Spiegazione delle dipendenze tra attività in MS Project

Hai posticipato di tre giorni la data di completamento di un’attività e metà del programma si è rimescolato in modi che nessuno aveva previsto. Oppure è successo il contrario: una data è stata spostata e nulla si è modificato, anche se due attività dipendono chiaramente l’una dall’altra. Per chiunque stia cercando di risolvere i problemi relativi alle dipendenze delle attività in MS Project, in entrambi i casi c’è qualcosa che non va, e di solito non sono le date.

Quelle date dipendono da una decisione presa in precedenza, magari senza che nessuno se ne rendesse conto. Collegando due attività, Microsoft Project ha assegnato un tipo di relazione. Di default è “Fine-Inizio”, a meno che non sia stata modificata. È quella relazione a determinare come reagisce la pianificazione quando qualcosa si sposta. Quindi, se la reazione ti sembra sbagliata, significa che la relazione è sbagliata.

Considerala come una diagnosi. Invece di elencare i quattro tipi di dipendenza come definizioni astratte, osserva cosa fa effettivamente ciascuno di essi alla sequenza temporale quando cambia una data. Trova il comportamento che corrisponde al sintomo, e la dipendenza si rivelerà da sola.

Perché le dipendenze tra le attività in MS Project influenzano negativamente la tua pianificazione

La maggior parte delle guide definisce i quattro tipi di dipendenza e poi si ferma lì. “Finito-Inizio” significa che un’attività finisce prima che la successiva inizi, e così via. Tecnicamente corretto, ma completamente inutile quando un diagramma di Gantt già non funziona come dovrebbe e il “perché” rimane ancora un mistero.

Ecco il vero problema. Un tipo di dipendenza non è solo un’etichetta. È una regola che il motore di pianificazione segue ogni volta che si modifica una data. La stessa documentazione di Microsoft su come Project pianifica le attività spiega che il software ricalcola l’intera catena partendo dai collegamenti, dai vincoli e dai calendari, proprio in quest’ordine. Non vedi mai il calcolo. Vedi solo il risultato che cambia.

Ed ecco la parte che mette in difficoltà molti. Project memorizza il tipo proprio accanto all’ID dell’attività, in una notazione abbreviata che la maggior parte delle persone non legge mai. Un predecessore indicato come “4FS” è di tipo “Fine-Inizio” sull’attività 4. “4SS” è di tipo “Inizio-Inizio”. Se salti quella colonna, ti ritrovi a brancolare nel buio senza capire quale impostazione precisa ti sta creando problemi.

Il punto è che non puoi risolvere un problema di pianificazione spostando un po’ le date. È il collegamento a determinare la data. Risolvi il problema del collegamento.

I quattro tipi, in base a come influenzano la tua cronologia

Analizziamoli uno per uno in base ai sintomi che provocano, non alla definizione da manuale.

Il metodo “Finish-to-Start” (FS) è quello predefinito e copre forse l’80% delle dipendenze reali. L’attività A finisce, l’attività B inizia. Se sposti più avanti la data di fine di A, anche B si sposta di conseguenza. È proprio il comportamento che ti aspetti, ed è proprio per questo che raramente è fonte di confusione. Se la pianificazione si sposta in modo prevedibile quando cambia la data di fine di un predecessore, sei in modalità FS e sta funzionando. In una catena di progetto “finish-to-start”, prima getti le fondamenta, poi costruisci i muri: questo è il cavallo di battaglia del FS.

Il collegamento “Start-to-Start” (SS) collega gli inizi di due attività. B non può iniziare finché A non inizia. Il sintomo che indica questa situazione: la data di fine di un’attività predecessora è cambiata, mentre quella della successiva è rimasta invariata, il che sembrava un errore. Ma non lo è. Con il collegamento SS, sono collegate solo le date di inizio, quindi cambiare una data di fine non ha alcun effetto a valle. Due attività che prendono il via insieme, come lo scavo del sito e la mobilitazione delle attrezzature, richiedono un collegamento SS.

Il modello “Finish-to-Finish” (FF) collega le estremità. B non può finire finché A non ha finito. Il segnale rivelatore in questo caso è un successore la cui data di inizio varia liberamente, ma la cui data di fine salta improvvisamente quando il predecessore viene prolungato. I test che devono concludersi insieme allo sviluppo sono un classico esempio di FF: i due procedono in parallelo ma devono concludersi insieme.

