Como reduzir o tamanho de um documento do Word

Alguém clica em «Enviar» e a mensagem volta para trás. O anexo é demasiado grande. O relatório tem de ser entregue daqui a dez minutos, o cliente está à espera e o Outlook não cede nem um pouco, mantendo o limite máximo de 20 MB. E aí começa a correria, normalmente com uma busca frenética por qualquer coisa que reduza alguns kilobytes.

A maioria dos guias só piora ainda mais essa confusão. Dão oito dicas sem qualquer ordem específica, por isso as pessoas começam por limpar o histórico de desfazer ou desligar o salvamento automático, poupando talvez 30 KB, enquanto um ficheiro de 24 MB fica lá sem serem tocados. O que realmente está a tornar o documento pesado está quase sempre à vista de todos.

São imagens. E quando souberes como reduzir o tamanho dos ficheiros do Word na ordem certa, um ficheiro do Word demasiado grande para enviar por e-mail costuma ficar abaixo do limite em poucos minutos.

Porque é que os conselhos habituais te fazem perder tempo

Abre qualquer guia de estilo de listas e vais ver o mesmo padrão. Limpa a formatação. Remove as versões antigas. Desativa o guardamento automático. Converte para um formato mais recente. Cada dica poupa alguma coisa, claro, mas são apresentadas como se fossem todas iguais, quando na verdade não o são de todo.

Eis o verdadeiro problema. Um documento com uma dúzia de fotos de alta resolução coladas diretamente da câmara de um telemóvel pode ter 20 MB ou mais só de dados de imagem. O texto em si, mesmo com 40 páginas, pode ter apenas 200 KB. Por isso, quando um guia começa por dizer «elimina os estilos que não usas», está a melhorar os 200 KB e a ignorar os 20 MB.

O serviço de apoio do Baruch College acerta nas prioridades, ao salientar que reduzir a resolução das imagens é a principal forma de diminuir o tamanho dos ficheiros do Word. É essa a solução que vale a pena tentar primeiro, sempre.

A questão é que classificar as correções de acordo com a poupança real muda toda a abordagem. Faz aquela coisa importante, verifica o tamanho do ficheiro e, muitas vezes, já está tudo resolvido.

Como reduzir o tamanho de um documento do Word: o método que realmente funciona eu informo

Eis o que tens de fazer, por ordem da quantidade de espaço que cada passo poupa num documento típico com excesso de dados.

Passo 1: Comprime as imagens (é a maior parte do trabalho)

As imagens são quase sempre a razão pela qual surge, para começar, o problema do tamanho excessivo de um documento do Word. As fotos tiradas com telemóveis e câmaras modernas têm 4 000 píxeis de largura ou mais, mas um documento só as apresenta com uma fração desse tamanho. Todos esses píxeis a mais acabam por ser guardados na mesma, sem fazerem mais do que aumentar o tamanho do ficheiro.

O Word tem uma ferramenta integrada para isso. Aqui está o caminho:

Clica em qualquer imagem do documento e, depois, vai ao separador «Formato da imagem » — só aparece quando uma imagem está selecionada. Clica em «Comprimir imagens». Desmarca a opção «Aplicar apenas a esta imagem» para que a configuração se aplique a todas as imagens de uma só vez. Depois, escolhe uma resolução. Para qualquer coisa que se leia no ecrã ou que seja enviada por e-mail, 150 ppi é mais do que suficiente. Para impressão, 220 ppi mantém a qualidade elevada, ao mesmo tempo que reduz o tamanho.

O próprio guia da Microsoft explica este mesmo processo de «Comprimir Imagens» para reduzir o tamanho das imagens no Word e, sinceramente, é o botão mais eficaz de todo o programa para esta tarefa.

Há também uma configuração que te permite reduzir o ruído e que vale a pena ativar. Em Ficheiro > Opções > Avançado, vai até à secção de imagens e marca a opção «Descartar dados de edição». O Word guarda a versão original, sem recorte, de todas as imagens que recortares, para o caso de um dia quereres recuperá-las. Descartar esses dados pode reduzir significativamente o tamanho do ficheiro em documentos com muitas imagens recortadas.

