Πώς να φτιάξετε ένα διάγραμμα ροής στο Visio που λειτουργεί σωστά

Κάπου γύρω στο τέταρτο πλαίσιο, η όλη διαδικασία γίνεται δυσχερής. Ένας χάρτης ροής που φαινόταν εντάξει πριν από δέκα λεπτά, τώρα έχει ένα βέλος που κάνει έναν μεγάλο κύκλο γύρω από ένα διαμάντι απόφασης, ενώ το να σύρεις ένα σχήμα δύο ίντσες προς τα αριστερά αποσυνδέει τρεις συνδέσεις που ήταν εντάξει πριν από ένα δευτερόλεπτο. Οι περισσότεροι, όταν φτάνουν σε αυτό το σημείο, υποθέτουν ότι το Microsoft Visio έχει χαλάσει.

Συνήθως δεν είναι έτσι. Η συμπεριφορά των συνδετήρων που χαλάει τα διαγράμματα ροής οφείλεται σε μια διαφορά που σχεδόν κανείς δεν εξηγεί εξ αρχής: το να «κολλήσεις» έναν συνδετήρα σε ολόκληρο το σχήμα έναντι του να τον «κολλήσεις» σε ένα συγκεκριμένο σημείο πάνω σε αυτό το σχήμα. Αν καταλάβεις αυτό το σημείο, το 80% περίπου των περιπτώσεων όπου αναρωτιέσαι «γιατί κάνει έτσι αυτό το βέλος» θα εξαφανιστούν.

Έτσι, αυτός ο οδηγός παραλείπει τα βασικά στοιχεία τοποθέτησης σχημάτων που μπορείτε να βρείτε σε οποιοδήποτε μενού. Εστιάζει στο κομμάτι που πραγματικά κάνει τους χρήστες να εγκαταλείπουν: τους τύπους συγκόλλησης, το γιατί μετακινούνται οι σύνδεσμοι, τον τρόπο με τον οποίο η λειτουργία «AutoConnect» καθορίζει τη δρομολόγηση και, στη συνέχεια, τις λωρίδες εργασίας στο δεύτερο μισό.

Γιατί οι συνήθεις συμβουλές για τα διαγράμματα ροής δεν ισχύουν

Οι περισσότεροι οδηγοί χρήσης είναι ειλικρινείς, αλλά ελλιπείς. Σας δείχνουν πώς να σύρετε ένα σχήμα από το παράθυρο «Σχήματα», να πληκτρολογήσετε μια ετικέτα και να συνδέσετε δύο πλαίσια. Όλα σωστά. Στη συνέχεια, ο οδηγός τελειώνει, ακριβώς τη στιγμή που αρχίζουν τα πραγματικά προβλήματα για τον αναγνώστη.

Το πρόβλημα έγκειται στη συμπεριφορά των συνδετήρων. Οι οδηγίες το αντιμετωπίζουν ως προχωρημένο θέμα, οπότε ο αρχάριος που το αντιμετωπίζει υποθέτει ότι το εργαλείο είναι ελαττωματικό. Το βασικό διάγραμμα ροής της ίδιας της Microsoft καλύπτει μεν τους μηχανισμούς προσθήκης σχημάτων και συνδετήρων, αλλά το ερώτημα «γιατί το βέλος μου αποσυνδέεται συνεχώς;» βρίσκεται ένα επίπεδο πιο βαθιά από εκεί που σταματούν τα περισσότερα σεμινάρια.

Αυτό είναι που παραβλέπεται. Το Visio διαθέτει δύο τρόπους με τους οποίους ένας σύνδεσμος μπορεί να συνδεθεί με ένα σχήμα, και οι δύο λειτουργούν εντελώς διαφορετικά όταν μετακινείτε τα στοιχεία. Κανείς δεν σας λέει ποιον από τους δύο χρησιμοποιείτε, και η προεπιλογή μπορεί να αλλάξει ανάλογα με τον τρόπο που σχεδιάσατε τον σύνδεσμο.

Σημεία συγκόλλησης έναντι δυναμικών συνδέσεων

Αυτό είναι όλο το παιχνίδι, οπότε αξίζει να το πάρεις πιο σιγά.

