes siguen estando en las páginas que quedan. El texto ocupa muy poco espacio en comparación con las imágenes. Mejor aplica la función «Comprimir imágenes» a todo el documento.

¿Al guardarlo como PDF se reduce el tamaño?
A veces, pero no siempre, y cambia el formato por completo. Si el destinatario necesita un archivo de Word editable, comprime el .docx. Si te vale un PDF estático, exportarlo puede ser una buena opción, aunque un PDF con imágenes sin comprimir también ocupa mucho espacio.

¿Necesito una herramienta de pago para comprimir un documento de Word?
No. Todo lo esencial ya está integrado en el propio Word. Los compresores online y las herramientas de pago, en su mayoría, no hacen más que volver a empaquetar la misma reducción de resolución de la imagen, así que la opción gratuita y nativa sirve para casi todos los casos.

La versión corta

Lo primero son siempre las imágenes. Comprímelas a 150 ppi, elimina los datos de edición y comprueba el tamaño del archivo antes de tocar nada más. ¿Sigue superando el límite? Elimina las fuentes incrustadas que no necesites y asegúrate de guardarlo como .docx. Los pequeños ajustes se dejan para el final, porque son los que menos ahorran.

Si lo ves así, reducir el tamaño de los archivos de Word es pan comido: un problema con un archivo de Word muy grande que antes te llevaba veinte minutos resolverlo, ahora se soluciona en dos.