MS Project’te Kaynak Dengeleme: Aşırı Tahsis Sorununu Giderme

Bir proje yöneticisi Pazartesi sabahı bir zaman çizelgesini açar ve işte karşısındadırlar. Gantt grafiğinin sol tarafında arka arkaya dizilmiş küçük kırmızı insan simgeleri, her biri bir kişinin bir günün gerçekte içerdiği saat sayısından daha fazla saat için planlandığını haykırıyor. İlk içgüdü, “Hepsini Dengele” yazan düğmeye basıp Project’in sorunu çözmesine izin vermektir. İşte bu içgüdü, pek çok iyi zaman çizelgesinin sessizce yok olmasına neden olur.

İşte bu telaş içinde kimsenin bahsetmediği bir nokta var. Seviyelendirme, kimsenin gününe sihirli bir şekilde saatler eklemez. İşleri zaman içinde ileriye kaydırır; böylece aynı kişi aynı anda iki işi birden yapmaz. Bu da, tamamlanma tarihinin –bazen oldukça fazla– ertelenebileceği anlamına gelir ve tek bir tıklamayla düzinelerce görevde bu değişiklik sessizce gerçekleşebilir.

Bu yüzden, herhangi bir şeye dokunmadan önce, bu özelliğin tarihlere ne gibi bir etki yaptığını anlamakta fayda var. Çünkü yararlı bir düzenleme ile mahvolmuş bir plan arasındaki fark, kişinin ne olacağını önceden bilip bilmediğine bağlıdır.

Neden Her Zamanki Tavsiyeler İşe Yaramıyor?

Çoğu rehber aynı şeyi yapıyor. Kırmızı kişi simgesini gösterip “Hepsini Seviye Atla”ya tıklayın diyor ve makaleyi bitiriyor. Göz ardı ettikleri kısım ise asıl önemli olan kısım: Seviye atlama, kimsenin belirlemediği kurallara göre programı yeniden yazıyor.

Varsayılan olarak, Project’in çakışmayı gidermek için görevleri gerektiği kadar ertelemesine izin verilir. Bağımlılıkların sıkı olduğu bir planda bu durum, teslim tarihini haftalarca erteleyebilir ve değişiklik aynı anda o kadar çok görevde gerçekleşir ki, daha sonra nelerin ertelendiğini tespit etmek gerçekten zorlaşır.

Ve ikinci bir eksiklik daha var. Neredeyse hiç kimse bunun nasıl geri alınacağını açıklamıyor. Kullanıcılar seviye atlama işlemini başlatıyor, zaman çizelgelerinin uzadığını görüyor, paniğe kapılıyor ve hasarın kalıcı olduğunu varsayarak bu özelliği tamamen terk ediyorlar. Oysa öyle değil. Ancak bunu bilmemek, kısıtlı ve geri alınabilir bir işlemle saniyeler içinde halledilebilecekken, ekiplerin saatlerce görevleri manuel olarak sürükleyip durmasına neden oluyor.

Mesele şu ki, düğme gayet iyi çalışıyor. Sorun, bunu körü körüne çalıştırmakta yatıyor.

MS Project’te Kaynak Dengeleme İşlevi Çalıştırılmadan Önce Aslında Ne Yapar?

Dengeleme, aşırı tahsis edilmiş olarak işaretlenen her kaynağı inceler ve basit bir soru sorar: Bu iş, kimsenin çakışmaması için dağıtılabilir mi? Buna cevap vermek için Project, bir görevi erteler, parçalara ayırır veya bir kişinin önce hangi görevi üstleneceğini yeniden sıralar.

Toplam iş yükü asla azalmaz. 40 saatlik bir görev, yine 40 saatlik kalır. Değişen şey, bu saatlerin takvimde hangi tarihlere yerleştirileceğidir.

“Dengeleme, kimseye gün içinde daha fazla saat kazandırmaz. Sadece aynı saati iki kez harcamalarını engeller ve bunun bedeli zamandır.”

Microsoft’un kendi belgeleri bu ödün verme durumu konusunda açık sözlüdür ve seviyelendirmenin tek tek görevlerin tamamlanmasını ve hatta projenin kendisinin tamamlanmasını geciktirebileceğini belirtmektedir. Bu konuda nasıl hareket edilmesi gerektiğine dair kılavuzlarında proje işlerini ekip içinde eşit bir şekilde dağıtmak İlk çalıştırmadan önce okunmaya değer, çünkü bu yazı, söz konusu özelliği bir çözümden ziyade bir yeniden dağıtım aracı olarak ele alıyor.

Öyleyse, güvenilir zihinsel model şudur: Programın süresini, gerçekçi bir iş yüküyle takas ediyorsunuz. Bazen bu takas sorun yaratmaz. Bazen ise müşteriye verilen bir teslim tarihini mahveder. Bunu anlamanın tek yolu, Project’in ne kadar ileri gidebileceğini kontrol etmektir.