Όταν συνδέετε έναν σύνδεσμο με ένα σχήμα στο Visio, κάνετε ένα από τα δύο πράγματα. Είτε τον συνδέετε με ένα συγκεκριμένο σημείο σύνδεσης (ένα μικρό μπλε «X» στην άκρη του σχήματος) είτε τον συνδέετε με το σχήμα στο σύνολό του. Η πρώτη περίπτωση ονομάζεται «στατική σύνδεση». Η δεύτερη, «δυναμική σύνδεση».

Η στατική συγκόλληση «καρφώνει» το βέλος σε ένα ακριβές σημείο. Αν μετακινήσετε το σχήμα, ο σύνδεσμος παραμένει κλειδωμένος σε εκείνο το σημείο, ακόμα κι αν αυτό σημαίνει ότι το βέλος πρέπει πλέον να περάσει με περίεργο τρόπο πάνω από το πλαίσιο για να φτάσει εκεί. Αυτό είναι, με μία φράση, το πρόβλημα «γιατί ο σύνδεσμός μου κάνει παράκαμψη γύρω από το σχήμα».

Η δυναμική σύνδεση προσκολλάται στο σχήμα και όχι σε κάποιο σημείο πάνω του. Αν μετακινήσετε το πλαίσιο, το Visio υπολογίζει εκ νέου τη συντομότερη λογική διαδρομή, μετακινώντας αυτόματα το σημείο σύνδεσης κατά μήκος της περιμέτρου. Αυτό είναι ακριβώς ό,τι χρειάζεστε για τις περισσότερες εργασίες με διαγράμματα ροής.

Γιατί οι σύνδεσμοι «μετακινούνται» όταν αναδιατάσσετε τα πλαίσια; Σχεδόν πάντα πρόκειται για ένα συνδυασμό των δύο στο ίδιο διάγραμμα. Ορισμένα βέλη είναι συνδεδεμένα με σημεία, άλλα με σχήματα, και το διάγραμμα αναδιαμορφώνεται άνισα. Η τυποποίηση με τη χρήση της δυναμικής συγκόλλησης αποτελεί τη σημαντικότερη λύση, και είναι το στοιχείο που οι οδηγοί των ανταγωνιστών παραλείπουν εντελώς.

Πώς καθορίζει στην πραγματικότητα η λειτουργία AutoConnect τη δρομολόγηση

Το AutoConnect είναι η λειτουργία που εμφανίζει μπλε βέλη κατεύθυνσης γύρω από ένα σχήμα όταν τοποθετείτε τον δείκτη του ποντικιού κοντά σε αυτό. Κάντε κλικ σε ένα από αυτά και το Visio τοποθετεί ένα συνδεδεμένο σχήμα προς αυτή την κατεύθυνση, το οποίο συνδέεται και διαδρομολογείται αυτόματα.

Είναι πραγματικά χρήσιμο, μόλις κατανοήσεις τη λογική του. Το AutoConnect συνδέεται με το πλησιέστερο διαθέσιμο σημείο σύνδεσης στον προορισμό, χρησιμοποιώντας εξ ορισμού δυναμική σύνδεση. Επομένως, αν τα βέλη σου καταλήγουν συνεχώς σε σημείο που δεν ήθελες, αυτό οφείλεται συνήθως στο ότι το πλησιέστερο σημείο δεν ήταν αυτό που είχες στο μυαλό σου — και όχι στο ότι το Visio σε αγνόησε.

Μερικές συνήθειες εργασίας εξασφαλίζουν την προβλεψιμότητα του AutoConnect:

• Αφήστε αρκετό χώρο μεταξύ των σχημάτων. Τα στενά πλαίσια περιορίζουν τις επιλογές του AutoConnect όσον αφορά τα σημεία σύνδεσης, με αποτέλεσμα η διαδρομή να μην είναι ικανοποιητική.
• Χρησιμοποιήστε τα βέλη για να προσθέσετε σχήματα, όπου είναι δυνατόν. Ένα σχήμα που τοποθετείται μέσω της λειτουργίας «AutoConnect» εμφανίζεται δυναμικά ήδη κολλημένο, γεγονός που σας γλιτώνει από το βήμα της χειροκίνητης κόλλησης και τα λάθη που αυτή συνεπάγεται.
• Αν ένας σύνδεσμος ακολουθεί μια μακρύτερη διαδρομή, σύρετε ελαφρώς το σχήμα. Επειδή η κόλλα είναι δυναμική, η διαδρομή υπολογίζεται εκ νέου αμέσως και μπορείτε να την προσαρμόσετε ώστε να σχηματίζει μια καθαρή γραμμή μέσα σε ένα-δύο δευτερόλεπτα.