Depois deste passo, verifica o tamanho do teu ficheiro. Um documento de 24 MB costuma ficar com apenas 3 MB ou 4 MB nesta fase. Normalmente, é o suficiente para ultrapassar o limite de um e-mail e ainda sobrar espaço.

Passo 2: Lidar com os tipos de letra incorporados

As fontes são o segundo maior culpado e apanham as pessoas de surpresa porque são invisíveis. Quando o teu documento incorpora fontes, o Word inclui o tipo de letra completo no ficheiro para que seja apresentado corretamente em computadores que não tenham essa fonte instalada.

É mesmo útil para um documento com muito design que vai para computadores desconhecidos. Mas é um peso morto para um memorando interno. As fontes incorporadas podem aumentar bastante o tamanho de um ficheiro, dependendo do número de tipos de letra e conjuntos de caracteres envolvidos.

Para verificar e alterar esta opção, vai a Ficheiro > Opções > Guardar. Na parte inferior, vais ver a opção «Incorporar tipos de letra no ficheiro». Se estiver marcada e não precisares dela, desmarca-a. Se precisares, marca a subopção «Não incorporar fontes comuns do sistema», que ignora as fontes padrão que já vêm em todos os computadores e incorpora apenas as menos comuns.

O Windows Club aborda isto, juntamente com vários outros métodos para comprimir um documento do Word, e a gestão dos tipos de letra é uma das vantagens mais ignoradas da lista.

Passo 3: Corrigir o formato do ficheiro

O formato é o terceiro fator, e tem mais importância do que as pessoas pensam quando se trata de ficheiros mais antigos. Um documento guardado no formato antigo .doc armazena os dados de forma muito menos eficiente do que o moderno .docx, que, na verdade, é um arquivo comprimido por baixo do capô.

Tens um ficheiro .doc antigo? A solução é simples. Vai a Ficheiro > ar como e escolhe «Documento do Word (.docx)» como tipo de ficheiro. Num ficheiro que anda a arrastar o formato antigo há anos, só isto já pode reduzir significativamente o tamanho sem qualquer perda de qualidade, porque o .docx comprime tudo automaticamente.

Repara na última linha. É por aí que a maioria dos guias começa. Mas é por aí que se deve terminar.

As coisinhas, para quando ainda precisares de mais alguns KB

Às vezes, já fizeste os três grandes passos e ainda assim ficas um pouco acima do limite. É aí que os pequenos ajustes ganham o seu lugar, e não antes.

Desativa temporariamente a Recuperação Automática ou reduz a quantidade de dados que ela guarda, embora isso seja, na melhor das hipóteses, uma vantagem mínima. Apaga todos os estilos personalizados que não usas. Se colaste conteúdo de uma página web ou de outro documento, limpa a formatação residual com Ctrl+Espaço no texto selecionado. E verifica se há objetos ocultos ou incorporados, como folhas de cálculo ou PDFs antigos que colocaste lá e te esqueceste.

Nenhuma destas medidas, por si só, resolve o problema de um ficheiro demasiado grande. Juntas, num documento já otimizado, podem dar-te aquelas últimas centenas de KB.

«A solução que importa quase nunca é a que aparece em primeiro lugar numa lista de oito. Comprime as imagens, verifica o tamanho e, normalmente, já estás pronto antes de chegares ao segundo passo.»

Compressores online: quando ajudam e quando não ajudam

Estás num Chromebook, num telemóvel ou num computador de trabalho com restrições, sem acesso total ao Word? As ferramentas baseadas no navegador resolvem o problema. Serviços como o compressor de ficheiros Word online da Smallpdf aceitam o envio de ficheiros .docx e devolvem um ficheiro mais pequeno, principalmente ao aplicar a mesma redução de resolução de imagens que o Word faz de forma nativa.

Há duas coisas a ter em conta aqui. Primeiro, estás a enviar o teu documento para um servidor de terceiros, por isso, evita completamente esta opção para qualquer coisa confidencial — contratos, documentos financeiros, qualquer coisa que contenha dados pessoais. Segundo, estas opções são apenas uma alternativa, não uma melhoria. Quando tens o Word aberto, a ferramenta integrada «Comprimir Imagens» dá-te mais controlo e mantém o ficheiro privado.