“Start-to-Finish” (SF) è un caso raro e un po’ complicato, e sinceramente la maggior parte delle persone che l’ha usato l’ha fatto per sbaglio. B non può finire finché A non inizia. Se la data di fine di un’attività continua a essere posticipata dall’inizio di un’altra attività, e questo non ha alcun senso intuitivo, probabilmente è stato applicato SF quando invece si intendeva qualcos’altro. Si verifica in casi reali come i cambi di turno. Ma se nessuno l’ha scelto di proposito, è probabile che si tratti di un errore.

“Quindi la procedura diagnostica è semplice. Prendi nota di cosa è cambiato (un inizio o una fine), prendi nota di cosa si è spostato a valle (un inizio, una fine o niente) e abbina quella coppia al tipo indicato sopra. Se non corrispondono, capirai a cosa devi passare.”

Come controllare e modificare il link

Per prima cosa, apri la colonna “Predecessori” se non è visibile. Fai clic con il tasto destro su un’intestazione qualsiasi della colonna, scegli “Inserisci colonna” e seleziona “Predecessori”. Ora ogni attività mostra i propri collegamenti in quella forma abbreviata, senza bisogno di indovinare.

Per cambiare il tipo, fai doppio clic sull’attività successiva, apri la scheda “Predecessori” nella finestra di dialogo “Informazioni sull’attività” e seleziona la relazione dal menu a tendina “Tipo”. Questo è il modo più semplice. Puoi anche modificare direttamente la colonna del predecessore se ti senti a tuo agio con la sintassi abbreviata, digitando “5FF” invece di “5” per forzare la relazione “Fine-a-Fine” sull’attività 5.

Ogni nuova relazione viene impostata di default su “Fine-Inizio”. Seleziona due attività, clicca sul pulsante con l’icona della catena sulla barra multifunzione, e il gioco è fatto: entrambe diventano FS. Questo è il modo base per collegare le attività in Microsoft Project. La guida passo passo di ExperTrain sul collegamento delle dipendenze spiega in dettaglio il metodo “seleziona e collega” se vuoi seguire la procedura clic per clic. Il problema è proprio quell’impostazione predefinita. Se la relazione reale era SS o FF, ora hai il tipo sbagliato – e nessuno se ne accorge finché una data non si sposta in modo strano.

È proprio qui che sta il vero problema. I quattro tipi attirano gran parte dell’attenzione, ma sono le impostazioni di ritardo e tempo di anticipo del progetto a mandare silenziosamente all’aria le tempistiche, perché sono invisibili a meno che non le cerchi apposta.

Il “lag” è un ritardo che si aggiunge a una dipendenza. “Finito-Inizio” con due giorni di lag significa che B inizia due giorni dopo che A è finito. Pensa al tempo di indurimento, all’asciugatura della vernice, a un’attesa obbligatoria. Lo inserisci come “4FS+2d” nella colonna del predecessore. Il programma mantiene quell’intervallo indipendentemente da come si spostano le date circostanti, che è esattamente quello che vuoi per un vero periodo di attesa. Ed è esattamente quello che non vuoi se è stato aggiunto per sbaglio.

Il “lead” è un ritardo negativo. In pratica, si tratta di una sovrapposizione. “4FS-2d” significa che B inizia due giorni prima che A finisca, facendo sì che le attività si sovrappongano. È utile quando un’attività successiva può iniziare mentre quella precedente sta completando la sua fase finale. L’articolo del Microsoft Community Hub sulle dipendenze avanzate delle attività spiega come il lead e il lag interagiscono con il nuovo motore di Project per il web: vale la pena leggerlo se ti capita di vedere sovrapposizioni che non avevi previsto.

Ecco come si verifica l’errore. Qualcuno digita “+2d” quando invece intendeva “-2d”, oppure lascia un margine di tempo anche se il motivo per cui era stato inserito è ormai venuto meno. A questo punto la pianificazione presenta un intervallo fantasma che allunga l’intero progetto e, dato che il margine di tempo non compare come riga a sé stante, nessuno se ne accorge. Tutte le date successive a quel collegamento sono sbagliate di due giorni e le barre del diagramma di Gantt sembrano perfettamente normali.