«Οι σύνδεσμοι δεν σας δυσκολεύουν. Ακολουθούν τους κανόνες της “κόλλας” που δεν μπορείτε να δείτε, μέχρι να μάθετε να τους αναζητάτε.»

Ο οδηγός οπτικοποίησης διαδικασιών της Microsoft αποτελεί μια αξιόλογη πηγή αναφοράς για τις επιλογές δρομολόγησης, αρκεί να κατανοήσετε πρώτα αυτή τη βασική αρχή. Αλλά το βασικό είναι ακριβώς αυτό. Μάθετε πρώτα την «κόλλα» και όλα τα επόμενα θα αποκτήσουν νόημα.

Πώς να φτιάξετε ένα διάγραμμα ροής στο Visio: μια ροή εργασίας με καθαρούς συνδετήρες

Το θέμα είναι ότι μια επαναλαμβανόμενη σειρά πράξεων αποτρέπει το μεγαλύτερο μέρος της σύγχυσης. Ακολουθεί μια ακολουθία που λειτουργεί.

1. Ανοίξτε ένα πρότυπο διαγράμματος ροής του Visio αντί για μια κενή σελίδα. Το πρότυπο «Βασικό διάγραμμα ροής» φορτώνει το κατάλληλο στένσιλ και ορίζει λογικές προεπιλογές για τους συνδετήρες από την αρχή.
2. Τοποθετήστε το πρώτο σας σχήμα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα βέλη της λειτουργίας «Αυτόματη σύνδεση» για να προσθέσετε τα επόμενα. Κάθε σχήμα που προστίθεται με αυτόν τον τρόπο συνδέεται δυναμικά.
3. Για τις συνδέσεις που σχεδιάζετε με το χέρι, προσέξτε τον πράσινο κύκλο (δυναμική), όχι το πράσινο τετράγωνο (στατική).
4. Αναδιατάξτε τα ελεύθερα. Επειδή η κόλλα είναι δυναμική, τα κουτιά μπορούν να μετακινηθούν και τα βέλη να τα ακολουθήσουν.
5. Μεταβείτε στη στατική σύνδεση μόνο στο τέλος και μόνο για το σπάνιο βέλος που θέλετε να αγκυρωθεί σε μια συγκεκριμένη θύρα.

Αν συγκρίνετε διάφορα εργαλεία πριν αποφασίσετε, η επισκόπηση των διαγραμμάτων ροής του EdrawMax για το Visio εξετάζει το ίδιο θέμα από διαφορετική οπτική γωνία, κάτι που μπορεί να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι δεν παραβλέπετε κάποια ρύθμιση που αφορά συγκεκριμένα τη δική σας έκδοση.

Δημιουργία διαδρομών εργασίας χωρίς τις ίδιες δυσκολίες

Το δεύτερο μισό της πραγματικής εργασίας με τα διαγράμματα ροής αφορά τις λωρίδες ροής, και εδώ είναι που οι χρήστες αναπαράγουν το πρόβλημα με τους συνδετήρες, ακολουθώντας τον δύσκολο τρόπο. Σχεδιάζουν ορθογώνια για τις λωρίδες, τα επισημαίνουν και μετά αναρωτιούνται γιατί τα σχήματα δεν παραμένουν μέσα στη λωρίδα όταν μετακινούνται.

Μην σχεδιάζετε τις λωρίδες με το χέρι. Χρησιμοποιήστε το πρότυπο «Διαλειτουργικό διάγραμμα ροής ». Σας παρέχει λωρίδες-κοντέινερ που αναγνωρίζουν τα σχήματα που βρίσκονται μέσα τους, οπότε ένα σχήμα που έχει αντιστοιχιστεί σε μια λωρίδα κινείται μαζί με αυτή και παραμένει οργανωμένο.