En Güvenli İlk Adım: Yalnızca Slack İçinde Seviye Belirleme

Herhangi bir işlemi çalıştırmadan önce bir referans noktası kaydedin. “Proje”ye gidin, ardından “Referans Noktası Belirle” seçeneğini seçin. Bu işlem, mevcut verilerin anlık bir görüntüsünü alır; böylece öncesi ve sonrası karşılaştırılabilir. Açıkçası, sonuçtan endişe duyan herkes için en yararlı alışkanlık budur.

Şimdi asıl önemli noktaya gelelim. Çoğu kişinin asla dokunmadığı, ancak her şeyi değiştiren bir ayar var: seviyelendirmeyi yalnızca mevcut esneklik aralığı içinde yapmak. Esneklik, bir görevin bitiş tarihini etkilemeye başlamadan önce sahip olduğu hareket alanıdır. Dengelemeyi sadece boşluk süresi ile sınırlayın; böylece Project’e işleri yeniden düzenleyebileceği, ancak projenin bitiş tarihini ileriye kaydıramayacağı bildirilir. Yedek süresi olan görevler taşınır. Kritik yoldaki görevler ise yerinde kalır.

Bu, Microsoft Project’te son teslim tarihini değiştirme izni vermeden kaynakları dengelemenin en güvenli yoludur.

Bunu ayarlamak için:

1. “Kaynak ” sekmesine gidin ve “Seviyelendirme Seçenekleri”ni tıklayın.
2. Dengelemeyi Manuel olarak ayarlayın, böylece yalnızca siz istediğinizde çalışır, yazarken asla otomatik olarak çalışmaz.
3. “Aşırı tahsislerin çözülmesi” bölümünde, ” Yalnızca mevcut boşluk dahilinde seviye ayarla” seçeneğinin kutusunu işaretleyin.
4. Ne kadar ayrıntılı olmasını istediğinize bağlı olarak, Projenin kalan işi bölebilmesini ve bireysel atamaları ayarlayabilmesini seçin.
5. ” Tümünü Dengele” seçeneğine tıklayın veya belirli görevleri seçip ” Seçimi Dengele” seçeneğini kullanın.

Buradaki durum oldukça açıktır. Project, bitiş tarihini uzatamadığı için her çakışmayı çözemeyebilir. Bazı kırmızı simgeler bu işlemden sonra da kalabilir. Bu bir başarısızlık değildir; araç, daha fazla zaman veya daha fazla kişi olmadan bu çakışmaların gerçekten çözülemeyeceğini size bildiriyor. Bu da tam olarak ihtiyacınız olan bilgidir.

Microsoft’un Kaynak Dengeleme iletişim kutusu kılavuzu, her bir onay kutusunun neyi kontrol ettiğine dair tam bir döküm isteyenler için bu paneldeki her seçeneği ayrıntılı olarak açıklamaktadır.

Düzeltmeden Önce Aşırı Tahsisatın Tespit Edilmesi

Aşırı tahsis edilmiş

kaynakları

körü körüne

düzeltmek

, tahmin yürütmekten ibarettir. Öncelikle sorunu görmek istersiniz ve kaynak kullanımı görünümü tam da bu amaçla tasarlanmıştır.

Görünüm sekmesi altında buna geçin ve Kaynak Kullanımı’nı seçin. Her kaynak, kendisine atanan saatler günlere göre ayrıntılı olarak listelenir. Aşırı tahsis edilmiş hücreler kırmızı renkte görünür ve artık sorunun boyutu netleşir; ister bir kişinin tek bir günde %20 aşımı olsun, ister bir hafta boyunca %300’lük aşırı yüklenme yaşansın.

Project’te kırmızı kişi simgesini nasıl düzeltebileceklerini arayan proje yöneticileri genellikle buraya, yani Kaynak Kullanımı’na gelirler; çünkü burada sadece bir uyarı değil, aşırı yük de gösterilir.

Bu önemli çünkü çözüm, örüntüye bağlıdır. Bir günlük ani artış, genellikle bir “slack” içindeki geçişle kendiliğinden düzelir. Haftalarca süren sürekli bir aşırı yük, personel eksikliğiniz olduğu anlamına gelir ve ne kadar dengeleme yaparsanız yapın eksik saatleri telafi edemezsiniz. Reddit’teki MS Project topluluğunda kaynakların aşırı tahsisini önlemeye dair tartışma başlıkları bu noktayı defalarca vurgular: araç gerçeği ortaya çıkarır, kapasite yaratmaz.

Seviye Atlama İşlemi Ters Gittiğinde Nasıl Geri Alınır?

Bu, neredeyse hiçbir kılavuzda ele alınmayan bir konudur ve insanların bu özellikten korkmasının nedeni de budur. Seviye atlama işlemi tamamen geri alınabilir.