Uma nota rápida sobre como fazer isto de forma legítima

Tudo o que foi dito acima funciona da mesma forma, quer o Word esteja realmente ativado ou não. Mas uma instalação não ativada mostra constantemente mensagens de aviso e, eventualmente, bloqueia as funcionalidades de edição, o que é uma chatice descobrir a meio de um prazo. Uma cópia com licença válida simplesmente funciona.

Se a tua instalação do Office estiver a funcionar com uma versão de avaliação ou com uma chave expirada, uma licença genuína resolve esse problema de uma vez por todas. O Keyfy.com vende chaves autênticas do Microsoft Office e do Microsoft 365, obtidas através de canais legítimos, que são enviadas por e-mail logo após a compra, normalmente a preços bem abaixo dos de retalho. É a diferença entre teres de lidar com avisos de ativação e simplesmente receberes o teu documento.

Resolver os problemas mais comuns

As imagens continuam com bom aspeto depois de comprimidas. Ótimo, é mesmo essa a ideia. A 150 ppi, quem vê no ecrã ou no e-mail não vai notar diferença. Se precisares mesmo de qualidade de impressão, usa 220 ppi e aceita um ficheiro um pouco maior.

O ficheiro mal diminuiu de tamanho. Provavelmente, o excesso de tamanho não se deve às imagens. Verifica se há tipos de letra incorporados (Passo 2) e confirma se estás a usar o formato .docx e não o .doc (Passo 3). Se for um documento com muito texto e sem imagens, pode simplesmente não haver muito para reduzir.

A opção «Comprimir imagens» está desativada. Primeiro, tens de selecionar uma imagem. Clica numa imagem e aparece o separador «Formato da imagem» com o botão «Comprimir».

A qualidade baixou demasiado. A compressão do Word é irreversível depois de guardada. Guarda uma cópia de segurança do original antes de comprimir, para que possas refazer a imagem com um ppi mais alto, se for preciso.

Perguntas frequentes

Qual é, afinal, o tamanho mínimo que um documento do Word pode atingir?
Um documento só com texto, com apenas algumas páginas, pode ser mesmo muito pequeno. O tamanho depende quase exclusivamente das imagens, por isso o tamanho mínimo de um documento depende do número de imagens que tem de incluir e da respetiva resolução.

A compressão das imagens vai prejudicar a qualidade?
Não é para uso normal. A 150 ppi, as imagens comprimidas ficam idênticas no ecrã e no e-mail. Só irias notar a diferença numa impressão profissional, e é para isso que serve a opção de 220 ppi.

Porque é que o meu ficheiro do Word continua a ser demasiado grande para enviar por e-mail, mesmo depois de ter apagado algumas páginas?
Apagar páginas de texto quase não adianta se as imagens continuarem nas páginas que restam. O texto é minúsculo em comparação com as imagens. Em vez disso, usa a função «Comprimir imagens» em todo o documento.

Guardar como PDF faz com que o ficheiro fique mais pequeno?
Às vezes, mas não é de confiança, e altera completamente o formato. Se o destinatário precisar de um ficheiro do Word editável, comprime o .docx. Se bastar um PDF estático, a exportação pode ajudar, embora um PDF com imagens não comprimidas também fique grande.

Preciso de uma ferramenta paga para comprimir um documento do Word?
Não. Tudo o que é essencial já está integrado no próprio Word. Os compressores online e as ferramentas pagas, na maioria das vezes, limitam-se a reapresentar a mesma redução da resolução da imagem, por isso a opção gratuita e nativa resolve praticamente todos os casos.

A versão curta

As imagens vêm sempre em primeiro lugar. Comprime-as a 150 ppi, elimina os dados de edição e verifica o tamanho do ficheiro antes de mexeres em mais nada. Ainda está acima do limite? Retira as fontes incorporadas que não precisas e confirma que estás a guardar como .docx. Os pequenos ajustes vêm em último lugar, porque são os que menos poupam.

Assim, reduzir o tamanho dos ficheiros do Word torna-se simples: um problema com um ficheiro grande do Word, que antes demorava vinte minutos a resolver, agora resolve-se em dois.