Ακολουθεί η ροή εργασιών για ένα διατμηματικό διάγραμμα ροής που μπορούν πράγματι να διαχειρίζονται οι χρήστες του Visio:

1. Δημιουργήστε ένα νέο αρχείο χρησιμοποιώντας το πρότυπο «Διαλειτουργικό διάγραμμα ροής». Επιλέξτε οριζόντια ή κάθετη διάταξη όταν σας ζητηθεί.
2. Εμφανίζεται ένα πλαίσιο με λωρίδες εργασίας που περιέχουν προσωρινές ονομασίες. Μετονομάστε την επικεφαλίδα κάθε λωρίδας με τον ρόλο ή το τμήμα που αντιπροσωπεύει.
3. Σύρετε τα σχήματα του διαγράμματος ροής στη λωρίδα στην οποία ανήκουν. Η λωρίδα αναγνωρίζει το σχήμα ως στοιχείο.
4. Προσθέστε ή αφαιρέστε λωρίδες χρησιμοποιώντας την καρτέλα «Διαλειτουργικό διάγραμμα ροής» στη γραμμή εργαλείων, και όχι αντιγράφοντας ορθογώνια.
5. Συνδέστε τα σχήματα μεταξύ των λωρίδων με τον ίδιο τρόπο όπως και πριν, χρησιμοποιώντας δυναμική κόλλα, έτσι ώστε τα βέλη που διασχίζουν τις λωρίδες να ανακατευθύνονται ομαλά όταν οι λωρίδες μετατοπίζονται.

Το πλεονέκτημα είναι ότι ένα διάγραμμα με λωρίδες εργασίας που έχει δημιουργηθεί με αυτόν τον τρόπο διατηρεί τη δομή του κατά την επεξεργασία. Αν αναθέσετε εκ νέου ένα βήμα από τη μία ομάδα σε άλλη, σύροντάς το σε διαφορετική λωρίδα, η δομή παραμένει ανέπαφη. Ο οδηγός του EdrawMax για διαλειτουργικά διαγράμματα ροής αναλύει λεπτομερέστερα τη γραμμή εργαλείων διαχείρισης λωρίδων, αν θέλετε μια δεύτερη πηγή αναφοράς σχετικά με τη συμπεριφορά των περιεχομένων.

Αντιμετώπιση των προβλημάτων που οδηγούν τους ανθρώπους να παραιτηθούν

Ένας σύνδεσμος δεν αποσυνδέεται από ένα παλιό σχήμα. Αυτός ο σύνδεσμος είναι στατικά κολλημένος σε ένα σημείο που δεν ταιριάζει πλέον στη διάταξη. Επιλέξτε τον σύνδεσμο, σύρετε το άκρο του και αφήστε το ξανά, ώστε να εμφανιστεί ο πράσινος κύκλος που υποδηλώνει δυναμική συγκόλληση.

Τα βέλη διαπερνούν τα σχήματα. Συνήθως πρόκειται για πρόβλημα διαστήματος σε συνδυασμό με στατική συγκόλληση. Διευρύνετε το διάκενο μεταξύ των πλαισίων, βεβαιωθείτε ότι τα άκρα είναι συγκολλημένα με τα σχήματα και το πρόγραμμα θα βρει μια καθαρή διαδρομή γύρω από αυτά.

Τα σχήματα δεν εντάσσονται σε λωρίδα ροής. Πιθανότατα χρησιμοποιείτε το πρότυπο «Βασικό διάγραμμα ροής» με χειρόγραφες λωρίδες, οι οποίες δεν διαθέτουν λογική περιβλήματος. Η αναδημιουργία του διαγράμματος με βάση το πρότυπο «Διαλειτουργικό διάγραμμα ροής» επιλύει το πρόβλημα στη ρίζα του, αντί να το αντιμετωπίζετε σχήμα προς σχήμα.

Μετά από μια μικρή αλλαγή, η διάταξη των στοιχείων αναδιατάσσεται εντελώς. Υπάρχουν διάσπαρτα στοιχεία σε όλο το διάγραμμα. Η διόρθωση είναι κουραστική, αλλά αξίζει τον κόπο — επιλέξτε τους συνδετήρες και ομοιογενοποιήστε τους σε «δυναμικούς» πριν ολοκληρώσετε.