Eğer bir geçiş, tarihleri istenmeyen bir noktaya kaydırırsa, “Kaynak” sekmesine gidin ve “Dengelemeyi Temizle” seçeneğine tıklayın. Bunu tüm proje için veya yalnızca seçilen görevler için temizleyin. Project, eklediği dengeleme gecikmelerini kaldırır ve görevleri dengeleme öncesi konumlarına geri döndürür. Bunu daha önce kaydedilen temel planla eşleştirerek, tam olarak nelerin değiştiğini karşılaştırabilir, ardından bunu koruyup korumayacağınıza, ayarlayacağınıza veya baştan başlayacağınıza karar verebilirsiniz.

Bu güvenlik ağı sayesinde denemeler düşük riskli hale gelir. Slack içinde bir deneme yapın, sonuca bakın, beğenmezseniz silin, seçenekleri ayarlayın, tekrar deneyin. Böyle yaparken kimse planını kaybetmez.

Seviyelendirme Çözüm Olmadığında

Bazen en doğru çözüm, programı yeniden düzenlemek bile değildir. Kaynak kullanımı görünümünde bir kişinin bir ay boyunca aralıksız olarak %250’lük bir yük altında kaldığı görülüyorsa, seviyelendirme bu aşırı yükü daha uzun bir takvim dönemine yayarak işin teslim tarihini geciktirecektir.

Bu noktada gerçek seçenekler, bir kişi eklemek, kapsamı daraltmak ya da daha geç bir tarihi kabul etmektir. Kaynak dengeleme konusundaki en iyi uygulamalara ilişkin uzmanların tavsiyeleri de genellikle bu noktaya işaret eder: Bu özellik, bir zamanlama yardımcısıdır, personel temini çözümü değildir. Asıl sorunun ne olduğunu bilmek, gereksiz tıklamalardan büyük ölçüde tasarruf sağlar.

Sık Sorulan Sorular

Seviye atlamak, bir görevin iş yükünü değiştirir mi?
Hayır. Sadece işin ne zaman yapılacağı değişir. Toplam iş yükü aynı kalır; Project, bu saatleri sadece görevlendirilen kişinin programında çakışma olmayacağı bir zamana kaydırır.

MS Project’teki kaynak dengeleme işlemi, bitiş tarihimi her zaman ileriye mi kaydırır?
Yalnızca buna izin verirseniz. Mevcut esneklik aralığı içinde dengeleme yaparsanız bitiş tarihi korunur; çünkü Project yalnızca esnekliği olan görevlerin sıralamasını değiştirebilir. Bunun karşılığında, bazı çakışmaların çözülmemiş olarak kalması söz konusu olabilir.

Project’teki kırmızı kişi simgesinden nasıl kurtulabilirim?
Altta yatan aşırı tahsis sorununu giderin. Aşırı yükün nerede olduğunu görmek için kaynak kullanımı görünümünü açın, ardından boşluk sınırları içinde dengeleme yapın veya bir görevi manuel olarak taşıyın. Hiçbir gün hiçbir kaynağın kapasitesini aşmaması durumunda simge kaybolur.

Durumu daha da kötüleştirirse seviyelendirmeyi geri alabilir miyim?
Evet. “Kaynaklar” sekmesinden, tüm proje veya seçili görevler için “Seviyelendirmeyi Temizle” seçeneğini kullanabilirsiniz. Bu işlem, seviyelendirmeyle eklenen gecikmeleri ortadan kaldırır. Bunu kaydedilmiş bir referans çizgisiyle birlikte kullanırsanız, nelerin değiştiğini tam olarak görebilirsiniz.

Düzleştirmeyi otomatik mi yoksa manuel mi ayarlamalıyım?
Neredeyse her zaman manuel. Otomatik düzleştirme, düzenleme yaparken yeniden hesaplama yapar; bu da canlı planın size karşı direniyormuş gibi bir his yaratır. Manuel düzleştirme ise, kasıtlı olarak düzleştirme yapmanıza, sonucu gözden geçirmenize ve gerekirse silmenize olanak tanır.

’da

Özet

MS Project’te kaynak dengeleme, kapasite eklemek yerine işleri zaman içinde kaydırdığını anladığınızda güvenle uygulanabilir. Bir temel çizgiyi kaydedin, bitiş tarihini korumak için ilk aşamada boşluk dahilinde dengeleme yapın, aşırı yükün gerçek durumunu görmek için kaynak kullanımı görünümünü kullanın ve “Dengelemeyi Temizle” seçeneğini geri alma düğmesi olarak kullanın. Bunu yaptığınızda kırmızı simgeler artık bir tehdit olmaktan çıkar ve planın gerçekte nerede desteğe ihtiyacı olduğu konusunda yararlı bilgiler sunmaya başlar.

Altta yatan yazılımın orijinal ve uygun şekilde lisanslanmış olması durumunda, aracın doğru seçilmesi daha da önem kazanır; çünkü bu sayede yazılımın davranışı öngörülebilir olur.