Quindi, quando un progetto dura più a lungo della somma delle durate delle singole attività, controlla prima di tutto i valori di ritardo. Dai un’occhiata alla colonna dei predecessori per vedere se ci sono voci con “+” e “-” e assicurati che ognuna abbia una ragione valida. La guida MVP di Dale Howard su come impostare le dipendenze è molto chiara su questo punto: la maggior parte dei ritardi inspiegabili è dovuta a ritardi che nessuno ricorda di aver aggiunto.

Risoluzione dei problemi: i sintomi più comuni

Quando cambio la data, non succede niente. Probabilmente si tratta di SS o FF, e stai modificando l’estremità sbagliata. SS ignora le modifiche alla fine, mentre FF ignora quelle all’inizio. Cambia il tipo, oppure modifica l’altra estremità dell’attività.

Si muove tutto troppo. Di solito si tratta di una catena di collegamenti FS con un vincolo che li ostacola, oppure di un ritardo accumulato. Controlla se un’attività ha un vincolo rigido come “Deve iniziare il”, che ha la precedenza sul collegamento, dato che nei calcoli di Project i vincoli hanno la precedenza sulle dipendenze.

La fine di un’attività salta, ma l’inizio rimane dove è. È proprio Finish-to-Finish che fa il suo lavoro. Se non è quello che volevi, passa a FS.

La data di fine viene posticipata dall’inizio di un’altra attività. “Start-to-Finish”, quasi sempre usato per sbaglio. Cambialo con quello che intendevi davvero, probabilmente FS.

Domande frequenti

Qual è il tipo di dipendenza predefinito in Microsoft Project?
Finish-to-Start. Ogni collegamento creato con il pulsante “Collegamento” della barra multifunzione diventa FS, a meno che non lo modifichi nella finestra di dialogo “Informazioni sull’attività” o nella scorciatoia della colonna “Predecessore”.

Come si legge l’abbreviazione nella colonna “predecessore”?
Il numero è l’ID dell’attività precedente, le lettere indicano il tipo. “7FS” sta per “Finale-Inizio” sull’attività 7, “7SS” sta per “Inizio-Inizio”, “7FF” sta per “Finale-Finale” e “7SF” sta per “Inizio-Finale”. Il suffisso «+3d» o «-3d» indica il ritardo o l’anticipo.

Perché il mio progetto è diventato più lungo dopo una piccola modifica?
Il più delle volte si tratta di un ritardo accumulato non previsto, oppure di un vincolo che ha la precedenza sulle tue dipendenze. Controlla la colonna dei predecessori per vedere se ci sono valori “+” e verifica la presenza di vincoli rigidi, dato che il motore di pianificazione di Project dà la precedenza ai vincoli rispetto alle dipendenze.

Quando dovrei usare “Start-to-Start” invece di “Finish-to-Start”?
Quando due attività devono iniziare contemporaneamente ma non è necessario che finiscano insieme. Gli scavi e la mobilitazione delle attrezzature prendono il via contemporaneamente, quindi i loro inizi sono collegati mentre i loro finali rimangono indipendenti. La guida alle dipendenze di Wrike contiene altri esempi di attività parallele.

Il lead time è la stessa cosa del lag?
“Lead” è un ritardo negativo, il che significa sovrapposizione invece che ritardo. “FS-2d” (lead) fa sì che il successore inizi due giorni prima che il predecessore finisca. “FS+2d” (lag) impone un intervallo di due giorni dopo. Stesso campo, segno opposto, effetto opposto.

Mettiamo tutto insieme

Quando le dipendenze tra le attività in MS Project non funzionano come dovrebbero, il primo sospettato è il tipo di dipendenza, non le date. Metti in relazione il sintomo con il comportamento, cosa è cambiato rispetto a cosa si è spostato, e il tipo corretto si rivelerà da solo. Poi controlla i ritardi e gli anticipi, perché un “+2d” fuori posto è all’origine di più slittamenti misteriosi di qualsiasi altra singola causa. Leggi la colonna del predecessore, decidi il tipo di relazione prima di collegare le attività, e il diagramma di Gantt inizierà a funzionare come dovrebbe.