Συχνές ερωτήσεις

Γιατί μετακινείται ο σύνδεσμος του Visio όταν μετακινώ ένα σχήμα;
Επειδή είναι δυναμικά συνδεδεμένο με το σχήμα, κάτι που αποτελεί την επιθυμητή συμπεριφορά. Η δυναμική σύνδεση επιτρέπει στο Visio να υπολογίζει εκ νέου τη διαδρομή, ώστε τα βέλη να παραμένουν καθαρά καθώς αναδιατάσσετε τα στοιχεία. Αν, αντίθετα, ένας σύνδεσμος παραμένει καρφωμένος σε ένα ακατάλληλο σημείο, αυτό σημαίνει ότι είναι στατικά συνδεδεμένος με ένα σημείο και πρέπει να επανασυνδεθεί με το σχήμα.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της στατικής και της δυναμικής κόλλας στην πράξη;
Η στατική συγκόλληση στερεώνει έναν σύνδεσμο σε ένα συγκεκριμένο σημείο σύνδεσης πάνω σε ένα σχήμα. Η δυναμική συγκόλληση τον συνδέει με το σχήμα συνολικά και επιτρέπει στο άκρο του να ολισθαίνει κατά μήκος της άκρης, ανάλογα με τις ανάγκες. Για τα διαγράμματα ροής που θα επεξεργαστείτε, η δυναμική συγκόλληση είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση που σας συμφέρει, και αποτελεί τον πυρήνα των πιο χρήσιμων συμβουλών για τους συνδέσμους του Visio.

Να σχεδιάσω εγώ ο ίδιος τις λωρίδες ή να χρησιμοποιήσω ένα πρότυπο;
Χρησιμοποιήστε το πρότυπο «Διαλειτουργικό διάγραμμα ροής». Τα ορθογώνια των λωρίδων που σχεδιάζονται με το χέρι δεν αναγνωρίζουν τα σχήματα που βρίσκονται μέσα τους, οπότε τίποτα δεν παραμένει οργανωμένο όταν μετακινείτε στοιχεία. Οι λωρίδες του προτύπου λειτουργούν ως περιβλήματα που διατηρούν ομαδοποιημένα τα σχήματα που τους έχουν αντιστοιχιστεί.

Μπορώ να μετατρέψω ένα απλό διάγραμμα ροής σε διάγραμμα με λωρίδες αργότερα;
Είναι εφικτό, αλλά μάλλον περίπλοκο, καθώς το βασικό πρότυπο δεν διαθέτει πλαίσια λωρίδων για την προσθήκη σχημάτων. Το να ξεκινήσετε από το πρότυπο διαλειτουργικότητας απαιτεί πολύ λιγότερη δουλειά από το να προσθέσετε λωρίδες σε ένα υπάρχον διάγραμμα.

Ποια έκδοση του Visio χρειάζομαι για διαλειτουργικά διαγράμματα ροής;
Το πρότυπο «Διαλειτουργικό διάγραμμα ροής» περιλαμβάνεται στα τυπικά στένσιλ διαγραμμάτων ροής του Visio για επιτραπέζιους υπολογιστές, οπότε οι περισσότερες τρέχουσες εκδόσεις το περιλαμβάνουν. Ελέγξτε τη λίστα χαρακτηριστικών της συγκεκριμένης έκδοσής σας πριν από την αγορά, αν ο λόγος για τον οποίο το αγοράζετε είναι οι λωρίδες ροής.

Κλείνοντας

Το να μάθεις πώς να φτιάχνεις ένα διάγραμμα ροής στο Visio χωρίς προβλήματα έχει να κάνει κυρίως με το να δεις αυτό που ήταν αόρατο: τον κανόνα «κόλλας» πίσω από κάθε συνδετήρα. Χρησιμοποιήστε καθ» όλη τη διάρκεια τη δυναμική σύνδεση, αφήστε τη λειτουργία «AutoConnect» να τοποθετήσει τα σχήματα που έχουν ήδη συνδεθεί και δημιουργήστε λωρίδες εργασίας από το πρότυπο «Cross-Functional Flowchart» αντί να σχεδιάζετε τις λωρίδες με το χέρι. Κάντε αυτά τα τρία πράγματα και το λογισμικό θα σταματήσει να σας δίνει την αίσθηση ότι δεν λειτουργεί σωστά.

Και αν εξακολουθείτε να χρειάζεστε ένα γνήσιο αντίγραφο του Visio ή της ευρύτερης σουίτας Office, με την κατάλληλη άδεια χρήσης, για να το κάνετε αυτό, είναι προτιμότερο να αγοράσετε από την αρχή τη σωστή έκδοση, παρά να αντιμετωπίζετε αργότερα τον φαύλο κύκλο της ενεργοποίησης.